Face aux problèmes informatiques qui mettent en danger les entreprises, leur réflexe est de protéger leurs documents professionnels dans des coffres-forts numériques. Les dirigeants sont conscients que personne n’est à l’abri de soucis informatiques. Ils savent que la perte des données ou la contamination du système par un virus ne sont pas seulement pour les autres. Comment faire ?
Le coffre-fort numérique ?
C’est un service en ligne d’archivage des données et des documents sensibles. Celui-ci se déroule sur la durée que vous décidez. Il permet à une entreprise de dématérialiser et sécuriser le stockage des documents liés à son activité professionnelle.
Qui a accès au coffre-fort numérique ?
L’accès au coffre-fort est personnalisé. Ainsi des documents ne sont accessibles qu’à une personne, d’autres à tous les collaborateurs ou à une équipe. Chaque utilisateur dispose donc de ses mots de passe personnels. Ainsi, cette gestion des accès assure la sécurité et la confidentialité des documents stockés.
Que stipule le décret ?
Le 1er janvier 2019, un décret a fixé les conditions pour que les utilisateurs d’un coffre-fort électronique puissent récupérer leurs données sans difficultés. Les services de coffre-fort numérique avec la dématérialisation sont devenus de précieux outils. C’est pourquoi, les ressources humaines les utilisent pour de nombreuses opérations (dématérialisation des bulletins de paie), banques (l’open-banking entrant pour agréger des factures). Ce décret fixe les règles pour la réversibilité, c’est-à-dire la récupération des données déposées.
Comment faire ?
Le demandeur peut les récupérer par une seule demande par voie électronique. L’opérateur se doit de prendre les précautions nécessaires pour que la récupération soit « complète, intègre et [réalisée] dans un délai raisonnable » selon le décret.
De plus, les données seront restituées soit dans leur format d’origine, soit dans un « format électronique ouvert, structuré, couramment utilisé, aisément réutilisable et exploitable par un système de traitement automatisé de données ».
Ce format doit être clairement explicité lors de la conclusion du contrat initial et l’information aisément accessible. Le contrat doit aussi préciser les conditions dans lesquelles des données peuvent être converties. Enfin, la réversibilité doit être garantie durant douze mois en cas de cessation du service.
Pourquoi un coffre-fort numérique ?
Les entreprises se préoccupent de la conservation numérique des documents. En effet, les ordinateurs professionnels peuvent subir la perte des données, la contamination du système par un virus, le vol du matériel informatique ou encore des sinistres. Ceux-ci conduisent à mettre la clef sous la porte en raison de la perte de leurs données. Perdre ses fichiers, c’est perdre entre autres sa clientèle. Il est donc crucial de développer des solutions externalisées de sauvegarde des informations et des documents. Ainsi, ceux liés aux banques et aux assurances ainsi qu’aux documents administratifs tels que les bulletins de salaires, les contrats et factures, les papiers officiels, quittance de loyer…
Mais comment choisir la plateforme ?
Les plateformes qui proposent un service de coffre-fort numérique sont pléthores. Or, il est conseillé de choisir une solution sécurisée, auprès d’un prestataire de confiance et reconnu. Vous devez être attentif à la diversité des formats acceptés, à la présence d’un outil de recherche performant ou au processus de dépôts des documents. Pour sélectionner un prestataire adressez-vous à votre expert-comptable ou à votre banquier. Le service doit être modulable et sans limite de taille de stockage.
Le coffre-fort numérique permet d’accéder quand le client le souhaite à ses documents. Il peut les visualiser ou les imprimer à partir d’un ordinateur connecté à Internet, où qu’il soit. Pendant toute la durée du contrat l’utilisateur peut exercer à tout moment et à titre gratuit son droit à la récupération des données et documents, sans restriction quant au nombre d’opérations de récupération.
Les normes de référence pour un coffre-fort électronique adapté
Il existe des normes qui permettent de choisir un coffre-fort en toute sécurité. Vérifiez avant de le sélectionner qu’il suit les normes suivantes:
- la norme NFZ42-020
- la certification ISO27001
- la norme NF Z42-026
- la norme NF42-025 ;
- la certification AFNOR NF 203
- la norme eIDAS
- l’agrément SIAF