La comptabilité est une corvée et elle n’est en rien une fin en soi : il n’y a pas de comptabilité sans activité économique. Cependant, pour ingrate qu’elle soit, la comptabilité est un outil de pilotage de l’entreprise en plus d’être une obligation. Elle demande une certaine rigueur alors autant vous y mettre dès aujourd’hui.
Adoptez la méthode du classement réflexe !
Dans beaucoup de start-up et de TPE, les tâches administratives répétitives sont souvent remises à « plus tard, quand on aura le temps ». On y dit aussi que la comptabilité, c’est compliqué. Or, il n’y a rien de pire que les tas de documents qui s’entassent diversement : un peu sur le bureau, un peu dans le salon, à la maison. Surtout plus les documents s’accumulent, plus il peut devenir rebutant de se mettre à la tâche. Rien de moins motivant que de devoir checker parmi des tonnes d’emails pour retrouver les pièces jointes qui vont justifier la déclaration à faire « pour hier » ou encore de devoir passer une après-midi à scanner des documents qu’il vous faudra classer par la suite.
Voici un message simple qu’il vous faut retenir : Classez systématiquement vos papiers et scanner-les au plus vite si nécessaire !
Si vous n’avez pas envie de le faire chaque jour : continuez à ne pas vous soucier de la paperasse chaque jour mais achetez un trieur cartonné et compartimenté, dans lequel vous classez directement, par thème, par interlocuteur ou par destinataire, tous les « papiers entrants ». Faites de même sur votre ordinateur avec des répertoires dédiés, pour gérer les documents dématérialisés, arrivés par emails ou les factures que vous téléchargez.
L’important, c’est l’habitude, qui vous permet de ranger au bon endroit, en un seul geste. Ce faisant, systématiquement, vous faites 50% de l’effort administratif. Il vous restera à « traiter » les éléments triés, chaque mois : réponse au courrier, envoi des factures au comptable, déclaration à faire, paiement à émettre.
Faites une purge chaque mois
Si vous ne faites rien au jour le jour, sauf centraliser tous les documents, vous devez planifier au moins un demi-jour par mois réservé à la gestion administrative. Déjà, car vous devrez forcément déclarer votre TVA. Il se peut que vous n’ayez pas cette obligation mensuelle mais rien ne vous empêche de prendre le réflexe pour quand votre activité se développera. Mettez-vous en mode « administrateur de société » et videz le trieur.
Gérez vos affaires : c’est tellement plus facile de s’y mettre quand tout est sous la main. Et les problèmes sont plus simples à affronter si toutes les données sont facilement accessibles, avec tous les éléments nécessaires pour décider de la suite pratique à donner.
Vous pouvez aussi choisir de déléguer (ou externaliser) « la vidange du trieur ». Mais le fait d’avoir rangé par vous-même les informations à traiter va vous donner une bonne connaissance des enjeux administratifs de votre entreprise. C’est bien le moins : vous ne pouvez pas risquer d’apprendre ce qui se passe dans votre entreprise par votre secrétaire, votre directeur financier ou votre expert-comptable. Votre crédibilité de chef d’entreprise en dépend alors mettez-vous à l’ouvrage.