Un évènement ne s’improvise jamais. Le jour J de l’événement mieux vaut avoir tout préparé afin d’éviter des erreurs de base notamment si vous n’êtes pas un habitué de l’événementiel et que vous le faites ponctuellement dans votre entreprise. Zoom sur quelques erreurs courantes lors d’événements qu’il arrive à tout le monde de faire.
Ne pas vérifier le matériel en condition
Cela peut paraître évident et pourtant ! Combien de conférences finissent sans micro qui marche, avec des vidéos qui ne se lancent pas, des fichiers non pris en charge, des connectiques non adaptées et une rétroprojection dont on ne verra jamais le jour ? Vous devez vérifier que tout le monde matériel est bien présent avant votre événement mais peut être surtout qu’il fonctionne vraiment
Rien ne sert de supposer que tout va bien se passer car le lieu a l’habitude, il faut le vérifier. N’hésitez pas à poser des questions précises qui ne seront pas « est-il possible de reprojeter un Powerpoint ? » mais plus « Puis je utiliser mon ordinateur Apple avec tel type de connectique pour reprojeter mon power point ? Avez-vous la connectique ou dois-je la ramener ? »… En bref des questions précises qui vous servent à vérifier que tout se passera bien. La plupart des soucis se passent sur des détails en la matière et finissent par « vous n’avez pas votre propre clé USB ? ». Je vous laisse imaginer la suite.
L’absence de prise en compte d’aléas
Combien d’évènements commencent avec du retard et finissent par une course contre la montre avec des pauses qui disparaissent ou qui décalent l’ensemble du programme ? Vous devez prendre en compte chaque aléa qui peut retarder le départ ou augmenter le temps d’intervention ou de passage de chaque partie.
Si vous ne prévoyez pas de battement, vous risquez fort de vous retrouver à courir après le temps et à couper des parties que vous jugez pourtant essentielles. S’il faut mettre du rythme, il faut également laisser des temps de pause pour que la concentration de vos participants soit au rendez-vous. Prenez l’habitude de bien chronométrer en amont chaque intervention et de vérifier que chaque intervenant a bien compris qu’il devait évoluer dans le timing global. Vous pouvez même créer des rappels par exemple dans la salle qui permette de mieux gérer le temps pour chacun. Ainsi, des minutes de battement son nécessaires. Par exemple, vous n’aurez pas pris en compte, le temps de sortie ou d’entrée d’un animateur sur le plateau. Or, 1 min + 1 min + 1 min… Cela fait beaucoup de minutes à la fin.
Avoir vérifié la présence de frigidaire…
Cela peut également paraître comme une évidence mais certains lieux n’ont pas de frigidaire pour conserver certains éléments comme la nourriture ou les boissons. Or, une fois celle-ci bien chaude et notamment si votre événement se passe en été, mieux vous avoir prévu les sacs de glaçons et le fait qu’ils vont fondre (car une marre d’eau ne fait jamais bien à côté de vos serveurs). La cuisine reste toujours un endroit à vérifier lors des événements et participent grandement au choix du lieu. Même dans le cas où vous y avez prêté une attention avant l’événement, rien ne vous empêche de vérifier que tout est bien fonctionnel le jour de l’événement car n’importe quel matériel peut rendre l’âme quelques heures avant votre événement. Si, si, cela n’arrive pas qu’aux autres.
Ne pas avoir prévu de plan B
Que l’on parle d’absence d’un intervenant ou encore tout simplement d’un nombre de participants à la hausse comme à la baisse, vous devez avoir prévu d’un plan B un peu partout et vous demander les incidences qu’auront chacun de ces éléments sur l’organisation entière. Par exemple, un accroissement du nombre de participants n’entraîne pas que des soucis de places assises mais bien d’autres impacts comme sur la quantité de nourriture ou de boissons commandées, le nombre de tickets de vestiaire ou de cintres, …
Chaque élément doit avoir été pensé avec une réponse appropriée. Si par exemple, vous ne pouvez accueillir de nouveaux participants, cela ne sert à rien de vous dire que vous pourrez pousser les murs. Le cas d’intervenants absents n’est pas si rare, quand bien même vous les payeriez relativement très cher. Un décès dans la famille ou un simple problème de transport peut rapidement vous obliger à faire appel à un plan B.
Les impairs lors des prestations orales
Le petit lapsus qui peut vous démolir une présentation n’est pas juste dans les rediffusions télévisées. Cette erreur reste commune surtout quand certains discours sont improvisés ou très stressants. Il est alors courant qu’un intervenant puisse raconter une énormité voire pourquoi pas, vous. Dans ce genre de cas, mieux vaut avoir prévu une personne de secours qui puisse rebondir et aider dans ce type de situation en intervenant afin d’aider à la reformulation, à vous corriger ou encore par un trait d’humour en faisant croire que vous avez tout simplement voulu faire une blague.
Gestion de l’espace théorique et réel
Cela peut paraître anodin mais la gestion de l’espace que l’on pense théoriquement ou quand on arrive sur place ne semble jamais correspondre. Il ne faut pas hésiter une fois que tout est mis en place à aller vérifier certains éléments comme l’espace disponible ou la capacité à réaliser chaque prestation en vous demandant comme sera l’espace une fois rempli. Par exemple, si théoriquement vous avez prévu de faire un buffet à la fin de votre événement mais que vous ne vous êtes pas demandé comment se passerait le rangement des chaises à la fin de la conférence, vous allez rencontrer un gros problème. En l’occurrence de bruit car bon ranger 250 sièges en 3 minutes avec une trentaine de personnes n’est jamais une partie de plaisir surtout qu’en l’espace est plein et que certains ne démordent pas de leur siège.
Nous n’avons fait ici qu’une liste des erreurs les plus courantes mais il existe de nombreuses. La première commence par ne pas avoir de check list que vous compléterez à chaque difficulté que vous rencontrerez. Dans tous les cas, n’hésitez pas à faire appel à des professionnels pour vous aider ou à prendre des conseils auprès de personnes qui en ont déjà fait, une fois votre événement bien préparé qui vous parleront des écueils qu’ils ont rencontrés.