Pour gagner un maximum de temps, certaines bonnes pratiques au bureau peuvent vous aider. Voici quelques-unes d’entre elles pratiquées par nombre de dirigeants qui souhaitent optimiser leurs heures de travail.
Commencez plus tôt au bureau, une excellente pratique
Il s’agit du grand secret des dirigeants efficaces ! Ils arrivent avant tout le monde au bureau. S’ils se lèvent aux aurores pour arriver plus tôt que tout le monde, ce n’est pas parce qu’ils aiment particulièrement cela. Les avantages sont nombreux et à bien prendre en compte : pas de circulation ou des transports qui ne sont pas surencombrés, ni de file d’attente, aucun coup de téléphone, ni de collègues pour venir vous interrompre : vous êtes au calme et pouvez sereinement avancer sur vos dossiers complexes qui demandent une concentration particulière. Autre bénéfice caché : quand vos collaborateurs arrivent vous avez déjà le sentiment d’avoir bien avancé sur vos dossiers et vous avez le sourire aux lèvres pour les accueillir. Autre méthode, vous pouvez commencer votre journée de manière sportive afin d’avoir les idées au clair.
Rangez votre bureau
Cela peut paraître anodin mais ne pas ranger peut vous faire perdre un temps considérable. Si vous ne voulez pas passer votre temps à chercher un dossier caché parmi un tas de paperasses ou à débusquer un contrat dissimulé au fin fond de votre tiroir, il existe une solution : ranger ! Prendre quelques minutes pour ranger chaque jour le bazar sur votre bureau ou dans vos placards peut vous faire gagner du temps. Alors classez vos papiers qui trainent sur votre bureau et mettez de l’ordre sur votre table. Vous avez rangé votre bureau ?
N’oubliez pas que ce qui est valable pour votre bureau physique l’est tout autant pour votre bureau d’ordinateur. N’hésitez pas à créer des dossiers et sous-dossiers ou à archiver dans des dossiers précis chaque jour vos fichiers afin de les retrouver facilement. Objectif : pas plus 3 secondes et 3 clics pour arriver au fichier dont vous avez besoin. L’ordre doit aussi être présent dans vos fichiers numériques !
Notez tout
Il s’agit de noter tout ce que vous avez à faire pour ne rien oublier. Dès que vous pensez à une tâche ou qu’une tâche arrive, n’hésitez pas à la noter. En dehors du fait de ne pas passer votre temps à penser à ce que vous avez oublié, inscrire sur un papier ou dans un bloc-notes ce que vous devez faire vous évite de vous retrouver face à une situation qui pourrait être fâcheuse. Un email qu’on a oublié d’envoyer, un papier qu’il aurait absolument fallu remplir ce jour… peut chambouler votre planning du lendemain et générer des conséquences difficiles à gérer. Votre mémoire a ses limites et votre téléphone regorge d’applications pour vous aider à ne rien oublier.
Focalisez-vous sur l’essentiel
Avant même de créer votre planning, cernez les tâches essentielles pour le développement de votre entreprise. Posez-vous la question suivante : « Quelles sont les actions qui peuvent me permettre d’augmenter mon chiffre d’affaires et de contribuer au bien-être des salariés ? » Elles doivent être mises au centre de votre planning afin que vous soyez sûr de les traiter rapidement. Les autres tâches peuvent être placées à des heures de moindre attention, ou déléguées dans la mesure du possible. N’hésitez pas à faire la distinction entre ce qui est urgent et ce qui est important. Le président américain Eisenhower utilisait cette méthode pour fixer son agenda.
Vous pouvez hiérarchiser vos tâches de la journée en réalisant un tableau de 4 cases au besoin : les tâches urgentes et importantes que vous devez réaliser en priorité, celles qui sont urgentes mais peu importantes que vous pouvez déléguer, celles qui sont importantes mais pas urgentes et que vous pouvez remettre à un peu plus tard, et enfin les tâches non urgentes et non importantes qui sont souvent à éliminer.
Perdez du temps pour en gagner
Cela peut paraître contradictoire mais être efficace ne signifie pas être constamment dans une phase où vous produisez un maximum. Il est parfois nécessaire de prendre du recul pour améliorer sa productivité et pour trouver des solutions plutôt que de vous concentrer dans l’opérationnel. Vous n’êtes pas un robot ! Il convient donc parfois de prendre le temps d’en perdre. Il reste nécessaire parfois de vous extraire de votre travail pour vous ressourcer, prendre du recul, penser à autre chose… Ces pauses sont souvent bénéfiques une fois de retour au travail.
Il est également reconnu qu’un esprit ressourcé demeure plus productif et créatif. Alors sortez de votre travail ! Dans le même ordre d’idée, si vous vous sentez épuisé, prendre le temps de faire une petite sieste en début d’après-midi peut vous permettre d’augmenter votre productivité par la suite. Les phases de micro-sommeil sont particulièrement reconnues pour recharger les batteries et avancer plus vite et être plus concentré par la suite.
Chassez les mauvaises habitudes
Gagner du temps passe aussi par éliminer les mauvaises habitudes prises dans le but d’aller plus vite. Il est souvent tentant de faire le plus rapidement possible mais vous risquez de nuire à la qualité de votre travail et de perdre du temps à moyen terme pour résoudre les problèmes engendrés par une mauvaise exécution. Un mauvais calcul donc… C’est souvent le cas avec les emails, qui, envoyés trop rapidement à leur destinataire, peuvent être mal interprétés.
Au final, les conséquences peuvent être chronophages car soit la tâche demandée peut être mal comprise et, de fait, mal exécutée, soit l’interlocuteur peut demander des explications qui auraient pu être envoyées dès le départ et qui vont vous demander de prendre du temps à un moment qui n’est pas forcément opportun. Un autre exemple de mauvaises habitudes chronophages ? Se dépêcher et ne pas prendre le temps de ranger. Résultat votre dossier traine depuis 6 mois et va vous demander d’investir davantage de temps pour le réaliser.