La tendance à être en retard sur son travail est commune et on s’aperçoit souvent qu’il s’agit avant tout d’un problème d’organisation. Le chef d’entreprise vole d’urgence en urgence et à l’impression d’être débordé, ne sachant plus trop où donner de la tête. Petit zoom sur quelques bonnes pratiques à mettre en place pour éviter d’être toujours dans l’urgence.
Nous avons eu pendant les différentes crises de nombreuses occasions de justifier nos retards : les retards de trains, les grèves, les pénuries de stocks, les fournisseurs qui ne vous livrent pas dans les temps convenus mais introduire le retard comme un nouveau comportement n’est pas une bonne idée, bien au contraire. Vous entrez dans le mensonge et celui-ci nuit toujours à la longue à votre crédibilité.
Prendre conscience que le retard entraîne du retard
C’est peut-être une base mais chaque email ou tâche que vous traitez avec du retard va entraîner encore plus de retard. Tout d’abord car vous devrez répondre à des questions sur la date de livraison, que vos collaborateurs peuvent en avoir l’urgence et que vous allez passer du temps à y penser. On risque bien de vous solliciter tout le temps à ce propos alors éviter de passer votre temps à traiter les conséquences du retard en anticipant.
Arrêtez de reporter
Si vous avez tendance à ne pas vouloir faire une tâche, sachez que la procrastination ne vous apportera rien de bon et qu’au contraire, il sera plus pénible de faire cette tâche plus tard que maintenant. Comme le dit l’expression, une fois que c’est fait, c’est fait donc autant vous y lancer. Si vous n’y arrivez pas (il y a des tâches qui nous rebutent énormément), faites un petit bout de la tâche ! Une fois celle-ci terminée, faites-en un autre petit bout etc… Au fur et à mesure, elle devrait disparaître ou devenir négligeable. A défaut, vous pourriez bien passer plus de temps à penser à la tâche qu’à la réaliser.
Traiter les tâches du jour en premier
Il est tentant de vouloir se lancer sur les tâches en retard en premier en négligeant les tâches du jour. Sauf que comme nous l’avons dit plus haut, les nouvelles tâches en retard vont générer des sollicitations. Autrement dit, vous allez cumuler les sollicitations et les pertes de temps. Il reste donc préférable de traiter d’abord les tâches de la journée. Vous aurez alors conscience du temps qu’il vous reste pour traiter les fameux retards. Cela n’est parfois malheureusement pas possible tant vous avez pris du retard sur une tâche qui devient urgentissime. Dans l’idéal, essayez de traiter le retard quand vous en aurez le temps. Il vous faudra avertir vos clients ou vos collaborateurs afin qu’ils ne prennent pas la mouche et fixer un délai raisonnable de remise. Vous n’allez pas rester éternellement dans cette situation et toujours courir après le temps.
Fixer des plages pour rattraper le retard
Une fois vos tâches du jour traitées, vous pouvez vous attaquer à votre retard et ainsi fixer des plages horaires pour les traiter et mesurer le temps qu’il vous faudra pour rattraper l’ensemble. Il s’agit de bien évaluer le temps nécessaire pour compenser le retard. Ne surestimez pas votre capacité afin de ne pas être déçu par votre productivité du jour. Vous allez déjà sûrement devoir augmenter votre volume horaire pour traiter ce qui ne l’a pas été donc autant ne pas l’effectuer avec une épée de Damoclès au-dessus de la tête.
Pensez à déléguer
Vous n’êtes pas tout seul et vous pouvez faire appel à vos collaborateurs ou à des fournisseurs qui peuvent vous aider dans votre tâche. Il peut être tentant de faire tout, tout seul et de faire le plus vite possible car on pense souvent que « rien n’est mieux fait que par soi-même » sauf que ce n’est pas si vrai que cela en période d’urgence. Pensez aux tâches qui vous prennent du temps et qui n’ont qu’une faible valeur ajoutée pour votre entreprise. Vous arriverez rapidement à identifier celles que vous devez déléguer.
Refuser des missions
Si vous êtes en retard, c’est peut-être parce que vous acceptez tout ce qui vient et que vous surestimez vos ressources internes. Comme nous l’avons dit plus haut, le retard engendre toujours plus de retard et il faut savoir parfois refuser une prestation notamment si celle-ci s’avère chronophage et que vous n’aurez pas le temps de la traiter. Avant d’accepter, vérifiez que la mission n’est pas urgente afin de pouvoir la réaliser au moment opportun. Certaines missions que vous réalisez habituellement sans stress peuvent ne pas être réalisables si les commandes affluent. Il vous faudra prendre en compte le temps disponible de chacun avant d’accepter ou prévenir le client du délai nécessaire.
Traiter ce qui est rapide
Il n’est pas rare que de petites choses traînent dans votre cerveau, qui pourraient être traitées très rapidement. Il s’agit avant tout d’élaguer ces tâches qui ne vous prennent que quelques secondes voire minutes pour avoir l’esprit plus clair et la to do list moins remplie. Alors plutôt que de les garder dans votre tête comme une obsession qui vous dévore, faites-la sans hésiter. Si vous avez trop de choses rapides à traiter, vous pouvez les étaler sur plusieurs jours plutôt que de les concentrer sur une seule journée. Il ne s’agit pas non plus de passer votre temps à faire des tâches secondaires.
Pensez à automatiser
L’automatisation des tâches représente le meilleur moyen de vous éviter de rester dans l’urgence. Il s’agit parfois de perdre du temps pour en gagner. Pour éviter que la situation actuelle ne se reproduise, il vous faut penser sur le temps et penser en gain de temps. Vous n’allez pas éternellement vous retrouver dans cette situation donc il est temps de vous pencher sur les solutions qui existent pour automatiser certaines tâches. Surtout que ce sont souvent elles qui vous font perdre du temps pour une valeur ajoutée presque négligeable. Pour cela, prenez le temps de vous informer sur ce qui existe en la matière et de voir ce que vous pouvez mettre en place au regard de votre temps disponible actuel ou de vos ressources financières. Ce n’est pas lorsque la masse de travail va augmenter que vous devrez y penser mais bien en amont.