Si hier les outils du pack office étaient utilisés pour générer ses devis et factures et entraînaient un travail chronophage et fastidieux, aujourd’hui les logiciels dans le Cloud simplifient les tâches des petites entreprises. Disponibilité à tout moment, capacité à générer vos factures même sur un autre ordinateur que le vôtre, sauvegarde des données assurée ne sont que les quelques raisons de faire autrement lors de ce nouveau siècle.
Caractéristiques communes de tous les TPEs
Aujourd’hui, on dénombre plus de 2 millions de très petites entreprises (TPE) en France dont plus d’un million sont des entreprises unipersonnelles sans salarié. La caractéristique commune de toutes les TPEs demeure dans le traitement des commandes : en tant qu’entrepreneur, vous acquérez des clients, leur faites une offre, recevez une commande et faites une facture une fois le service rendu. Le problème ? D’une part, les offres et les factures doivent être rédigées afin de gagner de l’argent. D’un autre côté, l’ensemble du processus prend beaucoup de temps, puisque vous rédigez vous-même les offres et les factures de votre TPE. Vous perdez ainsi un temps précieux à cause des devis et de la facturation alors que vous pourriez utiliser celui-ci de manière plus rentable pour votre entreprise. Un logiciel de facturation dans le cloud représente peut-être la solution à votre problème.
Qu’est-ce qu’un logiciel dans le cloud ?
Contrairement aux logiciels hors ligne qui sont installés, les logiciels en ligne basés sur le cloud peuvent être utilisés sur différents terminaux à partir de n’importe quel endroit. Ils ne sont, en effet, pas stockés sur votre disque dur. L’enregistrement unique suffit et les applications Web peuvent être utilisées à tout moment, les seules conditions préalables restent de disposer d’un terminal équipé d’un navigateur (ordinateur, tablette, …) et d’un accès à Internet.
Il existe 4 principaux avantages du logiciel dans le cloud :
- pas de mises à jour nécessaires (le logiciel est toujours à jour)
- des coûts moins élevés (généralement des frais d’utilisation mensuels au lieu de coûts d’acquisition uniques élevés pour les logiciels d’installation)
- une collaboration simplifiée grâce à l’accès multi-utilisateurs lié à l’application Web
- une prise en compte mobilité : vous pouvez utiliser votre logiciel sur différents terminaux (par exemple ordinateur portable et smartphone). Le fonctionnement reste donc indépendant du lieu de travail
Devis et factures du cloud
Au lieu de créer des offres et des factures manuellement avec des logiciels Office tels que Word ou Excel, le logiciel de facturation dans le cloud permet de générer des devis et des offres depuis le système en quelques clics. En tant qu’entrepreneur, vous évitez d’avoir à saisir les mêmes données tout le temps. Vous pouvez utiliser les modèles de texte pour les devis et factures récurrentes pour vous faciliter la vie. Les clients et les produits/services sont créés une seule fois dans le système de gestion de la relation client et de gestion des stocks et peuvent être sélectionnés à tout moment. Dès que les devis et les factures ont été créés, vous pouvez les envoyer depuis le système par e-mail ou par courrier. Avec un logiciel de facturation dans le cloud comme sevDesk, la création de devis et de facture ne prend pas plusieurs heures mais seulement quelques minutes…
Facturation et puis ?
Pour une petite entreprise, le travail n’est pas terminé une fois que la facture est écrite et envoyée au client. Ensuite, il doit vérifier que le client paie sa facture. Avec un logiciel moderne dans le cloud, le compte bancaire de l’entreprise peut être connecté avec le système. Les factures en cours d’acquittement sont automatiquement liées aux paiements correspondants et le logiciel vous indique quel client a déjà payé et quel client doit encore payer. Autre avantage : pour les retards de règlement, vous pouvez transformer une facture en un rappel de paiement / une relance et l’envoyer automatiquement au client. Vous n’avez donc plus à attendre le règlement de vos factures.
Combien coûte la création de factures dans le cloud ?
Il existe différents logiciels dans le cloud. Si vous êtes une petite entreprise et que vous éditez peu de factures, des logiciels de facturation dans le cloud tel que sevDesk sont gratuits jusqu’à 20 factures par an. Si vous avez besoin de faire plus de 20 factures ou si vous souhaitez lier votre compte bancaire avec le système, le logiciel est disponible à partir d’un prix modeste de 6,50€ par mois.