Le Cloud Computing consiste à externaliser sur des serveurs accessibles depuis internet le stockage de vos données et de vos logiciels. Il a ainsi un double objectif : décharger l’utilisateur des problématiques serveur et lui permettre de disposer de ses données et de ses outils où qu’il soit, dès qu’il a une connexion Internet.
On peut penser que le Cloud Computing ne concerne que quelques férus de nouvelles technologies et les startups du web. Erreur! C’est en fait une technologie à la portée de tous qui donne de la souplesse et de véritables avantages aux TPE et PME.
Il existe de très nombreux et différents outils fonctionnant dans le Cloud (client mail, gestion commerciale, CRM, banque…) qui fonctionnent tous sur le même principe. Ainsi, que vous alliez consulter vos mails, récupérer vos relevés bancaires ou réserver un billet de train, un serveur stocke l’information, le programme (gmail et vos emails par exemple) et l’utilisateur les consulte via Internet.
Notez que ce n’est pas seulement des données qui sont disponibles depuis Internet, c’est aussi les outils qui permettent de les exploiter. Ainsi, ce n’est pas uniquement les chansons qui sont dans le Cloud, c’est aussi le logiciel pour les écouter avec Deezer et Spotify par exemple.
Il existe ainsi de très nombreux avantages à utiliser des outils en mode SaaS (qui fonctionnent dans le Cloud) et à mettre ses données dans le Cloud quand on est une TPE et PME. En effet, les spécificités de ce dernier assurent une grande souplesse aux entreprises et donc une plus grande réactivité et une meilleure organisation.
Partager et exploiter l’information
Dès lors que vos données et vos outils (logiciels de gestion commerciale, gestion client ou gestion de trésorerie par exemple) sont dans le Cloud, vous pouvez y accéder et les exploiter depuis n’importe quel terminal (ordinateur, tablette…) connecté à Internet. Il est donc très simple de partager vos données avec vos équipes nomades où celles installées sur d’autres sites que vous.
Il est donc aussi envisageable d’ouvrir un accès à des externes (prestataires…) sans qu’ils aient besoin d’être dans vos locaux. Vous pouvez ainsi éviter de nombreux échanges de clés USB, de mails ou de cd avec votre expert-comptable en lui ouvrant un accès sur votre gestion commerciale pour qu’il puisse accéder en ligne à l’ensemble de vos documents commerciaux et donc réaliser votre comptabilité.
Le travail collaboratif devient extrêmement souple avec le Cloud Computing puisqu’il permet de s’affranchir des contraintes géographiques, des contraintes horaires et des contraintes matérielles.
Ainsi, votre commercial pourra créer un devis à Bordeaux, son manager pourra le valider et le transformer en facture à Lille, le marketing pourra l’analyser à Paris, le gérant pourra suivre les flux de trésorerie que cette vente implique et l’expert-comptable pourra la comptabiliser depuis ses bureaux… et tout ça en direct, sans export ou clic supplémentaire!
Accès mobiles
Dans la mesure où vos données sont disponibles depuis Internet, l’endroit où vous êtes n’a plus d’importance. Vous pouvez donc être à mille kilomètres de vos bureaux, vous pouvez encore travailler. Ainsi, que vous soyez chez un client, à la gare ou dans vos locaux, vous pouvez travailler et consulter vos données.
Connexion entre plusieurs logiciels via API
Un autre avantage (et pas des moindres) d’utiliser ses logiciels dans le Cloud est de pouvoir les connecter/lier avec d’autres logiciels. Ce lien permet à la fois de profiter des avantages des différents services en même temps mais en plus d’avoir de nouvelles fonctionnalités.
Ainsi, si nous prenons l’exemple du CRM et de l’emailing, le lien entre ces deux logiciels permet d’une part de définir facilement la cible que l’on veut toucher avec sa campagne et d’autre part d’analyser les résultats de cette dernière en utilisant les données que vous avez dans le CRM.
Plus concrètement, vous voulez envoyer un emailing à tous vos clients de plus de 20 salariés, basés en France et travaillant en BtoB. Vous allez pouvoir faire ces filtres dans votre logiciel de CRM et retrouver ces contacts dans votre outil d’emailing. Une fois la campagne expédiée, vous pourrez analyser les taux d’ouverture ou de clic par secteur d’activité ou région de France par exemple. Ainsi, les deux services ne font pas uniquement que s’additionner, ils s’enrichissent.
Votre société peut donc gagner beaucoup en souplesse car vous pourrez construire très simplement votre « propre » outil avec différents logiciels. Ainsi, les données que vous avez dans votre logiciel de gestion commerciale et celles de votre logiciel de gestion de trésorerie ne sont plus cloisonnées. Vous pouvez les croiser pour en sortir de nouvelles analyses et pour améliorer l’efficacité de votre société sans avoir besoin de ressaisir les données plusieurs fois.
Il y a donc deux vrais avantages à la simplicité d’interconnexion des logiciels en mode SaaS : le gain de temps puisque vous ne saisissez vos données qu’une fois et l’amélioration du traitement des données dans la mesure où les outils que vous utilisez vont s’enrichir.
Plus de contrainte matérielle
Un autre élément qui va ajouter de la souplesse à votre entreprise avec le Cloud est l’affranchissement aux contraintes matérielles. En effet, dans la mesure où vos logiciels et vos données sont dans le Cloud et que vous utilisez des outils en mode SaaS, la gestion des serveurs, de la sécurité, des mises à jour… est comprise dans l’abonnement que vous prenez chez vos prestataires. Vous n’avez donc plus à vous soucier des serveurs, des données et de leur sauvegarde.
Votre entreprise ne sera ainsi plus limitée par les contraintes techniques liées à votre matériel et votre budget (trop petit serveur, serveur non mis à jour…) et vous n’aurez plus à travailler avec des machines potentiellement lentes et sous-dimensionnées. A cela s’ajoute la problématique des sauvegardes qui implique de mettre en place des processus contraignants pour garantir la pérennité des données. Cette tâche ne vous incombant plus, vous n’avez plus de contrainte à faire peser sur vos équipes (arrêt des machines pour mise à jour ou pour sauvegarde…).
En conclusion, le Cloud accroît l’efficacité et la souplesse des sociétés dans la mesure où il permet de :
- travailler à plusieurs sans contrainte (technique, horaire, géographique…)
- gérer à la carte les logiciels et donc les fonctionnalités utilisées
- ne plus s’occuper de tâches longues, compliquées et contraignantes liées à la technique
- gagner du temps en limitant les ressaisies
- faire des économies