La mutualisation des achats peut apparaître comme une solution pour pallier le manque de temps, de volumes et d’expertise des TPE/PME. Dans le contexte économique actuel où les marges des entreprises s’affaiblissent, la réduction des dépenses en frais généraux devient une démarche stratégique. En effet, l’optimisation des coûts s’avère être un levier de rentabilité efficace. Un gain d’exploitation apporté par une réduction des coûts d’achats se traduits immédiatement par une augmentation de la marge. Les dirigeants de TPE/PME sont donc de plus en plus séduits par le principe de la mutualisation des achats pour réduire leurs coûts et gagner du temps.
Difficile pour le dirigeant de réaliser des achats au juste prix
Les petites et moyennes structures ne maîtrisent pas toujours leurs dépenses. En effet, elles manquent cruellement de poids lors des négociations pour bénéficier de bons tarifs sur leurs achats de frais généraux. D’autre part, l’habitude, la facilité, mais aussi le manque de temps incitent souvent les PME à renouveler leur confiance à un même fournisseur, parfois sans renégocier. En effet, la définition des bonnes pratiques achats, la comparaison des offres des différents prestataires et la négociation des tarifs sont des tâches chronophages. Or, dans les TPE/ PME ces tâches incombent généralement aux dirigeants. Ces derniers ne possèdent pas toujours des ressources humaines ou financières pour déléguer ces missions.
La centrale de référencement différente de la centrale d’achat
Il peut être judicieux pour toute société quelle que soit sa taille de faire appel à une centrale de référencement. Celle-ci , en regroupant les volumes de différentes entreprises, permet à ses adhérents de bénéficier des meilleures conditions du marché. La centrale de référencement se différencie de la centrale d’achat par le fait qu’elle n’effectue pas les achats pour le compte de ses membres. Ceux-ci ont toutes libertés pour se fournir ou non auprès des fournisseurs référencés.
Les centrales de référencement sont ainsi capables de faire bénéficier à leurs adhérents de tarifs normalement réservés aux grands comptes permettant une économie de 30% en moyenne. Certaines centrales sont spécialisées. Cependant, d’autres gèrent l’ensemble des achats frais généraux communs à toutes les entreprises : fournitures de bureau, consommables informatiques, mobilier de bureau, courrier express, imprimantes, copieurs, machines à affranchir, voyages et déplacements, imprimés, téléphonie, ordinateurs, prestations intellectuelles, etc.
Les centrales de référencement ont pour objectif de faire gagner du temps et de l’argent aux TPE/PME. Elles gèrent à la place des entreprises le lancement d’appel d’offres, s’assurent de la bonne application des contrats et renégocient sans cesse les conditions tarifaires.
Pour les TPE/PME, la mutualisation des achats est donc une solution simple pour réduire les coûts d’achats.
Choisir une centrale d’achat ?
La centrale d’achat regroupe des achats. Elle est généralement mise en place dans le cas de franchises où les franchiseurs obligent parfois leurs franchisés à faire appel à celle-ci. En l’occurrence, l’enseigne achète parfois ses produits préalablement en négociant alors avec les fournisseurs. Il s’agit donc de massifier les commandes et d’acheter en gros, ce qui permet de négocier encore plus. Elle se rémunère en générale soit à la commission, soit en agissant en tant que grossiste c’est-à-dire en faisant une marge sur les marges réalisées. Elle est plus rarement utilisée par les TPE/PME que la centrale de référencement même si certaines centrales d’achat proposent ce service.