Après des semaines de grèves intenses et le coronavirus qui arrive en France, il est fortement possible que vos salariés vous demandent désormais de faire du télétravail. Si un accord collectif ou de charte peut régir la situation de votre entreprise, il s’agit la plupart d’une négociation qui se déroule de manière individuelle. Comment rédiger un avenant au contrat de travail ?
Pour commencer sa rédaction, vous devez bien entendu identifier les deux parties avec des formules du type « entre les soussignés, le nom et l’adresse de chaque partie ». Il vous faudra alors définir la fréquence et le nombre de jours télétravaillés que ce soit par semaine ou par mois. Vous pouvez les définir à l’avance ou les fixer selon les semaines. Il s’agira donc en amont de cerner tous les paramètres liés au télétravail afin que cette nouvelle manière d’organiser le travail soit considérée par les deux parties comme un bénéfice.
Prévoir une période d’adaptation.
Vous pouvez, pour commencer et si le télétravail n’est, par exemple, pas encore mis en place de façon systématique dans votre entreprise prévoir une période d’adaptation. De nombreuses entreprises la pratique pour plusieurs raisons. Déjà, vous pouvez ainsi vérifier l’aptitude de votre salarié à travailler en télétravail mais pas seulement. Une période d’adaptation vous permet de vous assurer que l’absence du salarié ne provoque pas des perturbations dans l’entreprise dans le service auquel il s’intégrera et bien sûr que le télétravail lui convienne.
Certains salariés ne s’adaptent pas en effet au télétravail que ce soit parce que les conditions ne s’y prêtent ou pour une question de motivation. En effet, l’entreprise c’est une communauté dans laquelle on tisse des liens humains. Le fait d’être loin de entreprise selon la personnalité peut générer parfois un état dépressif. Dans les deux cas, chaque partie peut unilatéralement décider dans cette période de revenir à la formule antérieure.
Définir les modalités de retour
Dans le cas où le télétravail ne convient pas après la période d’adaptation ni à l’une ou l’autre partie, insérer dans l’avenant les modalités de retour peut s’avérer une bonne pratique. Vous pourrez ainsi inscrire dans l’avenant que le télétravailleur peut prioritairement réintégrer un poste de travail. Il se peut alors que le poste disponible ne corresponde pas au poste antérieur. Si un certain temps s’est écoulé et il vous faudra alors vérifier que les règles relatives aux priorités d’embauche ou de réembauche soient respectées. L’employeur peut également en faire la demande dans certains cas comme le fait qu’il y ait eu une réorganisation de l’entreprise ou encore que les conditions pour que le salarié soient éligibles ont disparues. Dans tous les cas, vous devez le notifier par lettre avec AR.
Le lieu du télétravail
Si on peut penser que le lieu du télétravail peut se faire un peu n’importe où, il faut sur le principe dans l’avenant définir un lieu de travail. Celui-ci est en général le domicile du salarié. Il devra ainsi en cas de changement d’adresse vous avertir afin que les conditions du télétravail correspondent à celles qui avaient été définies. Vous devrez en accuser réception et donner votre consentement.
La définition d’horaires de travail
Si on peut penser que télétravail rime avec horaires flexibles, il s’agit en réalité de définir les plages horaires pendant lesquelles votre collaborateur travaille. Ceci est d’autant plus vrai si les horaires collectifs de travail existent et il faudra préciser les horaires de repas et pauses. Ces horaires devront correspondre aux durées maximales de travail autorisées. Les heures supplémentaires doivent ainsi définies. Le télétravail n’implique pas forcément une liberté de s’organiser comme le salarié l’entend car comme pour les salariés présents dans les locaux, il vous faut mettre en place un système pour contrôler le temps de travail afin d’établir une réelle équité. Bien entendu les systèmes où le salarié déclare ses heures sont possibles ou tout simplement des systèmes installés sur l’ordinateur afin de calculer le temps de connexion.
Le principe d’égalité avec les autres salariés
Ce n’est pas parce que la personne est en télétravail que sa charge de travail ne doit pas être comme les autres, elle ne doit ni être à son avantage, ni à son désavantage. Tous les résultats exigés doivent correspondre aux salariés qui sont présents au sein de l’entreprise. Les obligations comme l’entretien annuel sont également à respecter.
L’équipement du télétravailleur.
Comme pour tout salarié, l’accord doit définir dans l’idéal le matériel mis à disposition pour exécuter la mission ainsi que ses restrictions d’utilisation. Le matériel informatique est en général particulièrement visé. Surtout vous devez définir ce qui se passe en cas de dysfonctionnement du matériel et nommé la personne ou le prestataire qui devra intervenir sur celui-ci. Si le salarié utilise son propre matériel, il convient de définir la mesure dans laquelle la conformité sera vérifiée surtout quand celle-ci lui donne accès aux codes de l’entreprise. Aujourd’hui la grande préoccupation des entreprises est la cybersécurité et il faut y être attentif pour préserver la sécurité de vos données.
Les coûts engendrés par le télétravail
S’il l’obligation de prendre en charge les frais relatifs au télétravail a disparu et on pense notamment à tous ceux liés au matériel informatique et aux logiciels ainsi que les coûts afférents à leur maintenance, l’obligation de fournir les moyens nécessaires à la bonne exécution de la tâche n’a pas disparu. Vous ne pourrez ainsi reprocher à votre salarié son absence de résultat si vous ne lui avez pas fourni les moyens de le faire, ce qui peut paraître logique. Il faudrait définir l’ensemble de la prise en charge des coûts dans l’accord, ce qui évitera toute contestation par la suite.