Au moins une heure, c’est le temps qu’il vous est promis de gagner si vous respectez scrupuleusement chacun des conseils suivants. Alors prenez le temps de lire cet article si vous êtes un accro à votre boite email.
Vous en avez marre d’être spammé et vous passez un temps considérable sur votre boite email ? Vous attendez certaines nouvelles et le flot ininterrompu d’emails dans votre boite vous rend fou (et surtout improductif) ? Voici quelques conseils pour ne plus subir les persécutions de votre boite Outlook !
Sachez éteindre votre boite email et ne la consultez que 3 fois par jour :
si vous n’attendez pas d’emails ultra urgents qui nécessitent une réponse immédiate, essayez de fermer votre boite Outlook pour ne pas être déconcentré par le flot de messages surtout s’ils vous sont signalés par une alerte. De manière générale, vous ne devez pas la consulter tout le temps sous prétexte de rater l’affaire en or qui ne pourrait pas attendre quelques heures. Consultez votre boite emails à des moments précis que vous aurez choisis selon votre rythme de travail : le matin, le midi et le soir. Programmez si nécessaire dans votre planning un temps dédié à la réponse aux emails.
Éradiquez les spams :
la bonne pratique qui peut vous faire gagner du temps ! Désabonnez-vous des newsletters qui ne vous sont pas utiles ! Vous allez constater que vous allez vite gagner un temps fou et que le nombre d’emails reçus chaque jour va diminuer en flèche. N’hésitez pas à vous équiper d’un anti-spams performant pour ne plus recevoir des emails qui polluent votre boite. Prenez le temps dès que vous recevez un spam, de le noter comme « indésirable » dans votre boite Outlook.
Créez des réponses types :
on vous sollicite souvent pour les mêmes questions et vous avez l’habitude d’envoyer souvent le même type de réponses à vos interlocuteurs ? Cessez de retaper chaque fois le message de A à Z. Vous pouvez créer un message type que vous intègrerez et personnaliserez au besoin. Pour cela, créez un nouveau message dans Outlook, surlignez le message à enregistrer, et cliquez dans Insertion puis dans QuickPart. Pour intégrer ce texte dans un email, il suffit de cliquer sur QuickPart et de sélectionner le message désiré. N’oubliez pas également de créer votre signature afin de ne pas avoir à retaper vos coordonnées à chaque fois.
Créez-vous plusieurs adresses email :
si vous avez peur de rater l’affaire en or et que vous voulez recevoir les informations clefs, il suffit de vous créer plusieurs adresses : une dédiée aux clients, l’autre aux collaborateurs, la troisième réservée aux newsletters… Outlook vous permet par exemple de faire apparaître les emails de comptes différents sur une même interface. Une bonne manière de gagner du temps si vous souhaitez rester connecté à l’essentiel. Cependant, faites attention à bien communiquer les bonnes adresses aux bonnes personnes.
Archivez ou jetez les emails au fur et à mesure :
votre boite de réception ne reste opérationnelle que si vous n’avez pas des milliers d’emails qui s’accumulent ! Lorsque vous recevez un message, prenez le temps de le classer dans un dossier thématique. S’il ne sert à rien, jetez-le ou mettez-le dans un dossier généraliste si vous pensez qu’il peut toujours vous servir plus tard. Une boite email vide représente une source de satisfaction, adoptez la zen attitude et faites le vide !
Préférez le téléphone aux emails :
si envoyer un message peut parfois s’avérer plus pratique et rapide que de passer un coup de fil, il ne faut pas fuir votre téléphone sous prétexte d’éviter de perdre du temps avec une personne. Ceci est d’autant plus vrai quand vous avez une information à transmettre. Parfois, un petit coup de téléphone de 30 secondes sera plus efficace que de rédiger un email, puis d’attendre le retour du destinataire. Les retours restent plus rapides en direct et vous gagnez du temps : rédiger un email reste plus long qu’un échange par téléphone. Plus efficace, mais aussi plus humain !
Pendant vos absences, configurez un message automatique :
il n’est pas rare d’être sollicité quand vous êtes en vacances. Pour éviter de renvoyer les gens manuellement vers vos collaborateurs et les informer de votre indisponibilité vous pouvez paramétrer une réponse automatique indiquant votre absence. Vos destinataires éviteront alors de vous envoyer des flopées de relances d’emails et se dirigeront vers la bonne personne. Vous pourrez ainsi mieux profiter de vos temps de repos et vous ressourcer sans stresser. De plus, cela vous évitera de devoir gérer une montagne de messages à votre retour.
Créez des groupes de destinataires :
si vous avez des emails qui doivent systématiquement arriver à un groupe de destinataires ou qui concerne l’ensemble de votre équipe ou les collaborateurs d’un des pôles de l’entreprise, il est peut-être temps de créer un groupe de destinataires. Vous évitez ainsi de perdre du temps à rechercher à chaque fois l’ensemble des destinataires concernés et d’intégrer à chaque fois toutes leurs adresses. Même si cette action vous prend du temps quand vous l’effectuerez et qu’elle vous rebute, elle vous fera gagner du temps mais aussi vous permettra de n’oublier personne si vous êtes dans l’urgence. Rien de plus simple : cliquez sur Nouveau groupe dans Outlook, puis entrez les noms et adresses des destinataires du groupe.
Halte à la « mise en copie » :
Il est tentant d’être informé de tout et de demander d’être mis en copie « pour info » afin de disposer des éléments au besoin. Si vous n’êtes pas concerné directement par une information, il est peut-être judicieux de définir à vos collaborateurs ce qui doit vous être envoyé en copie ou non. Les boites emails des dirigeants sont remplies d’emails qui ne les concernent pas. Pour gagner un temps « fou » chaque jour, demandez à vos collaborateurs d’éviter au maximum cette pratique qui les rassure peut-être mais qui peut être contre-productive pour vous. Demandez-leur de vous envoyer directement un message si besoin.
Supprimez-vous des listes de diffusion :
La plupart des boites emails vous permettent de vous retirer discrètement d’une liste de diffusion d’un échange d’emails. Si vous trouvez que les messages ne vous concernent pas directement. Au lieu de passer votre vie à supprimer des emails où chacun répond, enlevez-vous de cette liste. Dans Outlook, par exemple, cliquez sur la touche « ignorer ». Les échanges suivants n’apparaîtront plus dans votre boite mail, mais vous seront tout de même accessibles si besoin.