Le livret d’accueil, outil pour intégrer les nouveaux collaborateurs dans les grandes entreprises, reste un des grands absents dans les start-ups à leur début. Il reste toujours autant plébiscité même s’il est parfois décrié. Quelle est son utilité ? Quel est son contenu ?
Le livret d’accueil prend des formes différentes selon la taille de l’entreprise et selon ses réalités. Son format est désormais majoritairement électronique pour répondre à des besoins écologiques (gaspillage de papier), des salariés en télétravail et d’autre part parce qu’on doit sans cesse actualiser ce livret. Dans ce monde en perpétuelle évolution, il devient vite obsolète et demande à chaque nouvelle édition de jeter à la poubelle le précédent.
Alors comment faire ?
Les réalités de l’entreprise imposent au nouvel embauché de s’intégrer rapidement. Il ne doit pas être noyé par le flot d’informations qu’il doit acquérir, sachant qu’au début, il y a souvent beaucoup à intégrer.
D’abord, vous devez prendre en compte qu’il est possible que tous vos salariés n’aient pas accès à un ordinateur car leurs fonctions ne le nécessitent pas. Si vous diffusez votre livret d’accueil de manière numérique, vous risquez vite qu’il ne soit pas lu. Vous pouvez, dans ce cas, bien entendu le transmettre sous format papier ou tout simplement créer un accès simple c’est-à-dire en créant des panneaux qui prennent en compte la capacité de lecture des salariés ou en installant des bornes d’accès avec des ordinateurs que les salariés peuvent consulter quand ils en ont besoin.
L’évidence reste d’intégrer les informations essentielles à destination de l’ensemble des salariés car ils doivent pouvoir l’utiliser quelle que soit leur fonction. A noter qu’il reste fréquent pour les salariés de le consulter pour répondre à des besoins ponctuels.
Avant de le mettre en œuvre, il est primordial de se poser les questions suivantes :
- Quelles sont les informations nécessaires pour intégrer les collaborateurs ?
- Quelles sont les questions récurrentes ?
- Quelles sont les personnes clefs auxquelles ils peuvent s’adresser ?
- Quelles sont les informations qui vont les aider à trouver leurs repères plus rapidement ?
De la même manière, n’hésitez pas à penser aux contraintes de mise à jour des informations afin de déterminer la périodicité à laquelle vous devez l’actualiser ainsi qu’un responsable de cette mise à jour, que ce soit pour l’ensemble de vos salariés, voire par service ou département… Attention car il arrive régulièrement que les livrets d’accueil soient obsolètes et ils peuvent rapidement devenir une source de désinformation plutôt que d’information.
Quelles sont les rubriques indispensables ?
Celles sur la santé et la sécurité :
- La tenue de sécurité obligatoire
- Les points de regroupement en cas d’incendie ou d’attentat
- La santé au travail (médecin, infirmerie)
Celles sur la structure interne de l’entreprise
- Organigramme
- Qui fait quoi ? : le guide des services et des référents dans l’entreprise.
- Liste téléphonique
- Les interlocuteurs essentiels à la vie pratique (accueil, sécurité, santé, administration du personnel, direction établissement, …)
- Comité d’entreprise, Délégués du personnel (activités, coordonnées).
- Celles sur les locaux et le matériel
- La manière d’accéder aux locaux. Faut-il être muni d’un badge ? Qui contacter en cas de perte de ce dernier ? A quelle heure les locaux sont-ils fermés ? Quelles sont les précautions à prendre si l’on travaille en dehors des horaires normaux (entrée/sortie à utiliser, alarme…)
- Le matériel mis à disposition : où se situe le fax ? Le photocopieur ? Codes d’accès éventuels, brefs modes d’emploi (faut-il faire le « 0 » sur le fax pour la ligne extérieure, liste des numéros préenregistrés, qui appeler en cas de panne…).
- Les téléphones : comment joindre un correspondant interne, comment obtenir une ligne extérieure, liste des principaux codes (interroger sa messagerie, transférer un poste, annuler un renvoi, conférence à trois…).
- Les fournitures : comment et quand formuler une demande particulière de fournitures, coordonnées de la personne en charge…
- Le matériel informatique : description des logiciels mis à disposition, coordonnées du service informatique.
- Salles de réunion et matériel : quelles sont les salles mises à disposition (emplacement, capacité, matériel disponible à l’intérieur) ? Où les réserver ? Matériel de projection disponible : où le trouver ? Comment le réserver ? Est-il possible de prévoir des collations pour les clients ? Si oui, auprès de qui formuler sa demande et combien de temps à l’avance ?
Certaines informations restent incontournables quelle que soit la taille de l’entreprise :
- Les éléments de la rémunération : intéressement, épargne salariale, épargne retraite, la gestion du compte épargne-temps (CET) …
- Les horaires et organisation du temps de travail (repas, permanences, congés obligatoires, RTT…)
- Les règles de demande de congés/d’absence, comment fonctionnent les RTT, période éventuelle de fermeture
- Les modalités relatives au télétravail
- La mutuelle et la prévoyance offertes aux salariés
- La gestion des frais professionnels (déplacements et notes de frais)
- La convention collective, le règlement intérieur et les différents guides et chartes, accès informatiques
- Les avantages salariés : les produits d’entreprise, le 1 % logement, les titres restaurant…
- Le recrutement, les métiers, les postes proposés (besoins permanents)
- La formation : l’engagement de l’entreprise dans la formation interne ou externe
La présentation classique du livret d’accueil
Un sommaire de livret d’accueil intégrera la plupart du temps les rubriques suivantes :
- Un mot du président ou des dirigeants afin de souhaiter la bienvenue aux nouveaux collaborateurs et les associer aux projets de l’entreprise …
- Une présentation de l’entreprise : son histoire depuis sa création, les portraits de ses fondateurs, l’organisation actuelle, les implantations nationales et internationales (un organigramme peut être intégré), les aspects humains, les valeurs de l’entreprise, les métiers représentés, la culture d’entreprise à travers ses dispositifs et ses engagements sociaux
A vous de choisir de faire un livret d’accueil qui soit attractif !