Neuf cadres sur dix, soit 88% des personnes présentes à une réunion se sentent inutiles et un tiers de ces cadres s’est déjà assoupi sur sa chaise, bien que situé au premier rang. Nombreux sont ceux qui apportent leur ordinateur ou leur mobile pour ne pas perdre leur temps. Alors comment faire ? Comment optimiser les réunions ?
Évitez les messages factuels
Pour commencer, désacralisez la réunion du lundi matin ou les rendez-vous spontanés qui marquent les étapes de votre projet. Demandez-vous si ces réunions et rendez-vous sont indispensables. Qu’il soit question d’informer ou d’écouter les comptes rendus des tâches accomplies, cela semble bien inutile. Toutefois, si ces moments de rassemblement sont les seuls où les membres de l’équipe peuvent se rencontrer en même temps, réservez une salle pour les regrouper durant 15 à 20 minutes puis les orienter vers l’avenir. Pour tous les messages factuels (annonces, indications, synthèses, etc.), choisissez en priorité les outils numériques, mails, intranet, google talk, google drive, etc. En utilisant les outils de communication interne, vous diminuerez de 80% le nombre d’assemblées improductives.
Donnez un objectif précis à la réunion
Pour revendiquer son utilité, tout rassemblement doit aboutir à la résolution d’un problème. Dans ce cas, il est plus simple de trouver pour cette réunion un titre qui possède un sens. Le titre d’une réunion accrochera davantage le regard des participants qui les consulteront. Entre une réunion devenue un rituel et un regroupement dans le but de…, la motivation, l’intérêt et la mobilisation des salariés ne seront pas les mêmes. Certains baptisent d’ailleurs ces moments des « brainstorming », suggérant ainsi l’existence d’un vrai travail de réflexion. Vous gagnerez un temps monumental dans la mesure où les intéressés seront présents physiquement, à l’heure fixée et préparés au contenu du jour.
Disposez avec
L’aménagement de l’espace est primordial. Pour le confort et l’attention de votre public, proscrivez les tables rangées en forme de U. Pensez que la personne qui s’installe au bout doit jouer sans le vouloir le rôle du présentateur ou du professeur. Ne choisissez pas non plus une table rectangulaire à cause de laquelle tout l’espace est mangé et personne ne peut plus bouger. Au contraire, la configuration en cercle favorise l’échange, les interactions entre les personnes et la circulation des idées. Atteignez l’idéal en réunissant un nombre impair de membres afin d’éviter les blocages lors de la prise de décision.
Maîtrisez le temps de la réunion
Vous avez déterminé une durée pour résoudre tel problématique. Vous risquez d’être confronté à deux types de situation. Il se peut que le problème posé soit rapidement résolu, auquel cas vous pouvez interrompre la séance plus tôt. Une fois réglé le problème, inutile de jouer les prolongations. En revanche, il est possible que les discussions s’enlisent et que la seule solution pour vous soit de couper court aux débats en programmant un rendez-vous ultérieurement.
Privilégiez le mouvement et la nouveauté
Au lieu d’occuper chaque fois la salle bleue du 2ème étage, pensez à délocaliser votre équipe dans des endroits plus ou moins insolites comme la terrasse de l’immeuble (si la météo le permet), le parc à côté du parking ou le bistrot du coin (à condition de ne pas consommer d’alcool), etc. organisez des réunions itinérantes dans l’entreprise en fonction des thématiques abordées dans l’ordre du jour.
Choisissez un vocabulaire compris par tous
Le jargon employé dans les divers corps de métiers peut être un obstacle à la compréhension collective et donc, ralentir le rythme général. Que vous utilisiez des dessins, des ombres chinoises ou même des lego, tous les moyens sont bons pour clarifier vos idées avant de les partager. Un langage commun prendra vite naissance autour de la table.
Gérez les imprévus
Certains appellent cela des « incidents » et d’autres des « accidents ». Les collaborateurs d’une problématique à résoudre empruntent parfois des chemins de traverse pour trouver une solution. Bien que ce soient des échappées hors sujet, ces voies conduisent souvent à des améliorations surprenantes concernant un processus, une méthode, une organisation. Du coup, vous effectuez deux réunions en une. Autant dire que vous ne perdez pas de temps !