La distraction au travail fait perdre énormément de temps que vous soyez dirigeant ou salarié. Il est clair que, de nos jours, les éléments perturbateurs sont nombreux et qu’il faut arriver à vous discipliner si vous souhaitez atteindre vos objectifs. L’arrivée des mobiles et l’accès facile à l’information en perturbe plus d’un. Quelques bonnes pratiques pour arriver à ne plus perdre de temps.
Une étude d’Economist Impact en 2024, réalisée par Dropbox met en exergue le fait que 42% des travailleurs reconnaissent plus d’une heure sans interruption. En France, 30% des employés vivent la même difficulté. La digitalisation multiplie les distractions : réunions virtuelles, notifications incessantes qui nuisent à la concentration. De plus, ils ressentent une pression constante à répondre immédiatement aux messages. En France, une hausse de la productivité pourrait accroître la valeur produite par personne de 43%. Elle représenterait une croissance économique potentielle de 167 milliards de dollars.
Cette perte de temps, vous la ressentez sûrement. Si se détendre quelques minutes dans la journée n’a rien de mauvais en soi, bien au contraire. Quelques habitudes sont à prendre pour éviter de passer du « je travaille et je me détends un peu » à « je me détends et je travaille un peu ». Une récente étude GoTo de LogMeIn sur « Technologie au travail : Les salariés français sont les plus distraits d’Europe » nous montrent bien les facteurs qui perturbent le plus les français
L’utilisation d’internet à limiter
Si vous ne pouvez être derrière chacun de vos salariés à vérifier ce qu’ils font pour des raisons d’abord morales mais aussi d’ambiance, il peut être utile de le faire d’abord pour vous. L’étude montre en effet que nous nous connecterions 1 à 4 fois par jour pour faire des recherches d’informations personnelles … Et pas forcément des recherches cruciales puisque nous serions d’abord enclin à utiliser les réseaux sociaux (60%), à nous rendre sur les sites de vente de prêt à porter (38%) ou encore et bien évidemment à regarder des vidéos en ligne (34%).
Le temps perdu serait d’ailleurs colossal puisque nous prendrions 33 mini-pauses sur cinq jours ouvrés. Si nous pouvons nous dire que nous le faisons pour des raisons professionnelles, ce n’est en réalité pas le cas puisque nous visiterions 10 fois par semaine des sites internet pour des raisons non professionnelles. D’ailleurs la typologie de sites visités ne laisse pas beaucoup de doute : les actualités (59%), les réseaux sociaux (49%) et … les sites sportifs (28%). Et il n’y a pas de secret : l’autodiscipline reste la meilleure technique.
Coupez votre téléphone ou mettez-le en mode silencieux !
Il est tentant de garder son téléphone près de soi afin de ne pas rater l’appel du client que vous attendez. Cependant, il est plus que courant d’être perturbé par le SMS d’un proche ou d’un ami et d’y répondre. Or, vous interrompre dans une tâche nuit fortement à votre productivité, notamment si vous êtes dans une tâche qui demande une forte concentration. Dans le cas où vous feriez ce type de tâche, coupez votre téléphone ou ne consultez plus vos messages jusqu’à la fin de celle-ci. Il n’y a que très peu d’urgences qui nécessitent que vous décrochiez immédiatement votre téléphone.
Arrêtez de consulter vos emails
Cela peut être très difficile car vous attendez peut-être également des emails importants de vos clients mais il va falloir vous discipliner également à ne ouvrir votre boite emails que 2 à 3 fois par jour. Comment ferait votre client si vous étiez en rendez-vous ? Il attendrait probablement que vous puissiez lui répondre. Sachez que dans un tiers des cas (34%), ce sera un email personnel qui viendra vous perturber. Alors prenez des bonnes habitudes et ignorez votre boite emails.
Faites attention au volume des conversations
65% des salariés, selon cette même étude, seraient perturbés par les conversations fortes. Pour éviter d’être distrait, vous pouvez inviter les collaborateurs un peu trop joyeux ou bavards à aller poursuivre leur conversation ailleurs. Vous n’êtes pas le seul que cela peut gêner notamment si vous avez opté pour un open space. Si deux personnes font perdre du temps à toute votre entreprise, vous pouvez vite constater une accumulation du retard. N’hésitez pas à créer des espaces de convivialité pour que ceux qui ont besoin de se détendre puissent le faire sans perturber les autres.
Optez pour le travail à distance
Si vous ou vos collaborateurs avez du mal à vous concentrer sur votre lieu de travail, vous pouvez également penser au télétravail. Le résultat de l’étude est d’ailleurs assez étonnant puisqu’elle montre une baisse de 20% des SMS, de 21% sur la prise de rendez-vous personnels ou encore de 35% d’échanges non professionnels avec leurs collègues. A croire que finalement, il vaut parfois mieux travailler de chez soi pour éviter de faire des actes personnels. N’oubliez pas de créer des conditions idéales de travail et de limiter l’accès à votre pire ennemi : la télévision ou encore de ne pas ouvrir un épisode de votre série préférée pour vous détendre et qui en emmènerait un autre.
La to do list
Pour éviter d’être distrait, la fameuse to do list reste un MUST. Elle vous permet d’avoir des horaires précis de réalisation des tâches (même si vous ne devez pas hésiter à vous rajouter des périodes de battement). Vous pourrez ainsi alterner entre période de forte concentration et période de détente. Il ne s’agit pas de rester concentré toute une journée : ce n’est tout simplement pas possible et même si vous ne le ressentez pas, votre productivité va baisser au cours de la journée.
Optez pour des casques
Si votre espace reste bruyant et que cela vous déconcentre, il est courant dans certains métiers d’utiliser des casques qui vous isolent du son, comme les journalistes par exemple. Vous ne serez ainsi plus perturbé par les sonneries de téléphones et autres éléments qui peuvent nuire à votre concentration. N’hésitez pas à demander à vos différents collaborateurs s’ils en souhaitent un. Vous pourriez en avoir plus d’un qui n’attendait que cela de vous.
Attention aux outils collaboratifs
S’ils permettent de bien transmettre les informations, ils peuvent également devenir rapidement source d’une perte de temps et de distraction car tout le monde reçoit le message. Il s’agit d’accroître la productivité et non l’inverse. Évitez la perte de temps en ne multipliant pas les outils qui vont chacun vous distraire un peu plus.