Les logiciels de gestion se multiplient et les offres les plus alléchantes séduisent les entrepreneurs. Un logiciel de gestion commerciale pour être opérationnel doit répondre à un certain nombre de critères utiles au fonctionnement optimal de l’entreprise, répondre à plusieurs besoins en même temps et relier les services pour que les tâches se déroulent de façon harmonieuse.
Les préalables à la recherche
Avant d’effectuer une recherche pour trouver l’outil performant il faut :
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Bien définir les besoins de l’entreprise
La gestion commerciale représente dans les entreprises un travail considérable et qui touche à de nombreux domaines et impliquent souvent plusieurs services et équipes. Elle concerne les devis, la facturation, les créances clients et la gestion des fournisseurs.
Les questions que doit se poser le dirigeant en amont ne doivent pas laisser de zones d’ombre et ne se focaliser que sur une des fonctionnalités du logiciel de gestion commerciale représenterait une erreur. Il doit donc identifier tous les besoins de l’entreprise mais aussi avoir conscience que plus les tâches sont facilitées plus les répercussions salariales peuvent être diminuées et donc en conséquence les charges de l’entreprise.
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Bien connaître les fonctions du logiciel de gestion commerciale
Les logiciels de gestion commerciale permettent de gérer de manière unifiée des processus de vente tels que la gestion des factures et des bons de commande, des bons de livraison, des achats et des ventes, du suivi des paiements et des relances clients, des fournisseurs et des prix d’achat. Le réel intérêt de la gestion unifiée est d’offrir l’opportunité de partager une même base de données et donc de travailler continuellement sur des données à jour et de ne jamais faire d’import/export entre les différentes applications qui sont des actions chronophages.
Comment réaliser cette gestion unifiée ?
Selon vos besoins ou votre budget, vous pouvez souscrire à autant de modules que vous jugez nécessaire. Vous avez accès en ligne à une interface qui vous ouvre les portes des modules que vous avez choisis et qui vous permet de réaliser des tâches liées entre elles. Quelle simplification !
Ainsi le module de gestion des facturations par exemple permet à la fois de créer des devis et factures, de les envoyer au client et de les archiver. Tout cela en quelques clics. Le module de gestion de la relation client et fournisseur quant à lui permet à la fois de visualiser les créances clients et dettes fournisseurs, les contrats, envoyer des relances, etc.
En ce qui concerne le module de gestion des achats et des ventes il permet de suivre les flux de production et de gérer les stocks en temps réel et en ligne.
Le module de gestion financière permet de suivre les flux financiers de votre organisation et d’interagir avec votre comptable / votre banque.
Qui utilise un logiciel de gestion commerciale ?
Les outils de gestion commerciale sont transversaux. Ils sont utilisés par les différentes fonctions tels que les commerciaux et assistants commerciaux pour réaliser les devis, factures, les responsables achats et logistique pour gérer les stocks de l’entreprise, les comptables pour enregistrer la comptabilité en ligne, les responsables financiers pour réaliser un diagnostic de l’entreprise…
Mais que cherche un dirigeant ?
Mais ce qui représente un plus c’est que le dirigeant de l’entreprise utilise l’outil pour élaborer le pilotage stratégique de son organisation et développer son activité.
- Avoir un logiciel qui permet une gestion complète des clients quelle que soit l’étape du cycle de vente de la prise de contact au suivi des différentes demandes etc.
- Générer facilement des devis et des factures afin de réduire considérablement le risque d’erreurs et de gagner du temps sur leur mise en forme et leur personnalisation.
- Une meilleure gestion des ressources humaines avec l’administration automatique des absences et des fiches de salaire.
- Gérer efficacement et simplement l’administration des notes de frais de tous types (frais de bouche, indemnités kilométriques,…).
Pourquoi utiliser un logiciel de gestion commerciale ?
Les meilleurs logiciels de gestion commerciale sont des outils indispensables pour piloter une entreprise, diminuer le coût de traitement des informations et de réduire le risque d’erreur. Ils centralisent les données des différentes divisions, permettent le partage inter-fonctionnel, proposent des espaces collaboratifs avec les fournisseurs/clients et de gérer des stocks en flux tendu.