Le texto et l’e-mail sont des supports de communication qui nous permettent d’envoyer des messages gratuitement. Il fut un temps où le prix des communications avait un effet dissuasif mais aujourd’hui cette barrière a disparu. Et donc texto et e-mail sont consommés sans modération. Quelle attitude adopter pour que notre communication soit optimisée ?
Communiquer est devenu vraiment facile aujourd’hui aussi bien en interne qu’en externe. En quelques clics, vous avez transmis l’information, fait une demande, rappelé une tâche… Oui mais lorsque le texto et l’e-mail remplace l’échange et le dialogue, la situation peut vite devenir compliquée. Si pour un appel téléphonique, vous envoyez 20 textos laconiques, il faut peut-être reprendre les choses en main….
Le texto et l’e-mail se sont imposés en raison de leur facilité tant sur le plan de la vie personnelle que professionnelle. Leur atout incontestable est de pouvoir être envoyés à toute heure et que votre interlocuteur puisse vous répondre quand il le consulte selon son rythme. Il peut ne pas avoir ouvert ou fermé sa messagerie. Mais la tyrannie s’est installée. En effet, les messages se trouvent sur le mobile et donc comme chacun le sait à portée de main. On devient exigeant et on se demande pourquoi on ne nous a pas répondu dans la minute et on s’impatiente. En tant que dirigeant ou manager, il faut faire attention que cette immédiateté ne provoque pas le stress chez vos collaborateurs. Vous devez adopter une manière de travailler respectueuse du code du travail.
Sur le plan professionnel, le pouvoir hiérarchique s’impose
Si c’est le dirigeant ou le manager, le salarié considère qu’il se doit de répondre immédiatement. Or le collaborateur peut très bien et sûrement être occupé à d’autres tâches. Celui-ci devra donc arrêter ce qu’il est en train de faire pour vous répondre. En conséquence, deviendra moins performant et risque de commettre des erreurs. Il est donc important d’instaurer un code afin de ne pas distraire et stresser le collaborateur. Indiquez par exemple en tête de l’e-mail ou du texte : pas urgent. Il est nécessaire aussi de repenser son mode de communication et envisager de créer une réunion de réflexion avec les équipes pour que chacun adopte la meilleure pratique tant sur le plan relationnel que sur le plan de l’efficacité professionnelle.
Sur le plan des collaborateurs, cesser de vouloir laisser des traces
Se justifier, montrer que l’on travaille est devenu un nouveau comportement. Or, les collaborateurs prennent la mauvaise habitude de vouloir laisser des traces pour ne pas être pris en défaut ou pour se mettre en valeur. Ils font des copies à la terre entière c’est-à-dire à tous les collaborateurs, managers, supérieur hiérarchique est fort chronophage. Donc stop aux copies inutiles qui encombrent les boites e-mails et qui distraient les personnes de leurs tâches. Il faut donc instaurer une pratique avec les équipes pour gagner en efficacité. A partir d’un dialogue, la communication sera plus fluide et permettra à chacun de connaître ce qu’il peut faire ou ne pas faire.
Trop d’emails et de textos
Près de 59% des salariés affirment « qu’il leur arrive de se sentir isolé », selon un sondage Ifop Opinion réalisé en juin 2019. « Se parler en vrai » s’impose comme le principal recours à cet isolement salaria. Il actionne des mécanismes de relations humaines, porteuses de valeur. Se priver des échanges physiques, c’est faire fi de la communication humaine unique tels que le langage corporel, l’intonation de la voix, le jeu du regard mais aussi de la rencontre des personnes et de leur aspect physique et vestimentaire. Seuls les échanges physiques, en face à face, permettent de réduire le risque d’isolement. Ce dernier est divisé par deux quand on parle à plus de trois collègues en face à face dans la journée.
Le texto et l’e-mail à consommer avec modération mais aussi sagesse et intelligence. Sans une concertation des équipes, ils deviendront des freins dans toutes les activités.