Les fichiers présents sur l’ordinateur d’un salarié lui appartiennent-ils tous ? Ou, sont-ils au contraire la propriété de l’entreprise ? Comment faire la part des choses et savoir si le fichier « mes documents » est privé ou pas ? Un employeur a-t-il le droit de consulter le dossier « Mes documents » de son salarié et cela même en son absence ? Dans son arrêt du 10 mai 2012, la Cour de Cassation a apporté des éclaircissements importants sur cette question délicate. Mais est-ce encore le cas aujourd’hui ?
Le cas du dossier « Mes documents »
Suite à une affaire opposant un employeur et son salarié sur le sujet, la Cour de cassation nous a donné la réponse. Dans son arrêt du 10 mai 2012, la Cour de cassation nous dit qu’un fichier ou un dossier informatique intitulé « mes documents », placé sur un ordinateur de bureau, n’est pas un fichier dont l’ouverture par un tiers entraîne une atteinte à l’intimité de vie privée. Cette dénomination est en effet dénuée de mention précise et clairement identifiable du caractère personnel du fichier ou du dossier, seul susceptible de le protéger. Ainsi, l’employeur pouvait consulter le fichier « mes documents » du salarié, même si ce dernier n’est pas présent.
Afin de préserver sa vie privée, la Cour de cassation préconisait alors d’identifier clairement comme privés les documents et courriers de ce type. De la sorte, ces derniers devront effectivement restés inviolables. C’est ainsi qu’elle a déjà refusé précédemment cette distinction à des fichiers identifiés à l’aide de seules initiales, fussent-elles celles de l’intéressé.
Comment empêcher l’employeur d’y accéder
En tant qu’employeur, vous ne pouvez accéder à un dossier sur l’ordinateur d’un employé, s’il a clairement nommé le dossier de manière à indiquer son caractère personnel ou privé. Des noms de dossier tels que « Dossier Personnel », « Données Privées », « Fichiers Personnels », « Confidentiel », ou « Non lié au travail » peuvent signaler que le contenu se destine à un usage personnel et donc que vous ne pouvez pas y accéder. Bien que le simple nommage ne garantisse pas une protection totale, il renforce la position de l’employé en cas de litige ou de controverse concernant l’accès aux fichiers personnels.
Il est également essentiel de bien définir les politiques de l’entreprise concernant l’utilisation des ordinateurs professionnels et la confidentialité des données. Elles peuvent définir des règles spécifiques pour l’accès aux fichiers personnels des employés. Elle offre ainsi une orientation supplémentaire.
Une consultation limitée
Le Code du travail français prévoit que l’employeur peut exercer un certain contrôle sur les équipements informatiques mis à disposition des employés, mais cela doit se faire dans le respect de la vie privée. L’article L1121-1 du Code du travail dispose que « le contrôle de l’activité des salariés sur les lieux de travail doit être justifié par la finalité poursuivie et doit respecter la vie privée et les libertés individuelles ». Cela signifie que l’employeur peut accéder aux fichiers de l’ordinateur d’un employé, y compris le dossier « Mes documents », mais uniquement dans la mesure où cela est nécessaire à des fins professionnelles et sous réserve de respecter la vie privée de l’employé.
Des limitations aujourd’hui renforcées
En ce qui concerne la protection des données personnelles, la France applique le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) de l’Union européenne. Le RGPD renforce les droits des individus en matière de protection des données, y compris sur leur lieu de travail. Les employés ont le droit de savoir les données collectées, leur utilisation et peuvent s’opposer à leur traitement dans certaines circonstances. Cela signifie que même si l’employeur peut accéder aux fichiers de l’ordinateur de l’employé à des fins professionnelles, il doit respecter les principes de transparence et de légitimité dans le traitement des données.