Lorsque vous êtes chef d’entreprise, une des fonctions principales demeurent la fonction commerciale notamment pour les grands contrats où votre présence est exigée mais dès le départ. Si au début, la tendance est de bricoler, il reste nécessaire d’avoir une démarche construite si vous souhaitez développer votre entreprise. Zoom sur quelques procédés incontournables pour bien gérer votre commercial.
La mise à jour constante de vos données
Les données commerciales sont essentielles dans une grande majorité des business. Si vous ne les avez pas inscrites quelque part, il s’agit en général d’un effort de mémorisation (on pensera notamment aux commerçants qui connaissent chacun de leur client). Dans les autres cas, vous devez mettre à jour constamment votre base de données. Oui mais pourquoi ? La principale raison est liée aux relances qui doivent être réalisées à des moments précis car inutile de contacter un client avant une date d’échéance sauf à vouloir le braquer. Toutes les données sont cependant utiles notamment pour vous permettre de reprendre le contact naturellement ou encore de cerner le besoin exact de vos clients. Il s’agit avant tout de lui faire gagner du temps lors de vos échanges et d’éviter de l’importuner sans réelle raison. Votre connaissance client peut-être un plus car elle le valorise et il ne se sent pas un individu lambda. Si vous avez une bonne mémoire, vous retiendrez beaucoup d’informations mais plus le nombre de contacts est élevé, moins serez capable de pouvoir toutes les retenir.
Les CRM, un indispensable
Si au début de l’aventure, vous pouvez fonctionner avec un simple tableur Excel, force est de constater qu’un logiciel CRM s’avère souvent une acquisition pertinente. Déjà, parce qu’il vous permet de répartir les données et de les classifier plus facilement et ensuite de gérer des relances qui vous éviteront notamment « d’oublier un client ». Ensuite, il peut vous être utile si vous souhaitez faire des emailings de masse, par exemple, afin de pouvoir classifier et exporter votre base de contacts. Ceci est particulièrement utile lorsque vous souhaitez vérifier les coordonnées d’un client, vérifier que l’interlocuteur n’a pas changé ou tout simplement pour éviter qu’il vous oublie. Vous pouvez ainsi garder en permanence votre base à jour.
Si on se dit souvent que l’on pourra le mettre en place plus tard, il vaut mieux en faire l’acquisition rapidement, déjà parce que cela vous empêchera de reporter la mise à jour de votre base de données à jour, ensuite parce qu’il vous fera gagner du temps et enfin car cela vous évitera de passer du temps à comprendre comment il fonctionne quand vous en aurez besoin. Il reste vrai qu’il est toujours difficile de prendre du temps pour le faire mais il s’agit bel et bien d’une bonne pratique.
D’autre part, les CRM se révèlent souvent pratiques car ils vous permettent en quelques clics d’avoir des données utiles pour votre gestion comme le nombre de prospects, l’encours en termes de devis voire de facturation. Vous pouvez d’ailleurs souvent lier votre facturation avec votre logiciel de prospection commerciale ainsi qu’encadrer celle de vos éventuels commerciaux.
Bien segmenter votre base
Si vous souhaitez avoir un bon fichier commercial, sachez que vous devrez bien le segmenter et ceci dès le début. Il vous faut bien réfléchir en amont aux données que vous souhaitez inclure dans votre base et à votre manière de les classifier. Si la plupart des logiciels vous propose une ou plusieurs de base, chaque business fonctionne différemment et ne demande pas le même traitement. Vous devez donc chercher celles qui sont utiles dans votre business afin de pouvoir trier vos listes de contacts en fonction de celles-ci. Vous vous organiserez différemment si vous devez faire une communication large auprès d’un public que vous ne connaissez pas ou si vous devez la réaliser auprès d’une cible que vous connaissez personnellement. Les messages doivent être adaptés à chacune d’entre elles et éventuellement beaucoup plus personnalisés dans un cas que dans l’autre. Il sera donc la plupart du temps performant de segmenter votre base dès le début afin de ne pas avoir à faire mille fois la même manipulation pour rectifier votre erreur ou votre oubli et réintégrer l’information par la suite. De la même façon que pour créer la un site internet, tout penser en amont fait gagner du temps pour la suite.
Disposer de tout le matériel nécessaire
Lorsqu’on débute en entrepreneuriat, il reste courant de prendre le temps de créer ses plaquettes ainsi que d’autres éléments comme les cartes de visites. Au fur et à mesure du temps, ce sont des éléments que, malheureusement, vous aurez tendance à négliger si vous n’avez pas pris les bonnes habitudes. Vous devez disposer de tout le matériel adéquat : stylo, bloc-notes, cartes de visites, plaquettes… Rien n’est à négliger pour vos rendez-vous commerciaux afin de ne pas vous retrouver dans une position difficile. Bien gérer son commercial passe avant tout par une bonne gestion de vos outils commerciaux qui vous seront indispensables et à penser à les mettre à jour. Il reste toujours inconfortable de dire à un prospect que votre adresse ou numéro de téléphone n’est pas le bon sur votre carte de visite. A noter que ce matériel peut également se révéler efficace à tout moment comme lors de soirées réseaux afin de garder contact ou tout simplement parce qu’une opportunité se présente. Si vous pouvez toujours gérer a posteriori, cela vous fera quand même perdre du temps et ne montrera pas votre professionnalisme.
Vous former si nécessaire
Si le matériel est incontournable ainsi que quelques bonnes pratiques pour bien gérer son commercial, celle-ci passe également par une formation solide en vente. Si celle-ci peut être pensée en termes de face à face ou de rendez-vous téléphonique, le commercial reste plus large et peut couvrir des domaines comme l’acquisition de contacts. Certains business ne font ainsi leur commercial que par internet par exemple et il vous sera parfois nécessaire de vous former aux bonnes méthodes pour attirer votre cible à entrer en contact avec vous. Dans tous les cas disposer d’une formation commerciale pour savoir comment inciter le prospect à devenir client reste essentiel et à ne jamais écarter.