Les outils collaboratifs sont de nouveaux moyens de partager les données et les tâches au travail. Ce sont des applications plus complètes et performantes de mise en commun des informations au sein de l’entreprise. Ces outils sont dits « collaboratifs » car ils donnent le sentiment aux employés d’œuvrer pour un même but. Il est souvent difficile de contenter tout le monde et de faire émerger les idées en travail collectif. Les outils collaboratifs sont là pour répondre à ce besoin.
Des tâches multiples en une seule application
La collaboration en ligne fonctionne sur une conception ouverte du travail. Le fameux tableau blanc, accessible à tous, sur lequel on écrit la liste des objectifs mensuels, c’est déjà un outil collaboratif ! Les technologies innovantes d’aujourd’hui vont plus loin. En effet, avec la dématérialisation des activités, vous pouvez donner une visioconférence à vos collaborateurs à l’autre bout de la France… ou du monde ! Les fournisseurs de messageries instantanées proposent aujourd’hui des solutions pour partager vos fichiers de travail en temps réel et avec tous vos employés. L’un des outils de ces services sont les agendas numériques : vous pouvez communiquer les rendez-vous importants à vos associés. Une autre fonction vous permet de synchroniser les tâches en cours à toute l’entreprise, et de diminuer ainsi les coûts de gestion et les frais de dossier.
Le travail collaboratif est intéressant à plusieurs niveaux. Ces formes de mini réseaux sociaux internes à l’entreprise permettent de libérer la parole des managers. Ils sont particulièrement précieux pour les activités de l’informatique et de la R&D. Ils permettent de faire circuler les travaux destinés au web et de faire connaître les analyses de l’activité de l’entreprise à vos associés. Vous pouvez même mutualiser la relecture de votre comptabilité.
Comment ça marche ?
Vous avez juste à vous inscrire sur un site de partage de données en entreprise ou à télécharger le logiciel qui convient à la taille de votre société. Vous créez un compte privé sur lequel vous pouvez vous identifier depuis n’importe quel poste. Vos employés ont la possibilité de se connecter pour suivre vos publications et y apporter leur contribution. Vous pouvez même définir le degré d’implication de vos employés dans les dossiers de votre choix : en limitant la modification du produit aux ingénieurs par exemple, ou en ouvrant une session pour les opérations comptables à vos seuls associés proches.
Un exemple de solution simple et efficace : Wimi
La plateforme de partage française Wimi permet de gérer collectivement des projets en ligne. Elle fonctionne sur le Cloud. Une offre d’essai de 1Go de stockage et 3 espaces projets est accessible à votre équipe sans limitation de participants. L’interface est claire et intuitive, la prise en main est rapide et bien expliquée. Vos données sont sécurisées et vous pouvez travailler 30 jours sans engagement. Ils proposent également une offre 100% gratuite. Ça ne coûte rien d’essayer !
Ces services sont la solution efficace pour gagner en compétitivité. Pratiques, basés sur la communication et la confiance, ils permettent à chacun d’ajouter de la valeur ajoutée au travail collectif. La mutualisation immédiate des données améliore les canaux de diffusion des informations et réduit le temps de traitement du produit (suppression des multiples phases de contrôle et de validation). Vos employés gagnent en autonomie et prennent confiance en eux. Les outils collaboratifs leurs accordent une liberté de contribution qui favorise leur rendement. N’attendez plus !