Dans l’urgence, gérer les priorités équivaut à lutter contre le temps, à éviter de commettre des erreurs et de faire de mauvais choix. Il est nécessaire de gérer, de planifier, et de maîtriser le temps pour donner de l’ordre à ses priorités. Comment faire le tri entre les différentes obligations ? Comment distinguer un projet urgent d’un projet important ?
Action 1 Lister tous les rendez-vous de la semaine, du mois
Il est important de lister tous les rendez-vous pour ne pas se perdre ou pire d’en oublier qui revient en fait à poser un lapin et tout le monde connaît les conséquences de ce genre d’omissions. Cette étape est un jeu d’enfant, vous devez juste prendre un agenda et lister sur une page blanche tous les événements importants de la semaine et donc d’y consacrer un peu de temps. Essayez de tout lister sans aucune faute ni oubli. Dans votre liste, vous devez inclure ce que vous devez faire, ainsi que l’endroit et l’heure. De cette manière, vous n’aurez plus qu’à consulter cet agenda pour connaître les rendez-vous ou de prendre du temps pour préparer le dossier lié à votre rendez-vous. Dans votre liste, vous devez ajouter une colonne pour indiquer le travail à effectuer en amont pour pleinement réussir votre rencontre.
Action 2 Repérer les événements prioritaires
Il faut commencer à répartir la liste en fonction de l’importance de la tâche à effectuer (plus ou moins forte), et de la durée estimée de sa réalisation (plus ou moins longue). Ce qui vous permettra de classer les événements de la semaine en quatre catégories :
– les tâches importantes et rapides à réaliser- les tâches moins importantes et rapides à réaliser- les tâches importantes, mais longues à réaliser- les tâches moins importantes et longues à réaliser
Parmi ces 4 catégories, les plus importantes sont la première et la quatrième. Elles seront donc votre priorité. Mettez les tâches suivantes en bas de la pile des priorités.
Action 3 Construire sa propre grille de priorité
Afin que vous n’ayez aucun doute sur les tâches que vous devez privilégier, essayez de créer une grille de priorités. Vous devez la construire en fonction de vos propres critères, qui peuvent être rationnels ou plus émotionnels. Vous pouvez par exemple créer un tableau lié au plaisir éprouvé à effectuer une tâche. Cochez dans un tableau les cases correspondant aux affirmations que vous semblent vraies. Appliquez cette grille de lecture à chaque tâche.
Action 4 Trancher et sélectionner les actions
Il est très important de savoir bien sectoriser sa grille de priorité. Vous pouvez choisir le nombre de sections que vous devez mettre dans votre grille. Vous pouvez mettre les rendez-vous, les tâches quotidiennes et les tâches importantes.
Puis ensuite, vous devrez trancher, entre telle ou telle priorité qui vous semblent toutes deux essentielles. La grille de priorité est juste un instrument qui vous aide à faciliter la prise de décision. Elle est utile mais ne fait pas de miracle, elle facilite simplement le choix. En réalité, la grille en question permet de structurer la pensée et de voir plus clair sur ce qu’on doit faire. C’est simplement un support à la décision. Pour le rendre plus efficace, vous devez donc la sectoriser au maximum, de façon plus structurée et plus éclairée, puis vous lancer rapidement dans l’action.