Powerpoint le plus fidèle allié de votre communication

Une présentation powerpoint ne peut en aucun cas se faire au dernier moment. Si beaucoup ont tendance à la réaliser à la dernière minute, il s’agit rarement d’une bonne pratique. Certes vous avez la capacité de créer des diapositives en quelques minutes grâce à la performance du logiciel mais vous pouvez vite transformer votre présentation en une cacophonie.

C’est le fil conducteur de votre présentation qui permettra à chacun de constater votre esprit synthétique et analytique. Les diapositives (slides) ne sont pas un collage d’effets visuels. C’est la cohérence et l’ordre du contenu qui permettent à chacun de bien comprendre votre cheminement. Sans ceux-ci vous n’obtiendrez pas l’adhésion de votre public.

A noter également que le support de présentation sert d’accompagnement : il ne vous remplacera jamais. Vous êtes le chef d’orchestre de la présentation et elle doit appuyer celle-ci et non vous remplacer. Celle-ci doit mettre en exergue vos idées, les chiffres avec des phrases courtes et simples et ne doivent pas être exhaustives.

Le but n’est pas d’avoir des lecteurs assidus de vos slides mais que l’attention reste sur vous !

Réfléchir avant de concevoir les diapositives

Plusieurs points sont à garder à l’esprit lorsque vous créer vos slides :

1. Quel est mon message ? Il ne s’agit pas d’insérer trop de messages. Souvent il reste conseillé d’avoir un message principal et éventuellement un deuxième au maximum.
2. Comment transmettre mon message de la façon la plus dynamique et la plus claire possible ?
3. Avec quel graphique et visuel communiquer avec mes interlocuteurs pour qu’ils visualisent bien mes propos ?
4. Comment présenter de façon claire et valorisante le contenu de mon offre ?
5. Ma présentation est-elle assez personnalisée ?
6. Mes idées sont-elles bien explicites ?

Trouver le fil conducteur

Pour trouver le fil conducteur et ne pas vous égarer, voici 7 questions qui vous permettront de mettre en ordre les idées qui se bousculent dans votre esprit. Elles sont souvent dénommés le QQCCOQP :

• Quoi ?
• Quand ?
• Comment ?
• Où ?
• Qui ?
• Pourquoi ?
• Combien ?

Maîtriser les plans

La maîtrise des différents types de plan fondamentaux vous permettra de structurer votre présentation. Celui sélectionné doit l’être en fonction du message que vous souhaitez mettre en avant. Tous les plans ne se valent pas selon votre message. A vous de bien choisir un pertinent parmi :

• Plan chronologique ou linéaire
• Plan par opposition
• Plan thématique
• Plan dialectique.

Appliquer avec rigueur les principes suivants dans votre texte

• Clarté
• Cohérence
• Lisibilité
• Concision
• Synthèse
• Simplicité.

Si vous désirez produire une présentation percutante qui aura de l’impact sur votre auditoire, voici quelques principes à respecter :

• Ne la faites pas à la dernière minute mais prenez le temps nécessaire (36h minimum de préparation)
• Planifiez et structurez votre contenu pour développer votre message

Le contenu

• Faites émerger les mots clés liés à ce message
• Réduisez au maximum le texte de vos diapositives. Trop souvent les présentateurs ont tendance à faire des phrases à rallonges qui rendent horrible la lecture.
• Intégrez une idée par diapositive

Comment rédiger les titres ?

• Les titres pleins : porteurs du message essentiel : ils apportent une information : Le management de projets événementiels
• Les titres vides ne donnent aucune précision et n’apportent aucune information : Le management
• Privilégiez les titres pleins pour la transmission d’un message

Le titre doit :

• Être court et percutant
• Comporter au maximum 6 mots
• Ne comporter ni point ni virgule

Garder une cohérence graphique sur tout votre support

Exploitez la règle des 10-20-30 définie par Guy Kawasaki :

• 10 diapositives : cela oblige à la concision.
• 20 minutes de présentation : au-delà, l’attention de l’auditoire diminue.
• 30 de taille de police : pour mettre moins de texte sur votre diapositive.
• Utilisez 5 lignes maximum par diapositive et ne dépassez pas 6 mots par ligne
• Respecter l’homogénéité des polices de caractère et leur taille sur tout le support
• Illustrez avec des visuels percutants et de bonne qualité
• Éliminez les listes à puces (pas comme ce texte)

Contrôler et maîtriser la cohérence graphique et visuelle

• Évitez les images Clipart (trop communes) et personnalisez vos supports avec des visuels adaptés à vos propos.
• Évitez d’intégrer des animations, des formes superflues ou des ombres si cela n’amène aucune valeur ajoutée à vos propos.
• Travaillez les contrastes de façon très nette et pensez à la projection qui dénature souvent les couleurs et qui rend certains supports illisibles.
• N’ayez pas peur de laisser 50 % de la surface de votre diapositive vide, cela permet de bien mettre en relief votre idée et de laisser les éléments respirer les uns par rapport aux autres.

N’oubliez pas de vous relire et de vous faire relire pour supprimer toutes les fautes d’orthographe

Pendant la présentation, rien ne perturbe plus l’attention que des fautes d’orthographe.

Ne lisez pas ce qui est indiqué à l’écran, mais développez vos idées, illustrez-les par des visuels qui vous aideront aussi à mémoriser vos propos.

Attention !

Lors de la projection, les couleurs apparaissent en général plus claires.

Il est bon de savoir que 10 % de la population ne différencie pas les couleurs et donc il faut en tenir compte dans vos présentations.