Les deux dernières années ont multiplié les tâches des dirigeants qui ont dû s’adapter à de nouvelles réalités complexes. Le nouveau fonctionnement de l’entreprise avec le télétravail, les obligations des gestes barrières et la réorganisation des espaces de travail entre autres les ont obligés à optimiser le temps pour éviter de faire un burn out et d’en provoquer un chez leurs collaborateurs déjà bien secoués par la pandémie. Parmi les grands défis du dirigeant, le manque de disponibilité est sans doute le plus manifeste. En effet, et particulièrement dans les PME, le dirigeant conditionne souvent sa responsabilité au fait d’être présent et actif sur tous les fronts. Il se retrouve donc rapidement submergé par la quantité de tâches qu’il doit effectuer ou piloter.
Dirigeants, restez motivés malgré les difficultés !
Le manque de temps du dirigeant est un fait préoccupant pour l’entreprise car celui-ci devrait bénéficier de moments de réflexion pour mener une stratégie performante et durable. Le temps du dirigeant est donc l’un des rouages fondamentaux du succès de l’entreprise, voici 5 conseils pour l’optimiser.
Refléter la stratégie dans les priorités d’agenda
L’allocation de son temps par le dirigeant traduit auprès des collaborateurs ce que sont ses véritables priorités et donc ce qu’il considère comme stratégique. Par conséquent, l’organisation de son agenda relève pratiquement du domaine de la communication interne. L’agenda ne doit pas être figé mais évoluer en fonction de l’état d’avancement des activités stratégiques. Un dirigeant a toujours intérêt à se référer à son plan stratégique pour ne pas se disperser.
Déléguer et mettre en place des réunions d’équipes
Il est important que le dirigeant sache demander de l’aide lorsqu’il voit qu’il ne s’en sort pas seul ou qu’il délègue les tâches qui ne nécessitent pas son engagement, même si elles sont importantes pour l’entreprise. Un bon manager doit apprendre à « faire faire » et donc à perdre une partie du contrôle sur l’entreprise, à accepter d’impliquer les autres et à leur faire confiance. En parallèle, pour suivre l’avancée des travaux de chacun sans perdre de temps en réunion one-to-one, le dirigeant doit mettre en place une réunion d’équipe hebdomadaire avec l’ensemble de ses responsables fonctionnels.
Planifier les tâches
Le dirigeant doit être capable de planifier ses tâches qui sont, en général, de deux types : les activités importantes et stratégiques et les activités quotidiennes, parfois dans l’urgence. Il faut donc hiérarchiser les tâches, selon leur priorité en croisant par exemple leur degré d’urgence avec leur degré d’importance et établir chaque semaine, voire chaque jour, une To-Do list afin de ne rien perdre de vue.
Savoir utiliser les nouvelles technologies
La synchronisation entre son téléphone et ses mails permettra au dirigeant de gagner du temps en traitant certains courriers ou en planifiant son emploi du temps dans les transports par exemple. Par ailleurs, l’utilisation des plateformes internet de conférence téléphonique permet l’organisation de réunions virtuelles, particulièrement bénéfiques en termes de gain de temps.
Définir des plages de temps non interruptibles
Toutefois, afin d’être efficace, il est indispensable pour le dirigeant d’aménager des séquences de travail sans interruptions pour une concentration optimale. Entre la pression des collaborateurs et celle des moyens de communication multiples et instantanés, le dirigeant doit s’obliger à garder des temps de réflexion totalement tranquilles en éteignant son portable et en acceptant d’être indisponible pour ses équipes (idéalement une heure par jour).