Quand on est entrepreneur, il s’avère souvent indispensable d’avoir recours à des logiciels ou applications qui touchent un peu tous les domaines. Certains vous facilitent la vie et d’autres réalisent pour vous ce que vous ne sauriez pas faire sans eux. Zoom sur les quelques domaines où il est nécessaire de faire l’acquisition d’un logiciel ou d’une application pour éviter de vous retrouver englué.
Les ressources humaines et la paie
Soyons clair : créer une fiche de paie demeure un véritable casse-tête avec des informations et des réglementations qui évoluent sans arrêt. Si vous n’êtes pas spécialiste des RH (et même si vous l’êtes d’ailleurs), la réaliser et se tenir à jour représente un véritable défi. Ce n’est pas pour rien d’ailleurs qu’il s’agit d’un chantier que chaque gouvernement tente de simplifier. Se passer d’un logiciel de paie ou RH tel qu’Apogea peut se révéler un parcours du combattant. Même avec de l’expérience, il est parfois difficile de comprendre pourquoi une fiche de paie varie d’un mois sur l’autre. C’est bien la raison pour laquelle les dirigeants n’hésitent pas à s’en doter rapidement dès qu’il leur est nécessaire d’en réaliser une ou de faire appel à un prestataire externe. Plus globalement les RH et leur gestion : congés, temps de travail, formation… demande souvent d’acquérir un logiciel pour éviter d’avoir à suivre les dernières obligations et de pouvoir transmettre les données incontournables à la réalisation des paies par exemple. Voir les logiciels de gestion RH.
Les logiciels liés au commercial
Sauf si vous êtes dans un métier de face à face comme les commerçants (et encore, ils ont désormais des caisses pour leur permettre de bien effectuer leur facturation), se doter de logiciels commerciaux comme un CRM ou un logiciel de facturation restent nécessaires. Ils vous permettent de gagner un temps précieux dans plusieurs domaines (relances, éventuels emailings, facturation), d’avoir une base de données fiable et à jour (à partir du moment où vous ne la laissez pas dans un coin), de mieux suivre votre taux de transformation ainsi que vos équipes, de pouvoir reprendre des dossiers en cours si besoin ou encore d’avoir une meilleure vision sur votre activité. Les logiciels commerciaux sont à mettre en place et rapidement, si vous voulez éviter d’avoir un travail fastidieux par la suite à réaliser lorsque votre nombre d’interlocuteurs deviendra trop important pour que votre tableur Excel suffise ou que votre mémoire ne soit plus suffisante.
Ceux pour la gestion
Si vous pouvez bien entendu faire appel à votre logiciel commercial pour tout ce qui est lié à vos devis ou facturation, les logiciels de gestion sont également indispensables (en général) pour communiquer avec votre expert-comptable. Par le biais des exports, il demeure dans une immense majorité des cas possibles de lier les deux types de logiciels voire de faire en sorte qu’ils se synchronisent en direct, ce qui vous évite parfois quelques manipulations. Le comptable peut également réaliser son travail à « l’ancienne » ce qui peut vous éviter d’avoir affaire à ce deuxième type de logiciel. La tendance à la digitalisation va d’ailleurs en ce sens et les économies en termes de coût représente souvent une bonne raison d’y adhérer.
Tout ce qui touche à votre agenda
Si la bonne vieille version papier de l’agenda a toujours son charme, il est clair que les versions modernes notamment celles qui sont liées à votre to do list sont utiles. Pouvoir suivre son emploi du temps en direct et de partout vous fait gagner du temps mais surtout peut être utile à votre motivation. Notre équipe de rédaction recommande très régulièrement la to do list et même si on peut se passer de tout, elle est utile dans bon nombre de domaines : gestion du temps, motivation, définition de vos fonctions et du temps passé (vous pouvez partir d’elle pour savoir ce que vous faites dans une journée, semaine, mois, ce qui peut être utile quand vous souhaiterez déléguer) ou encore tout simplement pour ne rien oublier. Dans la mesure du possible, plus vos outils seront synchronisés et plus vous gagnerez de temps. Si l’exercice peut paraître fastidieux au début, une fois que vous aurez pris les automatismes, vous pourrez en profiter pleinement. Comme pour tout, le plus dur reste de s’y mettre !
Les logiciels pour la gestion des réseaux sociaux / emailing
Si toutes les entreprises ne sont pas sur les réseaux sociaux ou ne font pas d’emailing, toutes celles qui ont ce besoin devront rapidement s’en munir si elles ne souhaitent pas perdre un temps faramineux en manipulation manuelle. Bien sûr, ils vous permettent de réduire parfois votre risque d’erreur en oubliant par exemple de partager un post, de le programmer à l’avance, de vérifier le taux d’ouverture de vos emails, d’améliorer vos campagnes ou encore ne serait-ce que pour citer que cet exemple, de vous mettre en conformité avec tout ce qui touche à la RGPD en proposant par exemple une désinscription via un lien et une mise à jour automatique de votre base de données. Dans les deux cas, si vous y faites appel, investir dans des logiciels représente un gain de temps considérable et une dépense utile. Faire manuellement vos envois d’emailing auprès de 10 000 personnes n’est tout simplement pas concevable et parfois pas réalisable sans faire blacklister votre IP par exemple (ce qui entraînera que vos emailings ne parviendront jamais à vos destinataires).
L’ensemble de ces logiciels a bien entendu un coût mais la plupart reste indispensable au développement de votre entreprise. L’activité ou votre manière de fonctionner peut faire varier vos besoins mais à faire trop d’économies, on n’en fait parfois aucune et on perd en efficacité. A vous de voir !