La vie d’une entreprise ne se réduit pas seulement au travail des collaborateurs dans les locaux de l’entreprise. Certaines activités nécessaires à l’organisation, aux relations humaines, aux rencontres dans un cadre extérieur nécessitent la location de locaux qui répondent à des besoins spécifiques. Salle de réunion, salle pour une conférence, un séminaire ou encore une soirée d’entreprise. Quel que soit le motif de la location d’une salle, il doit répondre à des critères pour que la prestation soit une réussite et contribue à la notoriété de l’entreprise.
Le lieu et l’accès, les piliers de la réussite d’une réunion ou d’un séminaire
Le lieu et l’accès doivent convenir aux participants. Si ces derniers viennent des quatre coins de la France ou de l’Europe, il peut s’avérer indispensable d’avoir un lieu qui ne nécessite pas de moyens de transport complexes et éloignés du centre-ville. Dans le cas d’une soirée d’entreprise, afin d’avoir un maximum de présence, il se révèle souvent judicieux de penser au retour des participants. Un lieu éloigné de leur domicile ou peu sécurisé risque de rebuter pour venir une partie de votre cible mais aussi leur laisser le souvenir d’une galère qui donnera une image peu professionnelle de l’entreprise.
L’accueil chaleureux, une image avenante de l’entreprise
Rien n’est plus déroutant que d’entrer dans un lieu où l’accueil est vide et dont la signalisation est inexistante. Trouver dès l’entrée une hôtesse ou un agent d’accueil, un fléchage ou des indications précises d’ascenseurs, un kakemono … pour s’orienter sans se perdre dans les dédales d’un couloir offrent aux participants un accueil chaleureux qui influe sur leur comportement. La journée, que ce soient pour les intervenants ou pour les participants, se retrouvent influencées par les conditions d’accueil. Transmettez dans la mesure du possible un climat de sérénité.
Les salles et leur taille, toujours adaptés aux besoins
A chaque besoin correspond une salle de réunion. Mais quel que soit le besoin, il faut que la taille et la configuration de la salle puissent offrir aux dirigeants un cadre adapté aux activités prévues. Ne pas pouvoir se déplacer facilement autour d’une disposition de table de réunion peut devenir une contrainte pour les participants à une activité et leur laisser une mauvaise impression. De même de nombreuses conférences, séminaires nécessitent un espace supplémentaire pour accueillir les VIP, les journalistes et les intervenants. Il faut y être attentif pour que les rencontres soient réussies. Allez au café d’en face ne représente presque jamais la bonne solution. De même un espace détente doit souvent être envisagé pour que les participants puissent répondre à des appels et ne soient pas contraints de sortir à l’extérieur, surtout si le temps ne s’y prête pas.
Le matériel, la cerise sur le gâteau
Louer un matériel à l’extérieur est chronophage et nécessite d’avoir un technicien qui sache s’en servir afin de ne pas tomber en panne au milieu d’une conférence ou bien de retarder le début d’une réunion pour le mettre en marche. Tout le monde le sait : un matériel mal adapté ou obsolète peut détruire l’impact d’une conférence ou d’un séminaire. Pour toute réservation, quelle que soit la raison, il est indispensable de vérifier le matériel et de contrôler si votre ordinateur peut se connecter avec celui de la salle réservée par exemple ou que les micros fonctionnent. Il est aussi nécessaire de vérifier en amont que l’équipe dédiée à la logistique, à l’informatique est présente et disponible tout au long de votre journée, séminaire ou conférence.
On reconnait le professionnalisme des entreprises qui louent des locaux aux questions qu’elles posent aux clients pour proposer une prestation de qualité. De quoi avez-vous besoin ? Quel matériel informatique avez-vous ? Avez-vous besoin de tableaux ? Avez-vous besoin de feutres ? Elles peuvent mettre mettent à votre disposition une liste exacte du matériel qu’elles proposent et qu’elles vous suggèrent de réserver en même temps que la salle afin de ne pas vivre la déconvenue que ce matériel ne soit pas disponible le jour J. Il se peut également que ce matériel soit fourni. Faites notamment attention si vous incluez de la restauration dans votre évènement car il se peut que la salle ne dispose pas du matériel nécessaire au bon déroulement de votre évènement.
Le lieu de réunion symbole de la notoriété d l’entreprise
Si vous avez besoin d’accueillir des participants issus de la banlieue ou de la province une salle à Paris représente souvent un des meilleurs choix car tous les trains convergent vers la capitale. Vous pouvez opter pour des lieux originaux ou classiques suivant la nature de votre événement et de votre volonté de marquer votre différence. L’idéal reste que le lieu demeure professionnel et en adéquation avec l’image de votre entreprise à l’extérieur. N’oubliez pas enfin de prendre en compte que la beauté du lieu ne fait pas tout. A bien réfléchir !