Pour gagner du temps mais surtout vous faciliter la vie, il existe de nombreuses fonctions disponibles sur les ordinateurs. Certaines sont mêmes incontournables quand on lance son entreprise afin d’être efficace et pouvoir gérer l’ensemble de vos tâches dans la même journée. Zoom sur certaines d’entre elles.
1 – la signature de vos emails
Vous en avez marre de retaper pour la énième fois votre nom, prénom, numéro de téléphone, logo, adresse et le fameux cordialement. Sachez que la plupart des messageries proposent une signature automatique et vous n’aurez donc plus à perdre du temps chaque jour à l’insérer manuellement ou en la copiant à partir d’un autre email. Créer sa signature ne prend pas plus de 3 minutes et vous en fera gagner des centaines dans l’année.
2 – la synchronisation entre vos différents appareils
Si vous pouvez synchroniser un maximum de données cela vous évitera de devoir reporter chaque donnée. Il est courant que les emails soient synchronisés entre vos différentes boites emails afin que vous puissiez effectuer une redirection vers une boite unique. Vous gagnez ainsi du temps car vous les avez toujours à disposition et la mise à jour se fait en temps réel. Les agendas sont régulièrement synchronisés, notamment entre Outlook et le téléphone, vous permettant ainsi d’avoir vos rendez-vous à portée de main.
3 – les messages automatiques d’absences / de réponse
Vous souhaitez informer ceux qui vous contactent de la bonne personne à contacter ou tout simplement leur signifier que vous ne serez pas accessible quelques jours ? N’hésitez pas à paramétrer votre messagerie pour qu’elle accuse réception ou encore donne les informations nécessaires à la personne pour qu’elle puisse contacter la bonne personne de votre équipe. Vous gagnerez un temps fou !
4 – les règles de tri des emails
Cela peut paraître bête mais certains emails reviennent et doivent être classés. Il vous suffit souvent de créer une règle pour qu’ils soient automatiquement archivés dans les bons dossiers. Vous gagnez ainsi du temps et vous n’y accédez que quand cela est utile. Vous pouvez également mieux gérer vos urgences en ne vous occupant que de ceux qui arrivent dans le dossier créé à cet effet.
5 – le désabonnement systématique
Vous recevez encore des newsletters d’il y a 10 ans qui n’ont aujourd’hui plus d’intérêt pour vous ? N’hésitez pas à vous désabonner. Chaque jour, vous recevrez de moins en moins d’email. C’est l’été donc profitez-en pour vous débarrasser de vous tous ces nuisibles qui ne vous apportent rien.
6 – Créez des liens entre vos différents fichiers.
Si une information doit être présente dans un fichier, vous pouvez créer des liens pour qu’une fois changée dans un fichier, elles se changent dans tous les autres, cela vous évite d’ouvrir chaque fichier et de faire les modifications. Vous diminuez également votre risque d’erreur ou d’oubli puisque la modification se fait partout. Une habitude très utile notamment quand il s’agit d’indicateurs.
7 – Créez des favoris.
Vous vous rendez toujours sur les mêmes sites ? Pourquoi ne pas enregistrer vos favoris pour y accéder plus rapidement. Chaque jour, vous perdez un temps considérable à taper et retaper les adresses sur lesquelles vous vous rendez souvent : site d’information, comptabilité on line, espace de stockage de document, banque … Autant de sites qui feront vite que vous allez gagner un temps colossal !
8 – La mémorisation des identifiants et mots de passe
Vous pouvez gagner un temps énorme en mémorisant les identifiants sur chaque site de votre entreprise. Cela vous évite de les retaper, les apprendre ou encore de les chercher. Si la mémorisation des identifiants est courante, celle des mots de passe ne se fait pas tout le temps pour des raisons de sécurité informatique. Celui qui arriverait à contrôler votre ordinateur pourrait alors entrer dans tous vos comptes. Soyez prudent.
9 – Créez différents emails de réponse
Vous répondez souvent aux mêmes types d’email ? Pour gagner du temps, préparez vos réponses à l’avance pour éviter de devoir retaper éternellement les mêmes réponses aux mêmes questions. Vous gagnerez un temps précieux à automatiser vos réponses et à ne pas les retaper. Si vous ne souhaitez pas apprendre la technique, un geste simple consiste à vous envoyer un email avec le contenu que vous pourrez rapidement transférer en enlevant le haut de l’email.
Vous voici donc armé pour commencer votre automatisation. D’autres techniques plus récentes seront évoquées dans un article à venir.