Que ce soit dans la création d’une entreprise, que ce soit dans le management d’une équipe, nombre de personnes se rassurent si elles ont la main et le contrôle sur tout. Elles ont du mal à faire confiance. Surtout, elles ne croient pas dans le potentiel des autres. De plus, elles ont peur de scier la branche sur laquelle elles se positionnaient même si la position était inconfortable. Les dirigeants sont fréquemment la tête dans le guidon. Ils n’ont le temps que de se consacrer à des tâches opérationnelles. Problème : la société dépend d’eux et ils ne peuvent plus s’absenter, même pour prendre des vacances. Voici quelques conseils pour éviter de Comment ne plus devenir nécessaire et que votre société ne dépende plus de vous.
Faire la liste de ce que vous faites, automatiser et déléguer
Vous pouvez commencer par dresser une liste de l’ensemble de ce que vous faites. Il s’agit de mettre absolument toutes les tâches que vous traitez afin de bien les identifier. Certaines seront importantes et d’autres moins. Commencez par automatiser un maximum afin d’éviter d’avoir des tâches manuelles qui sont chronophages. Il s’agit pour vous d’avoir un minimum d’opérationnel à traiter et de ne plus perdre de temps surtout quand les tâches ne requièrent pas vraiment votre présence. Dans un second temps, vous pouvez identifier pour chaque tâche quelle personne peut s’en charger et rediriger les demandes vers la personne qui prendra votre suite.
Votre interlocuteur devrait rapidement comprendre que vous n’êtes plus le référent sur la question et que sa demande sera mieux traitée et plus rapidement par le référent. N’hésitez pas à accompagner vos collaborateurs afin qu’ils sachent exactement ce qu’ils doivent faire. Évitez de leur « larguer » une tâche sans avoir vérifié au préalable qu’ils en ont la maîtrise car ils n’oseront peut-être pas vous demander de peur que vous doutiez de leurs compétences.
Faire une dissociation dans un premier temps
Pour ne plus être nécessaire, il vous faudra ensuite vous attaquer aux tâches les plus importantes. Celles qu’on a du mal à déléguer et qui font que nous regardons sans cesse notre boite email ou téléphone. Pour ne plus être esclave des alertes, vous pouvez commencer par prendre une deuxième ligne de téléphone et créer une adresse email réservée aux demandes urgentes comme celles des clients. Il s’agit d’informer vos clients que cette ligne reste prioritaire en traitement ou d’indiquer à vos collaborateurs qu’ils ne doivent vous contacter par ce biais qu’en cas d’extrême urgence.
Dans le même moment, vous pouvez mettre temporairement un message selon lequel vous avez une connexion limitée sur l’autre email afin que les personnes s’habituent à vous contacter sur cette deuxième adresse. N’hésitez pas à envoyer un message de réponse si un client vous joint sur boite email lui indiquant que vous n’êtes pas disponible et qu’il peut s’adresser à la nouvelle adresse. S’il ne vous répond pas spontanément, vous pouvez alors le contacter via celle-ci. De nombreuses personnes ne font que « répondre à » et votre adresse email personnelle devrait rapidement passer en second plan. Quant au téléphone, vous pouvez faire le tri en renvoyant un message par exemple ou via un message d’absence.
Déléguer dans un troisième temps
Une fois l’habitude prise de traiter les urgences via cette nouvelle boite email. Vous pouvez déléguer celle-ci ou la partager avec l’ensemble de vos collaborateurs. Si vous êtes un peu inquiet dans un premier temps, vous pouvez aider votre collaborateur à se présenter en faisant le lien entre votre client et celui-ci. Vous pouvez l’accompagner dans ses réponses et vérifier qu’il possède la totalité des informations nécessaires pour pouvoir répondre aux demandes.
Une autre solution consiste à avoir une deuxième ligne et un assistant (éventuellement à distance) qui s’occupera de faire le tri de ce qu’il doit vous transférer ou non sur une autre ligne et un autre email afin que vous ne soyez alerté qu’en cas d’urgence. Vous ne serez ainsi sollicité que pour les urgences. Le nombre de personnes possédant ce numéro/email doit être limité au maximum et vous ne devez pas hésiter à demander aux gens de vous contacter de l’autre manière, si la demande n’est pas urgente. Il s’agit de bien en définir les règles d’utilisation.
Faire un travail sur soi
Reste que la délégation demeure très difficile quand on a l’habitude de tout contrôler et elle peut rapidement devenir anxiogène si c’est une habitude que vous avez prise. Pour ne pas passer de l’un à l’autre, il vous faudra surement du temps mais aussi pour vous assurer que tout se passe bien. N’hésitez donc pas à anticiper au maximum la délégation pour qu’elle soit progressive et qu’elle ne se fasse pas de manière brutale pour vous, votre collaborateur ou votre interlocuteur. L’objectif reste que l’activité continue à se dérouler sans accroc. Après quelques semaines ou quelques mois, vous ne devriez plus avoir de sollicitation et vous pourrez ainsi enfin ne servir à rien … ou presque.
Le fait de ne plus être nécessaire apporte de la valorisation à votre entreprise puisqu’elle ne dépend plus de vous. Également, vous pourrez enfin vous reposer et mieux vous impliquer dans votre rôle de chef d’entreprise et traiter des tâches comme le fait de prendre du temps pour mettre du sens à l’action de vos collaborateurs, partager votre vision, vous occuper du bien-être ou encore de la diffusion de la culture, de la stratégie ou encore vous assurer de la bonne coordination de vos équipes. Ce n’est pas parce que vous ne serez plus nécessaire que vous ne serez pas utile. !