Si la crise sanitaire nous a bien appris quelque chose, c’est que nous avons la capacité de nous organiser différemment. Que l’on parle d’horaires de travail qui s’annoncent chamboulés ou encore de lieu de travail, de nombreux éléments peuvent être revus pour transformer votre organisation personnelle. Si d’autres procédés peuvent s’avérer contre-productifs au niveau du rythme du corps, ils peuvent représenter un bon moyen de changer vos habitudes ou de créer de l’émulation.
Les Jeux Olympiques vont imposer pour celles et ceux qui ne l’avaient pas encore vécu le télétravail et demander une organisation inédite et surtout flexible. Il va falloir s’organiser en fonction des contraintes imposées dans de nombreuses villes. En quelques mots faire preuve d’une capacité d’adaptation pour que l’entreprise profite des jeux et ne soit pas en difficultés à cause des jeux.
Le lieu de travail pour un maximum de flexibilité
Première chose que vous pouvez changer et vous l’aurez surement remarqué, votre lieu de travail n’a peut-être pas vocation à être fixe. Autrement dit, vous n’êtes probablement pas obligé de passer chacune de vos heures de travail à votre bureau et bon nombre de tâches peuvent sûrement s’effectuer ailleurs. S’il s’agit d’une obligation pour bon nombre de métiers avec un télétravail encore obligatoire pour une bonne partie des collaborateurs, vous pouvez vous créer une règle de flexibilité à partir de maintenant ou pour l’avenir.
Certaines tâches peuvent par exemple parfaitement s’effectuer de chez vous alors que d’autres le seront au bureau. Vous pouvez ainsi varier votre environnement de travail. Attention tout de même dans de nombreux cas à prendre en compte votre conjoint ou famille. Bien sûr, ce changement implique que vous mettiez ou ayez mis en place les outils adéquats pour communiquer avec vos équipes au besoin à distance ou que vous puissiez réaliser votre travail de façon identique.
Chambouler vos heures de travail
Si le corps aime bien la régularité tout comme le sommeil, rien ne vous empêche de base d’éviter les heures d’affluence comme beaucoup d’entreprises le font désormais. Ainsi, si vous le souhaitez vous pouvez carrément modifier les vôtres. Si ce n’est pas très conseillé sur le long terme, vous pouvez tout de même décider de travailler de nuit et de modifier complètement votre rythme pour profiter du calme de la nuit et de l’absence de coups de téléphone ou d’emails qui deviennent généralement rares entre 20H et 07H du matin. Une manière d’optimiser votre concentration notamment si vous avez des tâches à forte concentration à faire.
Attention tout de même car votre corps peut ne pas s’habituer à ce changement rapide de rythme horaire. N’oubliez pas de prendre en compte qu’il vous faudra communiquer avec vos équipes et trouver des créneaux communs ou pour résoudre des problèmes qui peuvent par exemple surgir dans une journée (à moins que vous ayez mis des process vous permettant de ne les traiter que le lendemain ou en dehors des horaires traditionnels de bureau par exemple).
Attention tout de même à conserver des plages horaires
Que vous travaillez de jour ou de nuit, n’oubliez pas que vous avez besoin de plages horaires pour vous. Ce n’est pas parce que vous voulez gagner en efficacité temporairement que vous devez oublier que n’en êtes pas moins un être humain. Les temps consacrés au sport ou encore aux loisirs et moments de détente, ne doivent pas non plus être négligés tout comme vos heures de sommeil. Surtout votre organisme peut prendre du temps parfois à s’adapter au changement.
Il ne s’agit pas de martyriser votre corps mais avant tout de trouver pour vous une organisation optimale par rapport à ce que vous aimez mais en respectant votre santé. Si vous avez mis de côté nombre d’activités personnelles, il est peut-être temps de les réintégrer, quitte à avoir le sentiment de « perdre du temps ». N’oubliez pas que ce temps n’est jamais vraiment perdu et vous servira également à être plus productif.
Mettre en place des nouvelles technologies
Si on peut parler de lieu et d’horaires de travail, une manière de chambouler votre organisation consiste tout simplement à adapter les moyens que vous utilisez pour vous organiser. Des applications existent désormais un peu pour tout et se synchronisent les unes avec les autres. Rien ne vous empêche donc de laisser de côté votre agenda papier ou encore votre to do list fait sur le bloc-notes pour des modèles plus récents qui communiquent les uns avec les autres. Non seulement vous pourriez gagner un temps fou à l’avenir mais aussi gagner de l’espace ou éviter de transporter des objets qui pourraient vous paraître inutiles. Reste que nous avons tous nos préférences et que parfois les nouvelles technologies ne s’adapteront pas du tout à votre processus. Dans tous les cas, rien ne vous empêche de les tester quelque temps afin de savoir si quelques nouvelles pratiques pourraient vous correspondre.
Déléguer pour se réorganiser
Si vous souhaitez vous réorganiser une bonne pratique consiste à identifier également ce que vous souhaitez sortir de votre organisation actuelle et conserver. Il s’agit donc d’identifier les tâches que vous ne voulez plus faire ou qui ont des contraintes particulières comme celle d’être présent. En effet, il vous faudra identifier les bonnes personnes pour déléguer ces tâches et attention déléguer se fait rarement en un jour.
Il ne s’agit pas de vous précipiter et de « larguer » les tâches. Bien déléguer prend du temps, implique une appropriation par votre collaborateur et souvent qu’ils puissent faire appel à vous pendant quelque temps pour répondre à certaines interrogations. Votre confiance n’exclut pas de contrôler chaque tâche au moins au début et de vérifier qu’il n’y a pas d’erreurs majeures afin de rassurer le destinataire de la délégation. Une fois la délégation bien effective, vous aurez tout le loisir de vous réorganiser. Ne confondez pas vitesse avec précipitation.