Organiser le télétravail est loin d’être une sinécure. Travailler de chez soi demande une certaine organisation, administrative et personnelle. Tout entrepreneur a sans doute un jour été confronté à cette problématique, que ce soit pour lui ou pour ses équipes. Comment mettre en place une stratégie de télétravail dans sa boîte ? Conseils.
Organiser le télétravail dans sa boite est d’abord de se connaître soi-même mais aussi de bien connaître ses équipes. En effet, vos collaborateurs ne sont vos clones et vous devez en premier lieu en tenir compte. Il faudra donc bien connaître le profil de chaque personne et cerner leurs qualités et leurs faiblesses. Vous devrez donc leur adresser des encouragements adaptés à chaque personnalité. Mais vous devrez aussi choisir des processus d’organisation qui les impliquent dans leurs tâches et qui les motivent à s’investir.
Identifiez les collaborateurs concernés par le télétravail.
Tous vos salariés ne sont pas forcément habilités à travailler de chez eux. Il faut que leur fonction et leurs tâches le permettent. C’est pourquoi vous devez au préalable vous assurer que vos employés répondent aux critères requis par un poste en télétravail. Certains corps de métiers comme les ressources humaines ne peuvent s’exercer en dehors de la société. A contrario, certains secteurs sont tout à fait adaptés pour recourir à ce procédé, comme le commerce de détail, les services liés aux technologies de l’information et de la communication, le secteur financier, immobilier, les métiers de l’hôtellerie ou de la construction.
Renseignez-vous sur les obligations légales.
Juridiquement, le télétravail peut être considéré comme un temps partiel. Sa mise en place implique la rédaction d’un avenant au contrat de travail avec une période d’essai. Il est essentiel de consulter votre employé afin de définir ses horaires de travail et les moments où vous pouvez le contacter. Vous ne pouvez exiger de lui plus de 10 h de travail par jour et 48 h par semaine. Par contre, vous pouvez demander à titre exceptionnel à votre salarié d’effectuer un travail de nuit, le samedi et le dimanche ainsi que les jours fériés. Vous êtes également dans l’obligation d’informer votre employé en cas de poste libre sans télétravail qui répond à ses compétences. N’oubliez pas d’organiser chaque année un entretien pour faire le point sur la charge et les conditions de travail du télétravailleur.
Définissez les heures de travail.
Le télétravail nécessite une certaine organisation de la part de l’employeur, notamment sur les horaires de travail. S’il œuvre au sein de l’entreprise, l’employé doit être présent pour des rendez-vous professionnels, des réunions avec l’équipe, des départs en séminaires ou autres événements. En revanche, dans le cadre du télétravail, ces obligations n’ont plus lieu d’être. L’entrepreneur peut même établir des horaires décalés pour le télétravailleur, si les deux parties se mettent d’accord au préalable. En tant que dirigeant, pensez cependant que vous devrez réserver quelques plages horaires en commun avec votre télétravailleur. Afin, ne serait-ce que pour établir un point régulier sur l’avancement de ses projets.
Fixez des objectifs précis.
L’encadrement doit être précis et les consignes de travail claires pour optimiser le travail d’un collaborateur à distance. Il faut donc définir précisément vos attentes avec votre employé avant qu’il ne se mette en situation de télétravail. La première chose à faire est de répartir correctement la charge de travail. Les délais de livraison attendus doivent être fixés avec rigueur et précision. N’hésitez pas, si le besoin s’en fait sentir, à rappeler à votre salarié qu’il ne s’agit pas de vacances, mais bien de travail.
Utilisez les bons outils de travail à distance.
Si les e-mails et le téléphone restent les bons élèves du télétravailleur, de nombreux outils technologiques sont à votre disposition pour gérer au mieux un collaborateur en télétravail. Il est essentiel de mettre à disposition du télétravailleur les documents nécessaires à ses missions 24h/24. Donnez-lui accès au réseau local de l’entreprise ainsi qu’aux informations essentielles à ses missions pour qu’il puisse gagner rapidement en autonomie.
Les logiciels type webmail, workflow, agenda partagé restent incontournables. Google Drive figure également parmi les outils les plus usités, car il permet la gestion des documents à distance. Il est désormais possible d’apporter des corrections à un fichier word ou excel, partagé sur cette plateforme avec votre salarié, qui peut le rectifier à son tour. L’outil OmniJoin vous offre quant à lui un système de visioconférences de qualité. Celui-ci permet de réunir à distance une cinquantaine de personnes. Dans une version simplifiée, la solution Google Hangouts, interface de Chat qui intègre également la vidéo, vous offre la possibilité de rester en contact permanent avec vos équipes. Enfin, Azendoo permet à chaque membre de l’équipe d’accéder à un projet puis à ses missions.
Si besoin, participez aux frais impliqués par le télétravail.
Si vous n’engagez aucun frais supplémentaire en termes de matériel (ordinateur, ligne téléphonique fixe, etc.) dans vos locaux en cas de télétravail d’un collaborateur à domicile, il est cependant recommandé de participer aux frais impliqués par ce nouveau mode de fonctionnement. Idéalement, vous pouvez indemniser le télétravailleur d’un montant mensuel de 50 à 60 euros pour ses charges. Pour vous protéger des risques, il semble également intéressant de souscrire à une assurance complémentaire en ce qui concerne le lieu de télétravail du salarié. Enfin, le télétravailleur pourra éventuellement vous demander de lui fournir le matériel de travail.