Depuis l’arrêt des confinements, les dirigeants se sont à nouveau investis pour organiser des évènements. Ils se sont rendu compte que les évènements avaient une forte valeur ajoutée. En effet, organiser un événement professionnel est un excellent moyen d’attirer l’attention sur son entreprise et donc de se rapprocher de clients potentiels. Voici donc quelques éléments pour réussir votre événement de la meilleure manière possible.
Les clients, l’atout majeur de toute entreprise
S’il est organisé avec succès, chaque participant repartira avec une image positive de votre entreprise, dont il ne manquera pas de parler à ses contacts par la suite. Sans parler du fait que cela peut être également un bon moyen de remercier ses clients actuels.
Pour renforcer votre relation avec vos clients actuels ou trouver de nouveaux clients, l’organisation d’un événement est une excellente opportunité. Pourtant, l’enjeu important et les risques d’échec ont tendance à intimider les entrepreneurs. Il existe quelques règles « simples » à appliquer pour mettre toutes les chances de son côté et dépasser ses craintes.
Les participants et les intervenants, votre préoccupation essentielle
Dans tous les événements, il faut tenir compte de deux facteurs importants : les intervenants et les participants. Il faut qu’à l’issue de l’évènement les intervenants soient satisfaits de leur prestation. Pour cela, veillez à leur offrir des conditions matérielles qui ne les perturbent pas lors de leur intervention. Afin de ne pas se trouver avec un désistement de dernière minute, n’hésitez pas à les appeler en amont, mais aussi la veille et le jour-même pour éviter toute mauvaise surprise. Remplacer un intervenant au dernier moment complique la tâche et provoque un stress aux équipes. Celui-ci se répercute d’ailleurs tout au long de l’évènement.
Quel est votre objectif ?
Si organiser un événement est souvent une bonne idée, sans un objectif clair derrière, cela ne sert évidemment à rien. Les objectifs peuvent être divers, attirer l’attention des médias locaux, faire connaître votre entreprise dans une région en particulier, vous créer une liste de personnes potentiellement intéressées, remercier vos clients actuels, faire une démonstration publique d’un de vos produits… Le choix de l’objectif déterminera ensuite le type d’événement le plus approprié.
Choisir l’événement adapté à votre stratégie
Une fois l’objectif décidé, il faut ensuite définir l’échelle. Le but n’est évidemment pas de créer l’événement le plus important possible, mais plutôt celui qui vous convient le mieux. Même avec toute votre volonté et votre abnégation, pour votre premier événement, il est fortement déconseillé de tenter d’épater tout le monde par une journée entière de conférences pour des centaines de personnes. Vous risquez au contraire de perdre en crédibilité si l’événement n’est pas à la hauteur. Commencez par des choses plus simples. L’expérience acquise vous permettra de voir plus grand ensuite. Sans parler du fait que bien souvent les événements organisés pour un nombre réduit de participant, mais mieux ciblés, sont les plus efficaces.
Sélectionner la date avec soin
Il ne faut pas hésiter à repousser votre événement si vous sentez que la date ne convient pas parfaitement. Vous devez tout regarder, les vacances scolaires, l’agenda des événements en lien avec votre événement, tous les événements et circonstances qui peuvent interférer, la météo. Le timing déterminera grandement le succès de l’événement.
Faire un rétro planning
Il est préférable de définir clairement les rôles plutôt que d’organiser l’événement « tous ensemble », même si tous les collaborateurs doivent bien sûr collaborer. Que ce soit vous ou non, il faut quelqu’un pour diriger, pour prendre la direction des opérations. Imaginez le déroulement de l’événement dans votre tête pour voir si chaque « partie » de l’événement est bien couverte par quelqu’un. De la sorte vous vous donnez toutes les chances de ne pas vous retrouver avec des chaises manquantes le jour d’une conférence, ou encore sans verres pour le champagne. Sans un partage précis des responsabilités, on risque de se retrouver devant une difficulté majeure qui conduira les collaborateurs à chercher un coupable. Si un collaborateur se sait responsable d’une partie du projet, il va tout mettre en œuvre pour que rien ne vienne gâcher la fête.
Estimer le budget dès le début
Attention à ce que l’enthousiasme ne vous fasse pas organiser un événement qui met en péril votre santé financière. Au début, on ne pense pas forcément à tous les détails. On peut donc être tenté de se lancer sans savoir quel sera le budget final, en se disant qu’il restera raisonnable dans tous les cas. Sauf que plus l’échéance se rapproche et plus l’addition monte, les détails coûteux négligés jusque-là se succèdent et le budget explose littéralement. Pour éviter cela, demandez au maximum l’avis de personnes ayant de l’expérience dans le domaine. Interrogez-les sur tous les éléments que vous êtes susceptible d’avoir oubliés. Pensez aussi à la possibilité d’un sponsor ou d’un partenariat pour diminuer le coût total.
Construire un plan de communication
Il faut évidemment prévoir beaucoup de temps pour attirer des participants, pour que votre événement fasse parler de lui. En fonction du type d’événement, le plan marketing peut passer par le mail, l’affichage, les réseaux sociaux… mais surtout les médias locaux. Il est indispensable que ces derniers soient prévenus suffisamment en avance pour pouvoir informer leurs auditeurs, lecteurs, internautes… Dans tous les cas, avec la concurrence des événements de ce type, mieux vaut créer le buzz pour avoir une chance de vraiment attirer l’attention.