Dans les statistiques, il apparaît évident que l’intégration d’un collaborateur dans les premiers jours et même le premier jour de son embauche sont des facteurs clefs au fait pour qu’il reste au sein de l’entreprise. La recherche et l’intégration d’un nouveau salarié ont un coût qui pèse sur la trésorerie de l’entreprise, sur le temps des collaborateurs qui s’y consacrent et sur la notoriété de l’entreprise. Or, actuellement les démissions en période d’essai se situent autour de 20%. Il est donc fondamental de réussir l’entrée du nouveau collaborateur.
Arriver dans une entreprise n’est jamais aisé pour tout le monde. S’adapter à ce nouvel environnement est parfois rude. Le responsable peut très bien aider son nouveau collaborateur à mieux gérer cette intégration. Pourtant, beaucoup d’entreprises ignorent l’importance de l’accompagnement d’une recrue. Elles ne prennent pas en compte que plus vite le nouveau salarié s’acclimate avec l’entreprise, plus rapidement il va devenir opérationnel. Voici donc les points à suivre pour faire du premier jour de votre collaborateur un succès.
Accueillir vs intégrer
Accueillir n’est pas forcément intégrer le nouveau collaborateur. L’accueil consiste à créer un premier contact agréable à l’arrivée d’un nouveau collaborateur. L’intégration est généralement plus longue : elle comprend la découverte de l’entreprise et la prise de poste. C’est aussi l’accompagnement vers l’autonomie pour garantir l’atteinte des objectifs individuels du nouvel arrivant. Il s’agit également de l’occasion de présenter l’entreprise, l’organigramme, ses valeurs et les différentes fonctions ou métiers.
Bien préparer le poste de travail
Avant l’arrivée de votre nouveau collaborateur, vous devez vous assurer que tout soit prêt le jour J. Assurez-vous qu’il dispose de tout le matériel dont il aura besoin pour réaliser sa mission dans des bonnes conditions. Tout doit être prêt dans les moindres détails : bureau, ordinateur, tenue de travail, paramétrage des logiciels…
Informer l’équipe de l’arrivée du nouveau
Cette étape est nécessaire que ce soit pour les anciens collaborateurs ou pour le nouveau. Pour les anciens, rien n’est plus frustrant que d’apprendre à l’improviste l’arrivée d’un nouveau collègue. Pour le nouveau, il pourrait être mal reçu. Vous devez donc informer votre équipe pendant les points hebdomadaires, ou les réunions d’équipe, le cas échéant par e-mail. Ainsi, vous pouvez leur expliquer clairement la mission que vous lui confierez.
Faire le tour de l’entreprise
Le jour de l’arrivée de votre nouveau collaborateur, ne vous précipitez pas pour le mettre devant son poste de travail. Vous pouvez lui faire visiter votre entreprise pour l’aider à mieux se détendre. Ainsi, il lui sera facile de bien se repérer dans les locaux. Vous pouvez aussi le présenter individuellement à ses collègues. Profitez aussi par la même occasion de lui communiquer en détail le règlement intérieur et les consignes de sécurité du site.
Expliquer la culture de l’entreprise
C’est également un moyen pour aider votre collaborateur à mieux s’intégrer. Vous pouvez sensibiliser un nouvel arrivant aux valeurs et aux règles de vie de l’entreprise. Ce qui permettra d’éviter les incompréhensions. Essayer aussi de créer chez lui le sentiment d’appartenance afin d’amener une bonne ambiance de travail dès le début.
Confiez-le à un tuteur opérationnel
Désignez une personne qui a déjà de l’expérience et qui maîtrise le poste, les outils de travail, les logiciels pour s’occuper de votre nouveau collaborateur. Cette personne doit aussi avoir un certain sens de la pédagogie et l’envie de transmettre. Ce conseil peut aussi très bien multiplier les chances de succès.
Organiser des points réguliers
Un nouveau collaborateur a toujours de la difficulté à assimiler une quantité importante d’informations en un temps très limité. Le tuteur doit s’assurer que le nouveau salarié intègre le contenu de son poste et qu’il ose demander des explications supplémentaires. Ce qui lui permettra de s’intégrer avec succès et durablement dans son nouvel environnement de travail.