Certaines personnes arrivent à abattre des tonnes considérables de travail dans une journée. On se demande comment ils font pour gérer autant de choses dans une journée. Comment font ces as de l’organisation pour arriver à réaliser autant de choses en une journée sans pour autant s’épuiser ? Zoom sur quelques astuces pour vous aussi produire beaucoup plus et ne pas vous y perdre.
Les as de l’organisation ne possèdent pas tous une qualité innée d’organisation. Nombreux sont ceux qui développent une organisation performante pour dépasser leurs limites et contrer leurs mauvaises tendances. Ils sont à la recherche d’un savoir-faire qui va remplacer leur stress par de la sérénité.
Un planning bien établi
Tout d’abord les as de l’organisation ont souvent un emploi du temps préétabli qu’ils éditent parfois sous la forme de to do list. Ils ont donc une vision claire de ce qu’ils doivent faire et peuvent la consulter pour se la remémorer au besoin et éviter de tergiverser à se demander ce qu’ils ont oublié d’effectuer. Ainsi, ils la mettent régulièrement à jour et suivent l’avancée des tâches avec rigueur. Ils ont donc souvent organisé en amont le planning des tâches et ne se contentent pas de les prendre au fur et à mesure qu’elles leur parviennent. Tout simplement parce qu’ils les optimisent en fonction des autres.
Pour prendre un exemple : celui du serveur. Les serveurs bien organisés dans leur tête ne traitent pas les commandes une à une et optimisent leur trajet. Ainsi, ils vont parfois attendre d’avoir deux commandes prêtes dans un secteur pour s’y déplacer ou de devoir débarrasser une table avoisinante pour aller prendre la commande d’une autre. La capacité à regrouper les tâches qui vont ensemble et à les regrouper est essentielle pour une bonne organisation.
Une capacité à restructurer rapidement ses tâches
De la même manière, si la to do list est présente, elle fait souvent l’objet d’une réorganisation ultra-rapide de la part de ceux qui maîtrisent leur organisation. Un élément imprévu et même un retard peuvent s’intégrer rapidement dans la planification. Parfois, le programme est totalement chamboulé et c’est la capacité à anticiper les imprévus, notamment en laissant des périodes de battement qui va permettre de bien s’organiser. Certains n’hésitent pas à laisser des temps morts dans leur planning ou à rajouter des délais pour gérer tout ce qui ne passerait pas comme prévu. Si vous voulez devenir un as de l’organisation, il va donc falloir apprendre à vous organiser certes mais surtout à vous réorganiser et à inclure des tâches rapidement dans des espaces non programmés de votre emploi du temps.
Ils savent temporiser
Les as de l’organisation le savent : on ne peut pas systématiquement exécuter tout de suite tout et il faut parfois savoir temporiser certaines tâches non prioritaires pour les traiter simultanément avec d’autres pour être performant. La capacité à dire « pas tout de suite » est évidemment une des qualités de ceux pour qui l’organisation est essentielle. Si certains veulent absolument se montrer réactifs, ils agissent parfois sans prendre en compte qu’ils risquent de perdre davantage de temps à répondre immédiatement à une tâche qu’en la temporisant. Rien ne sert de courir à celui qui est bien organisé ! Pour cela, vous devrez développer une sensibilité sur l’urgence d’une tâche et savoir vous affirmer parfois quand vous ne pouvez en inclure une dans votre organisation.
Ils ne procrastinent pas
Cela peut paraître évident mais la capacité à bien s’organiser est intimement liée à votre capacité à ne pas procrastiner. A défaut, vous allez vite bouleverser sans cesse votre planification. Plusieurs méthodes existent pour ne pas procrastiner comme le fait de toujours commencer une tâche même partiellement et d’aller d’étape en étape ou d’éviter tout facteur de distraction qui pourrait vous inciter à ne pas vous lancer dans une tâche comme votre téléphone qui ne cesse de sonner et qui vous déconcentre toutes les trois minutes. Savoir maîtriser sa « flemme » est essentiel pour rester organisé et savoir avancer.
Une personne organisée et qui ne procrastine pas peut parfois produire plus du triple d’une autre. Autant dire qu’elle pourrait travailler un jour sur trois pour le même rendu ! Bien entendu, pour arriver à ne pas procrastiner, il faudra trouver les techniques qui marchent sur vous. Certaines sont présentes dans des articles du site Dynamique alors n’hésitez pas à aller les rechercher notamment grâce au moteur de recherche.
Elles savent dédier du temps à l’organisation
Les as de l’organisation le sont d’abord parce qu’ils passent du temps à s’organiser. Souvent, dans la précipitation, nous avons tendance à vouloir enchaîner les tâches et nous négligeons de nombreux détails que les as de l’organisation, eux, ne laissent pas en plan. Tout simplement pour ne pas avoir à revenir parfois juste pour traiter ce qui ne l’a pas été. Il suffit parfois de quelques secondes ou minutes pour ne pas se créer des tâches supplémentaires qui vous dissuaderont de les finir.
Par exemple, si vous avez traité une partie de la matinée votre comptabilité, rien ne vous empêche de bien ranger le tout là où tout à sa place avant de passer à la tâche suivante. A défaut, vous pourriez bien vous retrouver au fur et à mesure de la journée avec une montagne sur votre bureau qui vous demandera beaucoup d’énergie à ranger. Réfléchir en amont pour réorganiser les tâches qui vont ensemble comme nous l’avons vu plus haut peut permettre également de gagner beaucoup de temps. Autrement vous pouvez au moins établir une liste le matin avant de commencer votre journée ou en fin de journée avant de rentrer chez vous.
Elles savent déléguer
Un as de l’organisation sait ce qui va lui faire perdre énormément de temps et n’hésite pas à déléguer des tâches chronophages alors que d’autres pourraient s’en charger. Imaginons qu’une personne soit en prospection et doive aller voir un client dans le secteur où vous avez à récupérer un colis et bien ce qui sera source de gain de temps sera sûrement que vous pensiez à demander à votre collègue de le prendre quitte à le soulager d’une partie de son travail afin que les deux personnes gagnent du temps. Chacun sera content d’éviter des pertes de temps et rendra service à l’autre. Une question de savoir-être également avec les autres.
Elles mettent en place des habitudes
Qu’on le veuille ou non, s’organiser et produire de manière intense tout une journée demande énormément d’efforts. Pour diminuer vos efforts, il vous suffit d’en intégrer certains dans vos habitudes afin que votre cerveau traite automatiquement certaines tâches sans que vous n’ayez même eu besoin d’y penser. Par exemple, si vous êtes habitué à poser vos clefs au même endroit, vous devriez les poser à chaque fois au même endroit ce qui vous évitera de les chercher d’une part et ne vous demandera aucun effort d’autre part et de vous stresser inutilement. Il en va de même pour toutes les tâches professionnelles qui peuvent être d’une certaine manière automatisées par votre cerveau. Vous n’aurez alors de sensation d’effort que quand vous effectuerez volontairement une tâche qui ne rentre pas dans ce cadre.