Avant de mettre en place une démarche d’Innovation Participative, il s’agit de déterminer les techniques adaptées à chaque entreprise de récolte des idées qui correspondent à la réalité et aux besoins de l’entreprise. L’objectif : susciter la participation des salariés et exploiter de manière optimale leurs idées.
Au préalable
Pour susciter la participation des salariés, le mieux est de communiquer régulièrement sur les objectifs de la boîte à idées ou de tout système mis en place pour la récolte d’idées. Il faut que chacun sache le devenir des idées effectivement sélectionnées et les récompenses ou impacts pour les auteurs. Précisez clairement si les contributeurs peuvent ou non gagner une récompense et si oui, comment les gagnants seront sélectionnés.
N’oubliez également pas de répondre aux contributeurs. Il sera sans doute nécessaire de planifier une réunion avec des collaborateurs de profils différents (commercial, innovation, technicien, financier) pour discuter des idées retenues et pour définir lesquelles sont réellement exploitables. Vous pouvez également solliciter l’opinion des salariés par vote.
Un site intranet
Il s’agit de créer un outil d’échange intranet, permettant aux collaborateurs de déposer leurs idées et de lancer des challenges. Cet intranet permet de :
- mettre à la disposition de la documentation ;
- déposer une idée ;
- traiter cette idée par le collaborateur et le responsable de l’innovation ;
- consulter toutes les idées partout dans le monde ;
- créer des challenges électroniques ;
- réaliser des tableaux de bord ;
- réaliser des recherches à partir de différents critères, pour le responsable de l’innovation.
L’antique boîte à idées, la bonne vieille boîte
Technique la plus simple à mettre en place, la boîte à idées peut s’avérer un excellent moyen de révéler les problèmes notamment d’ordre organisationnel ou technique. Elle permettait également de repérer ceux qui ont la capacité à déceler les freins de l’entreprise et à proposer des solutions pour y remédier. C’est un excellent argument sur lequel communiquer pour motiver les salariés à donner des idées.
Suivant son usage, vous pouvez consulter tous les quinze jours ou tous les mois la boîte et trier ce qu’elle recèle. Si vous choisissez encore une boîte à idées physique, n’oubliez pas de la placer stratégiquement, à la portée de tous, à côté de la machine à café par exemple. N’oubliez pas le crayon et le papier. N’hésitez pas à effectuer de temps en temps des consultations sur le mode de « Que pensez-vous de… ? ».
Le formulaire à idées
Il peut être électronique maintenant et parfois papier. Pour augmenter les chances de recevoir de nombreuses idées, il est bon de prévoir un formulaire à remplir qui permettra de traiter les idées par domaine ou métier. Ce formulaire pourra comporter un intitulé pour l’idée, un texte descriptif de quelques lignes auquel s’ajoutera un champ pour décrire l’intérêt ou l’apport de l’idée pour l’entreprise.
Les auteurs peuvent ajouter un mot clé à leurs idées ce qui permettra de les indexer automatiquement. Bien entendu, chaque formulaire devra comporter les nom et prénom de l’auteur, le service dans lequel il travaille, ainsi que le moyen de le contacter (e-mail ou téléphone).
Réunion brainstorming
Pour solliciter les idées, quoi de mieux qu’une bonne vieille réunion ? Lors de ces réunions, faites évoquer de façon collégiale les dysfonctionnements et les difficultés rencontrées. Les problèmes sont tracés et orientés vers un traitement immédiat, soit par l’équipe des opérateurs, soit par un service support. N’oubliez pas de suivre la résolution de ces problèmes. Vous pouvez booster la créativité avec des scénarios de rêve, de catastrophe…
Les systèmes de management des idées (SMI)
Dans la récolte des idées, il est également recommandé de mettre en place un système de gestion électronique des idées (collecte, workflow de traitement, gestion de challenges…). Ce sont des applications Web qui gèrent la collecte, le traitement et enfin l’implémentation des idées. Il existe différents éditeurs sur le marché français dont HumanPerf, Inova Software et Ideavalue. Certaines entreprises ont fait le choix de développer leurs propres applications.
Les challenges
Des challenges sont organisés pour solliciter les idées de tous sur un thème précis. Les challenges représentent une source de motivation pour la créativité et le dépôt d’idées.
Vous pouvez diversifier les challenges qui feront de préférence l’objet d’une communication forte aux auteurs, co-auteurs et finalistes. Chacun des challenges fait l’objet d’une remise de trophées.
Par exemple, la Société Générale organisait :
- Le challenge de meilleures idées innovantes avec différents trophées (compétitivité, nouveaux services clients, qualité, sécurité, résolution de problème, productivité).
- Le challenge des meilleures innovations réalisées.
- Le challenge des meilleures bonnes pratiques dupliquées.
Les lauréats des différents challenges perçoivent dans ce cas une gratification financière.
Attention !
Ces récompenses peuvent parfois être perçues comme étant insuffisantes sur le plan financier aux yeux des innovateurs. La récompense peut également être un trophée, des peluches… Les innovateurs bénéficient également d’une reconnaissance parmi leurs collègues, car ces trophées sont un motif de fierté pour leurs acquéreurs. Une participation aux challenges peut ainsi avoir un impact sur la carrière mais aussi sur les réseaux des lauréats.