Le règlement intérieur aborde trois sujets essentiels dans la relation de travail : l’hygiène, la sécurité et la discipline. Il n’est obligatoire que dans les sociétés comprenant au moins 50 salariés mais, pour autant, il est vivement conseillé de le mettre en place dès que possible.
Une liberté de rédaction par l’employeur
L’employeur est seul à tenir la plume dans la rédaction du règlement intérieur. Bien entendu, cette liberté d’élaboration fera l’objet d’un avis non-contraignant des instances représentatives du personnel. Cependant, l’inspection du travail vérifie sa conformité avec la législation en vigueur. Vous ne pouvez donc pas écrire n’importe quoi. Cette liberté de rédaction permet à l’employeur de fixer clairement les règles qu’il entend voir appliquer au sein de l’entreprise en matière de discipline (utilisation d’internet, des boîtes emails, du matériel de l’entreprise, respect des horaires …).
Il existe cependant des clauses interdites notamment celles évidemment « contraire aux lois, aux règlements, aux dispositions des conventions et accords collectifs de travail applicables dans l’entreprise ou l’établissement », celles « restreignant les libertés individuelles ou collectives qui ne serait pas justifiée ou proportionnée au but recherché » ainsi que les clauses de sanction discriminatoire ou financière.
Ce que fixe le règlement intérieur
En matière de discipline, le règlement intérieur permet de fixer l’éventail des sanctions applicables au sein de la société (avertissement, blâme, mise en garde, mise à pied disciplinaire, licenciement pour faute simple, grave ou lourde).
Certaines sont également obligatoires si vous le rédigez comme les règles sur la discipline, la nature et l’échelle des sanctions, les procédures disciplinaires, les droits de la défense des salariés, tout ce qui touche au harcèlement moral et sexuel ainsi que les agissements sexistes ainsi que sa date d’entrée en vigueur. A noter qu’il doit également parler de tout ce qui touche à la santé et à la sécurité dans l’entreprise ou l’établissement (interdiction de fumer dans les locaux par exemple). C’est lui également qui fixe les règles quant aux « conditions de travail protectrices de la santé et de la sécurité des salariés » et on pensera notamment au port d’un masque.
Il convient de retenir qu’une société qui comprendrait plus de 50 salariés et qui n’aurait pas de règlement intérieur ne pourrait sanctionner ses salariés, ce qui serait extrêmement handicapant. Ensuite, le règlement intérieur est, en matière d’hygiène et de sécurité, un moyen de réfléchir et de mettre en œuvre une politique de prévention des risques.
La mise en place du règlement intérieur
Une fois le règlement intérieur élaboré, pour qu’il puisse être mis en application, il conviendra de consulter les instances représentatives et notamment le comité social économique (CSE), d’en transmettre un exemplaire au greffe du Conseil de prud’hommes, de le communiquer en deux exemplaires avec l’avis en question à l’inspection du travail et de l’afficher (ou de le rendre consultable par tout moyen). Le règlement intérieur ne sera effectif qu’un mois après la mise en œuvre de ces formalités. Ce document étant appelé à vivre et à être adapté au fur et à mesure du temps, toute modification ultérieure devra respecter les mêmes règles formelles d’élaboration.
A noter que même si le comité social économique ne l’approuve pas, il sera tout de même applicable. Son avis n’est donc que consultatif.