Les PME perdent plus de 3 300 euros par an et par employé en raison de réunions inefficaces selon une nouvelle étude de Sharp, les employés des PME françaises passent environ 25 heures par mois en réunion ? Quelles pistes pour réaliser des rencontres bénéfiques ?
Ce n’est pas un hasard que la discipline « la Réuniologie » a été créée en 2017. Selon Louis Vareille dans son ouvrage « La réunionite ça suffit ! » publié aux éditions Eyrolles elle « a pour but d’accompagner les organisations pour faire de chacune de leurs réunions un moment à la fois productif, engageant et apprenant. »
Mais pourquoi donc ?
Selon le site de l’école internationale de Réuniologie :
« Parce que les réunions représentent beaucoup du temps de nos vies, au travail et ailleurs. Parce que les réunions sont le lieu du collectif pour obtenir de l’engagement, produire des idées et prendre des décisions. Enfin, parce que les réunions permettent l’apprentissage de nombreuses compétences sociales et managériales. »
Alors que les dirigeants, managers et salariés courent après le temps, se disent débordés et stressés par la surcharge de travail, l’étude de Sharp nous conduit une nouvelle fois à réfléchir à l’impact des réunions et à leur efficacité et à se poser la question, comment les rendre efficaces.
Selon le Dr Nigel Oseland, psychologue du travail « Il est clair que les réunions inefficaces ne sont pas rentables et ont un impact financier pour les entreprises. Les réunions de travail sont organisées pour de multiples raisons, et pour répondre à de multiples objectifs ; il faudrait donc que les collaborateurs puissent s’appuyer sur des espaces et des technologies différents en fonction de leurs besoins, plutôt que d’utiliser inlassablement les mêmes salles et les mêmes outils. »
Et pour lui donner raison, les résultats de cette étude sont significatifs :
32% des collaborateurs avouent répondre à leurs mails en retard pendant les réunions, alors que 29 % des membres des générations Y et Z avouent surveiller leurs réseaux sociaux. Pour cette génération qui ne se sépare pas de son smartphone et qui a pris l’habitude de travailler tout en répondant à ses textos, on ne peut guère être étonnés mais qu’ils passent des commandes c’est que la réunion n’a aucun apport sur son travail et ne bénéficie d’aucun enjeu pour la stimuler.
Mais que disent les salariés de leurs réunions ?
Manque de variété et de flexibilité, des réflexions éloquentes mais qui ouvrent des pistes d’amélioration certaines :
- plus de 80% pense être plus productifs à leur bureau,
- deux tiers déclarent que ces réunions ne débouchent quasiment jamais sur une action ou un résultat concret
- et 56% estiment qu’elles sont “ennuyeuses”.
Et de plus ils ajoutent pour réduire à néant l’efficacité des réunions :
- 83% des collaborateurs français déplorent que toutes les réunions adoptent la même structure, quel que soit le sujet,
- 66% regrettent que certaines réunions se déroulent dans des salles inadéquates,
- 71% déclarent que les réunions sont souvent trop formelles.
Il semblerait que la créativité et les enjeux ne soient guère établis : le temps des réunions c’est de l’argent. Cette évidence devrait être clairement notifiée.
Et de plus, les PME utilisent des outils d’un autre âge
Les outils technologiques mis à disposition des employés dans les salles de réunions sont trop souvent inadaptés ou obsolètes : 26% des collaborateurs travaillent encore sur papier, et 35% font leurs présentations sur paperboards ou tableaux blancs effaçables.
Tout ceci nous conduit à penser qu’il serait temps avant d’organiser une réunion de se demander quel est son objectif et la remettre en question : pas d’objectif précis, pas de réunion car les personnes consultées résument les failles de ses réunions :
- Le manque de partage d’information au préalable (30%),
- Le fait de ne pas inviter seulement les participants nécessaires (31%)
- Le nombre de participants trop élevé (26%).
Comme les réunions n’inspirent pas les collaborateurs, il n’est pas surprenant que ces derniers préfèrent faire usage de leur temps pour des activités qu’ils estiment plus productives et plus utiles :
Alors que faire ?
Selon Birgit Jackson, Directrice Commerciale de Sharp Visual Solutions
- assurer de partager les informations adéquates,
- inviter les bonnes personnes,
- choisir le bon environnement
- utiliser les bons outils.
C’est pourquoi les réunions Standing up rencontrent dans les start up tant de succès…et s’en servir de modèle, pourquoi pas ?
* Étude menée sur un échantillon représentatif de 1017 employés français de PME par l’institut Censuswide.