Le temps n’est pas compressible. Certes, mais le temps peut être maîtriser si nous avons une organisation qui défie le temps. Face à la multitude de tâches plus urgentes les unes que les autres, vous pouvez vite être submergé et céder à une crise de panique. Votre esprit papillonne d’une tâche à une autre et vous vous demandez comment vous pouvez tout réaliser en si peu de temps. Résultats : vous n’avancez pas. Quelques astuces pour vous faire revenir à la normale.
Prendre son temps et souffler un bon coup.
Pour commencer, prenez quelques minutes pour inspirer profondément et expirer. Il s’agit de vous faire retrouver votre calme avant de vous lancer dans quoi que ce soit. De nombreux exercices existent en ce sens et peuvent vous aider à extraire de l’esprit le sentiment anxiogène. Ne culpabilisez pas puisqu’au contraire vous allez gagner du temps par la suite. Vous pouvez aussi vous accorder quelques minutes pour aller vous balader le temps de décompresser. Essayer de trouver un endroit où vous soyez au calme.
Commencez par dresser une to do list simple
Avant de commencer à vous attaquer à la première tâche, commencez par lister l’ensemble de celles que vous avez à effectuer. Vous pouvez y inscrire aussi bien les obligations personnelles que professionnelles. Ajoutez en face le temps que vous prend environ chaque tâche en étant le plus objectif possible. Il ne s’agit de tout caser dans votre journée mais bien d’évaluer le temps nécessaire à chaque tâche et à leur ensemble.
Évaluez l’urgence et l’importance de chaque tâche
Chaque tâche possède une urgence bien spécifique. Il s’agit pour vous de déterminer celles qui doivent être exécutées rapidement de celles qui peuvent l’être ultérieurement. Une fois toutes évaluées en termes de timing et d’urgence, il va vous paraître évident que vous ne pourrez pas toutes les réaliser.
Il vous faut prendre alors quelques minutes pour en déterminer l’importance. Une question simple à se poser : qu’est-ce qui se passerait si je n’effectuais pas cette tâche dans le délai imparti ? Vous pouvez ainsi déterminer les conséquences d’une remise à plus tard.
A l’aide de ces trois éléments – temps, urgence et conséquences (importances) – vous saurez ce que vous pourrez caser dans la journée. Commencez par traiter les tâches qui sont urgentes + prennent peu de temps + avec des conséquences néfastes pour votre entreprise. Puis celles qui ne réunissent que deux critères…
Déléguez dans la mesure du possible
Avant de réorganiser votre liste, demandez-vous comment vous pourriez faire autrement et éventuellement déléguer certaines tâches. Même si vous vous dites que c’est à vous de le faire, certaines tâches peuvent être déléguées. Votre temps pourrait s’avérer plus fructueux ailleurs. Réfléchissez pour savoir s’il n’existe pas un moyen de le réaliser sans que vous ne soyez impliqué mais surtout si le temps que vous y consacrez est rentable. Essayez de déléguer au maximum les tâches qui sont sans valeur ajoutée et qui sont chronophages.
Remettez votre liste dans l’ordre
Remettez l’ensemble des tâches dans votre nouvel ordre et évaluez des heures de début et de fin. Essayez de vous créer des battements entre chaque tâche afin de pouvoir gérer des éventuels dépassements horaires, des pauses ou tout simplement une autre urgence qui arriverait. Lorsque vous effectuez une tâche ne l’interrompez pas. Pour cela, obligez-vous à couper votre téléphone et à ne pas consulter votre boite email pendant le temps que vous l’effectuez. Il s’agit d’être le plus concentré possible pendant l’exécution sans être dérangé. Avouez qu’Il est très rare que les personnes concernées ne puissent attendre que vous ayez fini. Imaginez que vous êtes en congés !
Prévenez si besoin
Si décidément les tâches ne peuvent être exécutées dans les temps impartis, n’hésitez pas à appeler les personnes concernées afin de les informer que vous ne pourrez pas effectuer votre tâche à temps. Faire « l’autruche » n’apporte jamais rien de bon, bien au contraire. Vous pourrez ainsi être rassuré car vous pourrez le constater la plupart de vos interlocuteurs seront bienveillants.
Prendre chaque tâche terminée comme une victoire
C’est peut-être l’astuce la plus simple mais la plus efficace de toute. A chaque tâche terminée, encouragez-vous en vous disant que vous avancez et que petit à petit vous surmontez toutes ces difficultés auxquelles vous vous retrouvez confronté. Ne serez-vous pas fier de vous ? Une fois votre journée terminée, n’hésitez pas à regarder l’ensemble de ce que vous avez accompli. Vous aurez surement de quoi être fier. Pour éviter la même crise le lendemain, mettez à jour votre to do list du lendemain en passant par les mêmes étapes !
Bonne réussite à vous !