A trop vouloir vous précipiter dans la réalisation de vos tâches, il est clair qu’il vous arrive de ne pas penser à l’avenir. A force de vouloir exécuter celles-ci tout de suite sans penser aux prochaines actions, nous perdons énormément de temps. Il faut savoir parfois perdre du temps pour en gagner. Alors si vous n’êtes pas dans le feu de l’urgence immédiate, il est peut-être le temps de consacrer une demi-journée pour en gagner des milliers sur l’année.
Préparez vos réponses
Il n’est pas rare que certaines actions se répètent dans le temps. Par exemple, un email commercial ou une réponse qui est quasiment toujours identique. Pour bien commencer, vous pouvez donc tout simplement préparer des emails de réponses automatiques. Ou tout simplement prendre 1 minute pour faire en sorte que l’email que vous êtes en train d’écrire soit stocké quelque part de rapidement accessible. Vous allez perdre énormément de temps à réécrire ces 3 phrases de réponse qui reviennent tout le temps ou tout simplement à apposer votre signature. Gagnez du temps en préparant le tout une bonne fois pour toute. Il peut être tentant de reporter à la prochaine fois ou « quand vous aurez du temps de vous y pencher » Pourtant, en réalité vous ne le ferez jamais. C’est maintenant ou jamais.
Mémorisez vos sites préférés
Vous n’en avez pas marre de retaper chaque jour le nom de votre banque dans un moteur de recherche ou d’en taper l’adresse ? Une fois pour toute créer vos favoris et faites-en sorte qu’ils soient accessibles en un seul clic. Autre bonne pratique : mémorisez l’ensemble de vos mots de passe sur votre ordinateur afin de pouvoir y accéder facilement. Dans ce cas précis, faites tout de même attention à la sécurité informatique ou à faire en sorte de ne le faire que pour les comptes qui ne sont pas véritablement importants pour vous et qui ne mettent pas en danger votre société si jamais vous veniez à vous faire pirater. Vous allez gagner chaque jour un temps considérable à ne plus rechercher votre mot de passe ou encore à retaper votre login.
Paramétrez vos alertes
Autre chose que nous ne faisons jamais : paramétrer nos alertes en fonction de l’importance de chaque élément. Ne donnez pas le même niveau d’importance à tout. Si vous ne souhaitez pas être dérangé par la réception d’un email par un bip sonore, par un pop-up voire par un petit chiffre qui apparaît sur votre smartphone quand vous recevez un email, sachez qu’aujourd’hui la personnalisation est tout à fait possible. Vous pouvez ainsi désactiver les sonneries de telle ou telle application tout en gardant une autre pour une application importante.
Créez enfin plusieurs comptes
Si vous ne souhaitez être dérangé que par les bonnes alertes, rien de plus simple, il vous suffit de créer des comptes spécifiques pour ce qui est important et ce qui ne l’est pas. Il vous faudra certes informer les intéressés mais avec un bon email type, cela devrait aller relativement vite et vous pourrez ainsi faire prendre de bonnes habitudes à vos clients au fur et à mesure du temps. Certains risquent de prendre du temps avant d’en acquérir le réflexe alors autant commencer maintenant et ne pas vous y mettre la veille de vos vacances.
Automatisez ce qui peut l’être
De nombreuses tâches peuvent être aujourd’hui automatisées et ne nécessitent pas forcément votre présence. Pour bien préparer l’avenir, listez l’ensemble de vos actions. Regardez s’il n’existe pas de solutions à mettre en place pour vous faire gagner du temps. Les réponses automatiques constituent souvent une bonne manière de ne pas passer votre vie à réécrire la même chose et à vous faire relancer. N’hésitez pas à faire le même travail pour vos collaborateurs qui perdent peut-être énormément de temps à l’exécution de certaines tâches répétitives. Si vous n’avez pas la solution pour automatiser une tâche, certaines personnes connaissent peut-être des outils qui pourraient vous en faire gagner. Vous pouvez tout simplement demander à vos collaborateurs ou encore vous informer auprès de vos pairs sur les outils qu’ils utilisent et qui leur font gagner du temps.
Passez à la synchronisation
Aujourd’hui la plupart des outils et applications proposent de se synchroniser les uns avec les autres. Plutôt que d’écrire trois fois la même chose dans trois applications différentes, peut-être serait-il temps de n’en utiliser qu’une seule. Alors prenez quelques minutes pour savoir comment votre agenda sur Outlook pourrait se synchroniser avec celui sur votre smartphone. Il ne s’agit pas d’une perte de temps. L’agenda est certes concerné mais de nombreux autres domaines comme les devis qui peuvent être reliés aux factures automatiquement par exemple ou encore les prospects au devis pour ne citer que le domaine commercial et de gestion.
Téléchargez les applications utiles
Combien de dirigeants vont sur des sites internet via leur smartphone plutôt que de prendre 5 minutes pour télécharger l’ensemble des applications qui leur sont utiles. Vous pouvez par exemple utiliser votre temps de transport pour vous y connecter. Cessez de perdre votre temps et prenez enfin ces quelques minutes pour ne plus avoir à le faire et pouvoir y accéder en un clic. Les applications de vos banques ne sont pas sur votre smartphone et pourtant vous y aller 20 fois par jour sur votre pc ? Ne perdez plus de temps et faites enfin ce petit acte qui vous fera gagner du temps. Si vous ne savez pas comment le faire, il est peut être le temps d’apprendre (dans l’idéal) ou de demander à quelqu’un de le faire pour vous.