La déconnexion vous a peut-être donné l’envie et les bonnes raisons pour ne pas vous connecter tout le temps à internet ou à votre smartphone. Pourtant, il faut bien vous tenir informé afin de réagir en temps et en heure notamment pour les demandes clients. Zoom sur quelques bonnes pratiques qui peuvent vous aider à vous déconnecter et limiter sa connexion sans nuire à sa boite.
Déléguer à vos collaborateurs
Qu’on le veuille ou non, c’est la meilleure méthode pour vous permettre de ne plus avoir à vous connecter. Si quelques irréductibles et grands comptes auront du mal à ne plus faire appel à vous directement, vous pouvez indiquer à l’ensemble de vos contacts que vous n’êtes plus celui qui répondra à leur demande mais à un responsable. Si les habitudes ont la vie dure, vous pouvez faire en sorte de transférer chaque email et que ce soit le collaborateur en question qui réponde jusqu’à ce que votre client, par exemple, s’habitue à ce que vous ne soyez plus l’interlocuteur principal. La pratique courante consiste à réaliser une mise en relation. Puis transférez tout simplement en indiquant à la personne de traiter afin que le nouvel interlocuteur puisse répondre directement. Une bonne manière de procéder si vous ne souhaitez pas vous connecter en permanence.
N’allumer vos téléphones, réseaux sociaux et email qu’à certains moments
Lorsque l’on souhaite se déconnecter ou limiter sa connexion, mieux vaut déterminer des moments où vous allez y accéder. Vous pouvez par exemple, vous connecter une fois le matin et une fois le soir. Rien ne vous empêche de le faire vers 9H et 16H. Vous pouvez ajouter une session le midi si vous recevez particulièrement beaucoup d’emails. Vous n’êtes ainsi pas dérangé pendant les plages 9H-12H ; 13H-16H par exemple.
Dans la plupart des cas, rien n’exige votre présence immédiate. Alors, autant vous déconnecter de vos différents outils et vous concentrer pendant ces plages horaires ou tout simplement profiter du calme. Rien ne vous empêche de dire que vous êtes actuellement en congés avec une connexion limitée. Cependant, indiquez le chemin à suivre si on souhaite vous faire part d’une urgence. Notamment, en faisant appel à une assistante qui se chargera de vous contacter sur un autre numéro en cas d’urgence.
Créer deux types d’emails et téléphones
Si vous souhaitez vous déconnecter sauf en cas d’urgence, rien ne vous empêche de distinguer ce qui relève de l’urgence de ce qui n’en relève pas. Ainsi vous pouvez donner un numéro de téléphone ou un email où vous joindre uniquement à vos clients ou vos proches collaborateurs. Les autres devront passer par leurs intermédiaires pour avoir ce numéro. Cette distinction peut d’ailleurs vous servir à assurer la transition. Notamment, si vous souhaitez par exemple recruter un collaborateur pour gérer l’ensemble de la relation clients. Ainsi, il n’aura qu’à prendre le téléphone ou le nouvel email pour assurer la transition. Vous pourrez ainsi le faire progressivement. Vous formerez le collaborateur aux différentes demandes en lui demandant de les analyser et de vous donner la réponse qu’il apporterait. Dans tous les cas, la sollicitation sera moins grande. Vous diviserez les appels qui relèvent de l’urgence ou de l’importance, des demandes plus traditionnelles.
Recruter tout simplement une assistante
C’est la solution utilisée depuis la nuit des temps mais qui reste toujours d’une efficacité redoutable. Si vous avez les moyens d’avoir une assistante, il s’agit souvent d’une bonne pratique qui vous évite d’être dérangé. Choisissez là avec soin car elle doit avoir toute votre confiance. L’assistante représente souvent le bras droit du chef d’entreprise. Les performantes vous connaissent par cœur. Elles savent combler vos défauts par leur professionnalisme et leur rigueur. Il n’est pas rare d’ailleurs qu’elles soient considérées au même niveau que les dirigeants dans l’organigramme. En effet, elles peuvent souvent se substituer à lui à tout moment. En plus de tout cela, il faut avouer qu’une assistante donne toujours l’image d’une entreprise pérenne et en bonne santé. A noter que certaines formules permettent d’avoir désormais des assistantes à distance. Certaines sociétés se sont spécialisées dans ce type de service, tout comme certaines ont mutualisé l’accueil.
Un travail mental avant tout
Une fois tout ceci dit, il faut se rappeler que la déconnexion est avant tout un travail mental. Il s’agit soit d’apprendre à faire confiance au travers de la délégation, ce qui n’est pas facile. Cela peut se faire progressivement comme nous l’avons vu, soit et peut-être surtout d’arriver à se déconnecter. Personne ne vous oblige à consulter vos emails aussi régulièrement. Finalement, le plus grand obstacle dans la déconnexion reste nos propres réflexes.
Le premier réflexe dans la déconnexion reste de véritablement prendre conscience qu’il existe très peu de situations où votre présence immédiate est indispensable et encore moins de situations où une personne ne peut substituer à vous. Certains dirigeants considèrent d’ailleurs que l’une de leurs fonctions est justement de ne pas se rendre indispensable. En effet, l’entreprise si on la regarde de l’extérieur prend de la valeur si elle n’est pas dépendante d’un seul homme et que son devenir n’est pas en cause si celui-ci disparaît ou est remplacé.