Lorsqu’on rencontre un dirigeant et qu’on lui demande quelles sont ses préoccupations principales pour son entreprise, il parle tout naturellement de ses ventes. Il est en général préoccupé par sa trésorerie, puisque chaque mois il doit payer ses fournisseurs, son personnel et l’État. Bien entendu, il attache de l’importance aux résultats. Même si elle est souvent citée comme quelque chose d’embêtant et que les dirigeants ont tendance à transmettre les éléments à leur comptable sans bien comprendre, la comptabilité est la base de tout le système d’informations de l’entreprise.
La commande, point de départ d’une vente réussie
La première base de la comptabilité reste les ventes. A ce niveau rien n’est compliqué puisqu’en fait basiquement vous faites signer un bon de commande ou un devis à un client. Avec le temps, c’est même une étape qui est souvent négligée, un simple email suffisant quand la relation de confiance est instaurée. Ensuite, quand le produit est fabriqué ou le service est rendu, il faut le facturer ou le transformer en facture. Si vous facturez avec retard, si vous facturez mal, ou pire si vous oubliez de facturer quelque chose, votre vente aura du plomb dans l’aile car vous aurez du mal à être payé. Si les clients particuliers ne l’attendent pas pour régler, c’est le cas des particuliers.
A noter que vous ne devez pas négliger la qualité de la facture ou encore la rapidité à l’émettre car c’est ce qui permet à l’entreprise de matérialiser la vente et au bout du compte d’obtenir l’argent qui la concrétisera. Plus vous tardez, plus en général votre client tarde à vous payer ne serait-ce que dans les cas où les paiements s’effectuent à 30 ou 60 jours. Prendre le réflexe de facturer, c’est également avoir la certitude que vous n’oublierez pas de vous faire payer, votre comptable ayant une trace de toute facture douteuse.
La trésorerie, le fluide vital de l’entreprise
C’est comme l’eau pour nos campagnes ou le sang pour la vie. Bien entendu, il suffit que vous regardiez votre compte bancaire pour savoir si vous avez du cash ou si vous avez du souci à vous faire. Mais en matière de trésorerie, l’essentiel c’est de prévoir. Que va-t-il se passer dans les 3 mois qui viennent ? Pourrais-je payer mes salariés et les fournisseurs ? Pour pouvoir faire des prévisions qui tiennent la route, il faut absolument que vous ayez une comptabilité à jour et disponible.
Prenons un exemple concret. Vous voulez connaître vos rentrées de cash sur les 3 mois qui viennent. Vous allez vous baser sur votre comptabilité pour au moins 2 mois. En effet, vos clients vous règlent à 60 jours. Encore faut-il que vos factures aient bien été émises, enregistrées avec la bonne échéance dans votre comptabilité. Il faut également que tous les encaissements que vous avez eus soient enregistrés et qu’ils aient été rapprochés (le lettrage en terme comptable) des factures qu’ils règlent. Vous savez ainsi quels sont les encaissements que vous aurez dans les 2 prochains mois. Et pour le troisième mois alors ? Il faudra vous servir de votre carnet de commandes. La comptabilité est donc tout aussi indispensable en matière de trésorerie. Il vous faut des comptes à jour et disponibles.
Sans comptabilité, pas de maîtrise du résultat
La compatibilité vous permet également d’établir votre point mort, c’est-à-dire le niveau des ventes qui vous permet de couvrir l’ensemble des charges fixes de l’entreprise. Surtout, elle est indispensable pour connaître vos prix de revient. Il faut préciser ici que pour le calcul du prix de revient, la comptabilité analytique est primordiale.
La comptabilité analytique est moins connue que la comptabilité générale mais demeure tout aussi indispensable. Dans la comptabilité générale, on enregistre les opérations par nature. Les frais de personnel sont enregistrés en tant que salaire ou en tant que charges sociales. Dans la comptabilité analytique, les frais de personnel sont enregistrés par rapport à leur destination. Ils ont servi pour produire des pièces (rentre dans le coût de fabrication et donc le prix de revient de ses pièces), ou au commercial, ou en frais généraux … La comptabilité analytique est indispensable pour calculer ses prix de revient et donc pour connaître ses marges. Comment pouvez-vous prendre une décision d’accorder une réduction de prix à tel client si vous ne connaissez pas vos marges ?
Une comptabilité bien tenue indispensable
Le constat est simple : la comptabilité est indispensable à l’entreprise parce qu’elle constitue le seul moyen de piloter tous les éléments fondamentaux (ventes, trésorerie, résultats) de l’entreprise. Le dirigeant doit donc s’impliquer dans la comptabilité. Il ne s’agit pas, bien entendu, qu’il devienne le comptable de l’entreprise. Ce n’est pas son rôle. Mais il doit s’assurer que sa comptabilité est bien tenue. Cela signifie qu’elle est à jour, qu’elle est disponible et que les encaissements et décaissements soient lettrés avec les factures correspondantes. Il faut également rappeler que la comptabilité n’est pas quelque chose de compliquer dans ses principes, et qu’elle est parfaitement logique.
Quelques points fondamentaux à retenir
Les termes peuvent être abscons au départ, mais c’est le cas de tout terme technique. Il faut garder en tête deux ou trois points fondamentaux.
D’abord que la comptabilité sert à retracer les opérations. Comme dans tous mouvements il y a un point de départ et un point d’arrivée. Cela se traduit en comptabilité par un débit et un crédit. Ces deux montants sont toujours identiques puisqu’on parle de la même chose.
Ensuite, deux grands tableaux existent :
- le compte de résultats qui constitue le film des opérations de l’entreprise sur une période. Il est le résumé de l’ensemble des opérations faites par l’entreprise sur une période, et se traduit par un résultat. Vous avez fait des profits ou des pertes.
- Le deuxième tableau donne la situation patrimoniale de l’entreprise. C’est le bilan. C’est une photo. Entre deux photos, il y a le compte de résultats. Le bilan donne l’état des biens (investissements, créances clients …) et des dettes de l’entreprise (emprunts, fournisseurs et capitaux propres).
Autre point fondamental : les écritures comptables permettent de retracer la réalité d’une opération. Sans rentrer dans tous les détails, une écriture peut concerner le bilan et le compte de résultat quand elle traduit une opération d’activité : j’ai vendu, j’ai acheté. Elle peut ne concerner que le bilan quand elle constate une modification du patrimoine de l’entreprise. Un client me devait de l’argent, il m’a réglé. La créance client disparaît et le compte de banque enregistre l’encaissement.
La comptabilité n’est pas en soi compliquée si on souhaite comprendre les principes de base. Le dirigeant doit s’y intéresser pour 2 raisons : comprendre les comptes de sa société et être capable de les défendre devant tous ses partenaires (notamment les banques). Il doit pouvoir discuter avec son comptable et être capable de définir le niveau d’exigence qu’il juge approprié pour son entreprise.
Dirigeants n’ayez plus peur de votre comptabilité. Prenez-la en main et exigez sa disponibilité, sa rapidité.