Dans le monde de l’entrepreneuriat comme du travail, il existe des petits détails qui nuisent beaucoup à votre travail, qui peuvent vous faire perdre un temps précieux et qui ne coûtent pourtant quasiment rien. A défaut d’adopter le bon comportement ou d’avoir le bon matériel, vous pouvez jusqu’à doubler ou tripler votre capacité de travail pour le même rendu. Zoom sur certaines bonnes pratiques et objets à adopter immédiatement.
Les japonais ont le sens du détail et cela on peut le constater dans leurs paquets cadeaux qui relèvent de la perfection. Ce souci du détail, on le retrouve dans la calligraphie et l’art de l’Ikebana. Mais bien plus encore dans le travail et dans l’organisation des entreprises. Cette parenthèse pour mettre en exergue l’importance des détails.
Avoir tout le matériel de bureautique, un détail d’importance
A défaut d’avoir tout votre matériel de bureautique nécessaire à l’accomplissement de votre tâche et qu’il soit bien organisé, vous allez perdre en efficacité. Feuilles, agrafeuse et ses agrafes, scotchs, stylos, ôte-agrafe, post-it éventuellement … représentent des matériaux que vous devez nécessairement avoir à portée de main pour ne pas avoir à les chercher ou à aller vous approvisionner quand vous en avez besoin. Il s’agit d’un matériel de base que vous devez absolument avoir, notamment si vous travaillez chez vous. Si tout dépend de ce que vous utilisez, vous devez l’avoir à disposition car il pourrait par leur absence vous conduire à ne pas exécuter certaines tâches ou à les reporter.
Mais aussi…
Dans certains métiers, vous pourrez vous passer du matériel informatique mais il faut se l’avouer : un ordinateur pour imprimer, un scanner et une imprimante (avec ses cartouches) sont très souvent utiles et les avoir dans un endroit adapté à votre travail n’est pas un luxe. Ne serait-ce que pour transférer certaines factures ou devis à vos clients ou à votre comptable si vous avez opté pour une transmission numérique. En outre, disposer d’une souris, cela ne paraît rien mais le fait de pouvoir scroller peut très rapidement vous faire gagner en performance. L’achat de ce type de matériel n’est dans la plupart des cas pas une fantaisie.
Avoir accès de manière permanente à Internet et vos emails
Les cadres passent de plus en plus de temps sur internet et c’est également vrai pour les entrepreneurs. Il faut vous apprendre à ne plus les consulter sans cesse et surtout à ne pas procrastiner à cause d’eux. Vous devez prendre de bonnes habitudes car vous allez gagner en efficacité à les consulter ou encore à vous déconcentrer dans une tâche. Par ailleurs, vous n’êtes pas dans l’obligation de répondre dans l’heure et à chaque instant dans 99% des cas donc optez soit pour une automatisation de vos process, soit pour la prise de bonnes habitudes comme de finir une tâche avant de vous lancer à la consultation des uns ou à la recherche pour les autres. Vous pouvez vous fixer éventuellement des horaires pour y accéder.
Créer une organisation efficace
Si vous passez des heures à rechercher un document ou encore à fouiller dans vos dossiers, vous allez gaspiller à mauvais escient votre énergie chaque jour. S’organiser que ce soit sur votre de travail physique ou virtuel demeure une nécessité. Le « bordel organisé » n’existe pas car vous faites juste appel à votre mémoire qui pourrait être « encombrée » par des données bien plus intéressantes. Prenez quelques instants chaque jour pour mettre chaque chose à sa place, donnez le bon nom au bon dossier et rangez le tout. Arrêtez d’empiler tous vos dossiers et créez vous des espaces de rangement.
Connaître et mettre en place des raccourcis/ favoris, un détail gain de temps
Si vous allez fréquemment sur les mêmes sites et que vous recherchez tous azimuts vos mots de passe et login, vous allez perdre des moments précieux chaque jour. Passez 5 minutes à apprendre comment faire pour les créer des raccourcis ou une signature électronique automatique n’est pas gage de perte de temps mais de gain. Nombreux sont ceux qui n’ont pas envie d’apprendre mais qui en réalité dépensent du temps inutilement à faire toujours les mêmes petites actions. De la même manière les raccourcis claviers ne sont pas un luxe et, ne vous inquiétez pas, vous allez très rapidement les mémoriser si vous décidez d’y avoir recours. Vous pouvez également prendre quelques cours de dactylos pour accélérer votre frappe.
Télécharger les applications utiles, un détail reflet de votre performance
On ne croirait pas mais le nombre de personnes qui n’utilisent pas une application car ils n’ont pas envie de la télécharger ou d’apprendre à s’en servir est impressionnant. Pourtant disposer de ses applications bancaires ou encore de communication peut vous faire gagner énormément de temps. Les applications personnelles font de même ou encore le fait de synchroniser ces différents appareils ce qui vous évitent de devoir réécrire 40 fois la même chose dans 40 endroits différents. Paramétrer sa boîte email vous sera par exemple utile lors de vos déplacements ou tout simplement la réception de notification ou non de la part de votre appareil mobile.
Gérer ses postures de travail, un détail centré sur le bien-être
Les études prouvent que l’alternance entre station assise et station debout ne serait pas que bénéfique au niveau de la santé mais également de la productivité. Les personnes alternant les différentes postures pour travailler auraient une productivité jusqu’à 50% supérieure. Se doter du mobilier si vous en avez l’espace ne serait donc pas un luxe. Pensez-y pour vous et vos équipes comme à l’aménagement de vos bureaux.
Créer une to do list, un détail ?
Plutôt que de penser sans arrêt à ce que vous avez à faire et à vous demander ce que vous avez oublié de faire aujourd’hui n’est pas une bonne pratique. La mise à jour de la to do list prend certes un peu de temps mais vous permet de vous concentrer sur chaque tâche les unes après les autres. Surtout, elle vous évitera la procrastination lorsque vous aurez un coup de mou. Vous n’avez pas forcément besoin d’un logiciel complexe avec alertes, un simple bloc-notes suffit !
Aérer votre esprit, un détail loin d’être superflu
Si vous croyez encore que vous êtes concentré car vous n’avez pas bougé de votre bureau depuis 8 heures et que vous êtes sur la bonne voie, vous avez de fortes chances d’être dans l’erreur. Sans vous en apercevoir votre cerveau ralentit et vous produisez de moins en moins. Sans compter les risques pour votre santé à rester dans la même position, vous devez laisser des moments à votre esprit pour vaquer à une autre occupation ou tout simplement reposer vos yeux. Prendre des pauses augmente paradoxalement votre productivité et surtout votre créativité. Vous pouvez en profiter pour vous demander où vous pourriez gagner du temps d’ailleurs !