Le manque de temps fait souvent partie du quotidien du chef d’entreprise. Il a souvent l’impression qu’il n’en dispose pas assez pour accomplir toutes les tâches de la journée. Certains réflexes utiles peuvent vous faire gagner du temps et démultiplier votre productivité. Zoom sur certains d’entre eux.
Décalez vos horaires de travail, si cela est possible
Il s’agit d’un bon réflexe à adopter lorsque l’on dirige une entreprise. Venir plus tôt sur votre lieu de travail ou commencer ainsi vous permet d’être dans le calme et de ne pas être sollicité par les nombreux coups de fils, emails ou encore demandes de vos collaborateurs. Vous bénéficiez de calme et vous pouvez organiser une journée de travail sans être perturbé par des facteurs extérieurs qui vous ralentissent. Vous évitez également des causes de stress comme l’encombrement de la circulation ou des transports et la perte de temps qui va avec.
Se déconnecter pendant une tâche
Lorsque vous vous lancez dans une tâche, vous devez être perturbé le moins possible par votre environnement. Il est conseillé de vous déconnecter de votre téléphone ou encore de votre boite email afin de ne pas être perturbé toutes les cinq minutes, une évidence, certes, mais qui souvent est occultée. Faites appel à une assistante virtuelle pour votre téléphone ou indiquez par réponse automatique sur l’impossibilité de répondre immédiatement. N’hésitez pas à donner un numéro d’urgence à un de vos collaborateurs dans le cas où une véritable urgence se présenterait.
Être organisé, une évidence mais pas si facile à mettre en place
L’organisation fait partie des pratiques majeures pour gagner du temps. Alors oui, certains vous parleront de « bordel organisé » . Pourtant, il reste quand même plus simple de pouvoir aussi bien retrouver facilement votre scotch, que le dossier sur lequel vous travaillez de manière virtuelle ou physique que de rechercher en vous stressant ou en stressant vos collaborateurs où il est bien passé ou d’avoir rempli tout votre écran de documents. Prenez le temps de ranger et d’archiver les dossiers afin de gagner du temps ! Votre bureau ordinateur est votre premier classeur intelligent.
Préparer la veille ce que vous devez faire pour le lendemain
Pour gagner du temps le lendemain, rien ne vous empêche d’organiser votre journée, la veille. Vous pouvez bien entendu organiser l’ensemble de vos tâches avant de partir du bureau, ce qui vous permettra de dormir l’esprit tranquille. Vous pouvez également préparer votre déjeuner ou vos affaires afin d’avoir l’esprit serein dès le matin et pouvoir vous concentrer sur vos tâches sans être perturbé.
Faire le plus difficile dès le matin
Il reste de manière générale considéré que la productivité est plus intense le matin. Si vous avez des tâches difficiles à exécuter, n’hésitez pas à les positionner dès le matin afin que votre cerveau les appréhende facilement. Vous éprouverez du plaisir à les avoir terminées. Alors, vous pourrez vous lancer dans des activités plus plaisantes l’après-midi avec en prime une bonne humeur qui boostera la productivité.
Intercaler des tâches ménagères lorsque vous vous déconcentrez
Il s’agit d’un conseil principalement pour ceux qui travaillent à la maison. Lorsque vous sentez que votre concentration diminue, rien ne vous empêche de positionner une tâche peu intellectuelle comme le ménage. Vous avancerez ainsi personnellement et professionnellement en vous délestant de tâches qui n’accaparent pas votre cerveau et qui pourtant vous trottent dans la tête. Le fait de les réaliser vous évitera également de les cumuler, ce qui a pour revers de vous décourager et de plomber votre moral.
Prendre du temps pour vous
Le temps que vous prenez pour vous n’est pas du temps perdu. Notamment, en ce qui concerne le sport. Il participe à votre bien-être et donc à votre productivité. Vous n’êtes pas une machine. Sans vous en rendre compte, votre productivité diminue avec le temps, si vous ne faites que travailler. Alors ne culpabilisez pas et prenez le temps de vous ressourcer afin d’accroître votre productivité.
Ne jamais procrastiner ou faire l’autruche
Il y a certaines tâches que l’on reporte toujours au lendemain. On ne sait pas trop pourquoi mais elles vous rebutent à un tel point que vous n’arrivez pas à vous y mettre. N’importe quelle excuse sera donc bonne pour ne pas l’exécuter. Or, remettre au lendemain ce que vous pouvez faire aujourd’hui c’est l’assurance certaine de perdre du temps par la suite. Déjà parce qu’une demande non traitée entraîne souvent une autre demande. Alors, lancez-vous ! Vous aurez l’impression qu’une dizaine de personnes seront en train de vous applaudir quand vous aurez fini ! Pensez-y !
Faites des réunions efficaces, un point c’est tout
Certes, cela peut paraître valorisant de multiplier les réunions. Mais c’est loin d’être constructif ! Lorsque vous organisez une réunion, il ne s’agit pas de tomber dans la réunionite. Elles doivent être préparées en amont. Certains n’hésitent pas à faire leur réunion debout afin que chacun veuille aller à l’essentiel. N’hésitez pas à informer les participants de son contenu ou des réflexions à avoir en amont de la réunion.
Faites des pauses ! Mais oui !
On aura beau le dire et le répéter, les pauses sont fondamentales pour votre cerveau. Vous ne pouvez enchainer 12h de boulot en prenant seulement une pause de 20 minutes le midi. Il est nécessaire pour votre cerveau de s’oxygéner. Prenez donc des pauses régulières (sans culpabiliser) afin d’amplifier votre performance.
Mettre en place ce qui peut vous faire gagner du temps par la suite
Qu’on parle d’applications, de process ou de logiciels, il est essentiel de mettre en place ce qui peut vous faire gagner du temps. Vous en avez marre de taper 150 fois le nom de votre banque dans un moteur de recherche puis de vous rendre sur votre compte bancaire. Prenez le temps de le mettre dans vos favoris. Cette réflexion s’applique particulièrement à l’informatique où vous pouvez gagner énormément de temps en créant par exemple votre signature électronique, des raccourcis, …
Les conseils pour gagner du temps pourraient être bien plus nombreux mais en voici une synthèse qui pourrait bien se révéler utile.