Ils ont fait leur entrée dans les entreprises pour simplifier les opérations quotidiennes, soutenir l’expertise des spécialistes RH, obtenir une meilleure résolution des problèmes et suivre les évolutions d’une entreprise.
Sélectionner le ou les logiciels demande de bien étudier leurs capacités d’exploitation car les ressources humaines, aux prises de leurs multiples tâches quotidiennes, se doivent de choisir des logiciels adaptés et performants. Il s’agit de gagner du temps, d’avoir une utilisation facile mais aussi collaborative afin de simplifier les relations interservices.
A quoi peut servir un logiciel RH ?
Il existe souvent l’idée reçue que les logiciels RH servent à une tâche isolée sans lien avec les autres tâches. Or, la dématérialisation génère la possibilité de croiser les informations et permet un travail collaboratif dont la résonnance se répercute finalement sur tous les services. Les tâches du service RH sont multiples et touchent des domaines qui impactent la vie personnelle des collaborateurs, la gestion des équipes mais aussi la trésorerie. Il permet d’une part de réaliser des économies et d’utiliser à bon escient le temps et les compétences des collaborateurs. Ainsi, l’entreprise Lucca édite des logiciels qui permettent non seulement d’automatiser des tâches administratives chronophages mais aussi de répondre à différents besoins des services RH.
Le temps, le gain précieux de toute entreprise
Il s’agit de gagner du temps pour se consacrer à des missions qui donnent de la valeur ajoutée : les congés et les absences, les feuilles de paie, les notes de frais peuvent parfaitement être traités en un temps record grâce à un logiciel performant. Si l’on prend l’exemple de la note de frais : un collaborateur, qui a avancé des frais, souhaite en avoir le remboursement le plus rapidement possible. Avec un logiciel performant, le remboursement peut s’effectuer dans les meilleurs délais et donc créer des relations plus harmonieuses. Vous évitez les tensions entre les collaborateurs, le service RH et de perte de temps d’envois d’e-mails. Il en est de même des fiches de paie qui, grâce à la dématérialisation, sont à la disposition en quelques clics du service RH, mais aussi des collaborateurs. Souvent, pour des besoins personnels comme la location, un crédit… ils sont obligés de présenter certains documents, qu’un logiciel performant leur permet d’obtenir en peu de temps. Retrouvez 10 conseils performants et simples à mettre en place sur ce livre blanc sur les notes de frais. A la fois pratique et complet, ce guide pratique proposé par l’éditeur de logiciels RH Lucca vous partage des astuces et conseils pour vous guider efficacement.
Également, les congés et les absences se révèlent un travail incontournable et deviennent vite chronophage si l’on ne possède pas les outils adéquats. Ils peuvent même conduire à l’exaspération si une erreur de calcul se présente et à des relations tendues entre les services.
Les valeurs ajoutées des logiciels
Gérer des équipes dans une entreprise qui vit d’incessants bouleversements, comme par exemple une fusion ou une délocalisation, demande de s’adapter et d’aller rechercher les collaborateurs compétents dans l’ensemble des services pour tout nouveau projet.
Par ailleurs, Il arrive souvent que l’on ait des idées reçues sur le temps passé sur une tâche et des estimations parfois approximatives du temps à investir peuvent créer des tensions avec les salariés. Les logiciels permettent d’analyser avec précision les situations en amont, de mesurer le temps passé, de cerner le coût et de l’ajuster au fur et à mesure des évolutions des besoins.
Les entretiens d’évaluation demandent un suivi régulier et une mise à jour constante afin que les ressources humaines soient capables d’en extraire les informations essentielles pour toute réorganisation ou développement. Souvent les compétences, les soft skills, les niveaux de langue ou le curriculum vitae sont dispersés dans plusieurs services. Or il est indispensable d’avoir une visibilité globale au lieu d’être contraint de s’adresser à différents interlocuteurs pour obtenir une information sur un collaborateur. Si les besoins de l’entreprise en raison d’un développement à l’international apparaissent, il faut pouvoir en quelques clics connaître les collaborateurs qui possèdent un bon niveau d’anglais par exemple, si les nouvelles réglementions imposent d’avoir des collaborateurs qui possèdent un brevet de secouriste, il suffira de rechercher l’information et de sélectionner les personnes par le biais du logiciel sans perdre un temps considérable à envoyer des e-mails à tous les chefs de service pour savoir quelles sont les personnes compétentes.
Il est primordial, pour toute entreprise dynamique de gagner du temps et d’optimiser la gestion des équipes, grâce à des logiciels Rh performants.