La réunion à distance fait aujourd’hui partie du quotidien mais il faut bien distinguer celle qui est liée à la vie personnelle de la vie professionnelle. Réussir sa réunion à distance demande de bien cerner de nombreux détails. Ce n’est pas parce que vous êtes à distance que vos réunions ne doivent ressembler à rien. La plupart des managers encore mal habitués aux outils de communication à distance rate carrément leur réunion. S’ils sont souvent rôdés à les réaliser en présentiel, elles peuvent virer au cauchemar lorsqu’elles sont réalisées avec l’aide d’outils tels que Skype ou autre logiciel de visio-conférence. Zoom sur des fondamentaux à ne pas oublier.
Webcam ou pas ?
Dans le cadre où vous faites une caméra à distance, vous pouvez opter pour utiliser votre caméra mais également que les participants puissent faire de même. Si vos collaborateurs travaillent de chez eux, n’oubliez pas que certains n’auront pas forcément envie de partager leur intimité et que la caméra peut représenter un frein à leur participation ou à leur concentration.
La présence de la webcam possède cependant plusieurs avantages non négligeables. Déjà vous pouvez rapidement identifier qui parle et de voir les réactions lors de votre intervention et adapter votre discours par exemple si vous ressentez que la personne n’a pas compris. Vous pouvez également faire un modèle mixte ou ceux qui le souhaitent mettent la caméra et ceux qui ne le souhaitent pas insèrent une photo ou un avatar par exemple.
La distance par rapport à la caméra
Si vous avez décidé d’utiliser la webcam, sachez que certains semblent oublier que lorsqu’ils se positionnent face à la caméra, une distance est nécessaire pour bien voir leurs mains par exemple ou leur corps. Ils ont tendance à se positionner à une distance très proche de la caméra et on ne voit plus qu’une partie de la tête de la personne, ce qui non seulement rend la présentation plus terne mais ne donne pas du tout envie de la regarder.
Pour commencer, n’hésitez pas à mesurer la distance avec votre caméra lors de votre présentation. Arrêtez de vous regarder sans arrêt car ce n’est pas ce qui est important. Au besoin n’hésitez pas à rétroprojeter votre écran sur une surface plus grande pour bien voir l’expression des autres participants. Votre but est d’animer votre présentation comme si vous étiez physiquement avec les personnes et non pas de rester statique. Vous devez dynamiser par votre présence votre présentation et éviter l’effet expert qui raconte son expertise avec grand ennui. Ne copiez surtout pas ce qui se fait à la télévision
Vérifier ce qu’il y a derrière vous
Avant de commencer votre présentation, vérifier ce qui rentre dans le champ de la caméra, le moindre objet peut intriguer voire perturber votre auditoire. Vérifiez donc par exemple que vos trophées de pétanque ne traînent pas derrière vous ou tout autre élément perturbateur. Évitez que vos enfants débarquent en pleine réunion en fermant la porte par exemple (si cela s’est déjà vu en direct dans les informations !). Votre décor doit être à l’image de votre présentation. Ne le négligez pas car vous risquez de perdre l’attention que l’on vous porte. Il n’y a qu’à voir l’allocution du président de la République le 25 mars avec la personne qui faisait coucou derrière pour voir que de nombreuses personnes se dissipent rapidement.
Prenez du bon matériel
Rien de pire qu’une présentation qui bug. Vérifiez que votre matériel ainsi que votre débit soit suffisant pour que votre présentation soit la plus fluide possible. Votre qualité d’image doit être optimisée pour éviter au maximum la pixellisation et que l’on puisse bien suivre vos mouvements voire vos explications par exemple si vous avez un tableau explicatif derrière vous. N’hésitez pas à vous doter d’une bonne caméra qui puisse par exemple vous proposer de zoomer à distance. Un autre élément est fondamental : le micro et les écouteurs qui sont reliés. Si vous souhaitez pouvoir vous déplacer et ne pas vous retrouver trop près de votre écran, la possibilité d’avoir un casque reste fortement recommandée notamment sans fil. Vous pouvez ainsi faire une présentation qui soit vivante à l’image même d’un show.
Comme pour une réunion physique
Dans les réunions physiques, vous n’hésitez pas à avoir une accroche percutante, à prendre des nouvelles ou encore à établir un ordre du jour. C’est pareil pour les réunions à distance. Vous devez de la même manière préparer vos réunions pour qu’elles soient efficaces et aborder tous les points à l’ordre du jour. N’hésitez pas à avoir une accroche percutante et à commencer à l’heure ou à vous enquérir de la santé de chacun. Les soucis techniques ne peuvent pas toujours être l’excuse pour commencer en retard et il vous faut avoir la même discipline que pour les réunions physiques.
N’oubliez pas de faire interagir vos interlocuteurs et de bien laisser du temps de parole aux participants comme dans les réunions qui se passent au bureau. Essayez d’être le moins monocorde possible car vous risquez vite de passer pour un médecin parlant aux 20 heures sinon. Tout comme chaque réunion physique, n’oubliez pas de faire un débriefing et un suivi.
Utilisez les outils de partage d’écrans
Il existe de très nombreux outils de partage d’écrans à distance pour animer vos réunions. Par exemple Mikogo qui dans sa version gratuite vous permet de partager votre bureau d’ordinateur avec un maximum de 10 participants ainsi que de planifier vos sessions et de réaliser des invitations. D’autres outils existent comme Join.me, Team Viewer, AnyMeeting ou encore Skype. Vous avez l’embarras du choix ou encore des logiciels comme LiveMinutes si vous souhaitez partager des documents à distance ou encore les annoter.
Les réunions à distance reprennent quasiment toutes les bonnes pratiques des réunions physiques. Elles demandent cependant de bien maîtriser la technicité et de prendre en compte certaines particularités qui font qu’elles se réalisent en télétravail. Les outils techniques jouent un rôle bien plus important que dans une réunion classique, ne les négligez donc pas.