Indépendants, TPE, PME, et même grands-comptes, ont besoin d’une gestion efficace, de bien formaliser les procédures administratives et de renforcer leur crédibilité aux yeux des clients, partenaires et du personnel, s’il y en a.
Qu’est-ce qu’une procédure administrative ?
Une procédure administrative permet la mise en œuvre d’un processus reproductible qui permet une organisation optimale. Elle répond aux questions : qui fait quoi ? où ? quand ? comment ? pour qui ? pour quoi ? …
Les procédures administratives, un atout
Néanmoins, l’entreprise qui dispose d’un cadre procédural se dote d’atouts dont se privent celles qui fonctionnent bon gré, mal gré. Dans un monde où la qualité du service prime, les entrepreneurs qui réussissent à définir et à appliquer des procédures pertinentes ont plus de facilités que d’autres à faire la preuve de la qualité de leurs produits et services, à fidéliser leur personnel, à rassurer des investisseurs.
Les procédures permettent de faire les choses de façon constante !
Voici pourquoi même les petites entreprises devraient formaliser leurs procédures administratives :
1. Productivité :
Suivre une procédure adaptée permet une économie de temps, en faisant la chasse aux gestes inutiles. Par exemple, un classement performant vous permettra de trouver un document rapidement car tout est ordonné. L’ordinateur est souvent l’accumulation de dossiers mal classés qui font perdre un temps considérable. Avoir mis en place une procédure de classement fait partie des incontournables.
2. Interactivité :
Une méthodologie partagée permet l’entraide, la délégation et la formation. Aujourd’hui avec les dossiers partagés, le travail d’équipe instaure une nouvelle procédure dans les planning des équipes.
3. Crédibilité :
Maîtriser des process formels c’est montrer que l’entreprise a adopté des règles de bonne gestion. Les banques, les fournisseurs, les clients, le personnel établiront un lien de confiance devant une gestion pertinente.
4. Décision :
Le constat d’impossibilité d’application d’une procédure classique permet au dirigeant d’entreprise de mesurer les limites de ses services administratifs. Il saura ce qu’il devra sous-traiter, faute de savoir-faire ; il pourra décider d’une réorganisation, voire d’une action de formation.
5. Contrôle de gestion :
Des méthodes constantes dans le temps, facilitent la comparaison d’indicateurs-clés, au fil du temps.
6. Adaptation :
Lors de la mise en place des procédures, l’entreprise réfléchit à son organisation et à son intégration harmonieuse dans l’environnement économique.
L’adoption de procédures administratives formelles (c’est-à-dire : des procédures écrites) oblige à accepter un double paradoxe :
- 1° les règles d’exécution doivent évoluer régulièrement, puisque « le monde est en marche »
- 2° Une procédure « d’exception aux règles » doit être prévue, pour éviter tout diktat de la bureaucratie.
La mise en place et la mise à jour régulière de procédures comptables, d’administration des ventes, de recouvrement, etc., participe d’une stratégie d’entreprise gagnante.
S’agissant de la remise en cause d’une certaine routine, la mise en place de procédures administratives ou de production peut être facilitée par le recours à l’audit et les conseils d’un consultant. Un professionnel neutre et bienveillant apportera un coup d’œil extérieur et aidera les dirigeants à professionnaliser leur gestion.