Ça y est ! Nous sommes lundi matin. En ce début de semaine, vous repartez de plus belle et vous pouvez vous demander ce que vous pourriez changer et prendre le bon chemin vers la réussite entrepreneuriale. Voici quelques bonnes habitudes simples à adopter pour vous mettre sur les bons rails.
Prendre soin de vous
Comme tous les matins, vous partez au bureau rejoindre à peine réveillé vos collaborateurs. Vous n’avez pas pris le temps de bien faire votre toilette et de prendre soin de vous. Rasage express, douche en 5 minutes et déjeuner rapide englouti. Peut-être serait-il temps de commencer par changer cette habitude qui vous met dans l’urgence dès le matin. Dites-vous que votre apparence et votre santé compte. N’hésitez pas à prendre le temps de faire du sport, de bien vous préparer et de petit-déjeuner comme il se doit. Prenez ce temps comme un temps qui a la même valeur que le travail. Ce n’est pas parce que vous êtes submergé d’urgences que vous ne devez pas prendre du temps pour vous. Pareil pour le midi : prenez le temps de manger !
Consacrer quelques minutes à la gestion
Chaque mois, vous cumulez la gestion jusqu’à la dernière minute pour réaliser votre TVA. Vous cherchez vos factures que vous ne retrouvez plus ou vous devez aller retrouver celles qui vous manquent. Vous y passer la journée pendant lesquelles la bonne humeur n’est bien sûr pas au rendez-vous et en plus vous voyez passer des urgences qui vous mettent de plus en plus en retard. A partir de ce lundi, il serait peut-être temps de changer vos habitudes et de consacrer chaque jour entre 45 minutes et une heure à votre gestion. Transmettez dans la mesure du possible immédiatement les éléments à votre comptable. Vous verrez cela fait un bien fou de se dégager des tâches répétitives et, de toute manière, vous auriez dû le faire au début du mois.
Créer des raccourcis / des réponses types
Plutôt que retaper chaque mois, semaine ou jour, pourquoi ne prendriez-vous pas 5 minutes pour créer des raccourcis sur votre navigateur ou encore des réponses types à cet email que vous envoyez de temps en temps. Vous allez gagner un temps considérable en prenant seulement quelques secondes alors commencez à créer vos raccourcis, mémorisez les mots de passe qui ne sont pas dangereux et prenez 5 minutes pour rédiger les emails types qui vous serviront dans différentes situations : commercial, réclamation client, demande d’informations, … Bref tout ce qui est répétitif et se reproduit. Mettez surtout des raccourcis sur les endroits où vous devez aller chercher vos factures.
Faire une sauvegarde automatique
Le risque plane sur vous d’une cyber-attaque ou plus simplement que votre matériel tombe en panne ou soit volé. Vous y pensez et de temps en temps vous procédez à une sauvegarde de l’ensemble de vos données. Plutôt que de faire planer ce risque, vous pourriez tout simplement mettre en place un système de sauvegarde automatique de vos données qui vous permettra de garder l’esprit tranquille. Il existe des solutions peu coûteuses qui vous feront gagner énormément de temps et qui peuvent même se dérouler pendant la nuit
Créer des procédures
Tous vos salariés peuvent être absents à un moment donné ou un autre y compris vous. N’hésitez pas à faire créer des procédures et à interroger vos salariés sur leurs principales tâches. Vous pourrez ainsi mieux visualiser leur travail et faire rédiger des procédures. Agissez de même pour vous en vous interrogeant sur toutes vos fonctions. Si vous ne savez pas trop ce que vous faites car vous faites tout au fur et à mesure que les tâches arrivent, notez-les. Il vous suffira alors de créer une procédure qui pourra vous servir à déléguer en temps utile. Si vous n’êtes pas certain qu’elle soit claire, donnez-la à celui à qui vous la délégueriez et voyez s’il arrive à la réaliser sans votre aide. S’il vous pose des questions, répondez-y et modifiez la procédure pour qu’elle soit plus explicite. Vous aurez bientôt un classeur qui vous permettra de vous remplacer au besoin. N’hésitez pas à noter les noms de ceux qui ont réalisé les tâches pour leur transmettre à nouveau la procédure si vous partez en vacances par exemple.
Ne plus procrastiner
Les tâches que nous n’avons pas envie d’effectuer demeurent souvent des tâches qui ne sont pas si dures que cela à réaliser. Il suffit la plupart du temps de se lancer. Une bonne habitude consiste à commencer la tâche par petits segments jusqu’à sa fin. Nous bloquons souvent sur des choses insignifiantes que nous reportons alors que qu’une fois lancé dans la tâche, nous arrivons à la réaliser en seulement quelques minutes. Alors arrêtez de procrastiner et commencez votre tâche. Vous verrez que c’est très loin d’être aussi dur et que bientôt vous l’aurez fini !
Prendre du temps pour vos salariés
Il se peut que parfois vous soyez tellement occupé que vous vous rendiez inaccessible pour vos salariés. Prenez le temps de les écouter et de voir s’ils rencontrent des difficultés. Ils apprécieront votre écoute et vous pourrez résoudre des situations ou les aider à améliorer leur performance. Cherchez les points de blocage et vérifier que tout va bien. S’ils rencontrent une difficulté personnelle, n’hésitez pas à faire preuve d’empathie.
Visualiser l’avenir
A force d’être dans l’opérationnel, vous en oubliez souvent l’avenir. Pourtant, vous devez visualiser les futures évolutions de votre entreprise afin d’en améliorer le fonctionnement. Prenez le temps nécessaire pour vous projeter dans les mois ou les années qui viennent. N’hésitez pas à anticiper un surcroît de travail et à chercher des solutions pour automatiser un maximum les différentes tâches de chacun afin qu’ils soient prêts le temps venu. Ce n’est pas lors du rush que vous pourrez le faire alors commencez dès aujourd’hui à trouver des solutions. Consacrez quelques minutes par jour à cette recherche pour ne pas vous retrouver tout le temps dans la précipitation.
Prenez de l’avance
Si vous êtes dans un moment particulièrement calme de l’entreprise, il s’agit parfois de ne pas se reposer sur ses lauriers. Prendre de l’avance aujourd’hui vous permettra d’anticiper les difficultés de demain. Alors faites un petit effort et prenez un peu d’avance. Arrêtez de vous retrouver à faire les tâches au jour le jour. Vous pouvez tomber malade ou il peut vous arriver un accident. Alors anticipez de manière à ce que vous évoluiez chaque jour dans un climat serein où rien n’est nécessaire. Vous devez faire rentrer ceci dans vos habitudes. Vous verrez on se sent beaucoup mieux quand il n’y a pas d’urgences.