L’entretien annuel d’évaluation demeure un passage obligé dans de nombreuses entreprises, généralement en début ou fin d’année. De manière générale, l’entretien professionnel est un rendez-vous obligatoire entre le salarié et l’employeur tous les 2 ans même si, dans la pratique, les entreprises le mettent en place chaque année. Il est destiné à envisager les perspectives d’évolution professionnelle du salarié et les formations qui peuvent y contribuer. Moment d’échanges privilégiés entre employeur et salarié, ce tête-à-tête n’est cependant pas un exercice facile, et il convient de le réussir pour décupler la motivation de vos collaborateurs.
Le contenu : bilan et perspective
L’entretien annuel est l’occasion de faire le bilan de l’année écoulée du collaborateur, et de définir les perspectives pour la période à venir. Il convient de faire un tour de piste complet : débrief des objectifs fixés et atteints, points forts et axes de progrès, qualité des relations de travail avec la hiérarchie et les collègues, ressenti général sur la place occupée dans l’entreprise, formation(s) envisagée(s), évolution souhaitée, prime(s) et salaire…
Pour mener à bien ce temps d’échanges, vous pouvez vous aider d’une grille d’entretien qui recensera tous les sujets à évoquer avec votre salarié. Elle vous sera d’ailleurs utile pour préparer l’entretien et en synthétiser les résultats. Cet entretien nécessite une certaine préparation si vous souhaitez qu’il soit efficace.
La préparation de l’entretien
La préparation de l’entretien est un indispensable pour lequel il faut prendre le temps nécessaire, aussi bien du côté de l’employeur que du côté du salarié. Chacun doit réfléchir aux différents points de l’évaluation et noter son ressenti sur la grille d’entretien. Il est également important de faire cet exercice avec les résultats des années antérieures si le salarié a de l’ancienneté, pour pouvoir apprécier l’évolution de ce dernier.
Vous devez anticiper les questions classiques comme celle du ressenti de votre salarié, de ses attentes en termes d’évolution mais vous pouvez aller plus loin. Vous pouvez par exemple lui demander ce qu’il améliorerait dans votre entreprise, ce qui vous permettra également de progresser même si, parfois, il sera difficile d’obtenir ses vraies opinions.
Le face à face : une écoute réciproque
Vient alors le moment de l’entretien, certes délicat mais à appréhender comme un temps d’échanges privilégiés. L’entretien n’est pas un long monologue mais une discussion où chacun doit pouvoir écouter et s’exprimer.
Pour chaque étape de l’entretien, il est conseillé de laisser le collaborateur démarrer. Il fait lui-même son introspective et il sera alors plus facile pour vous d’acquiescer sur les éventuels points forts et axes de progrès qu’il aura identifiés et que vous aviez vous-même relevés, plutôt que d’avoir à les évoquer en premier, ce qui pourrait provoquer un repli du salarié et compromettre la qualité de la conversation.
Aussi, à la fin de chaque palier de l’entretien, faites ensemble la synthèse de vos propos. L’entretien n’est pas un QCM, il s’agit donc de développer chaque point pour en connaître la véritable signification.
La conclusion de l’entretien à ne pas négliger
Avant de vous quitter pour retourner à vos missions respectives, il convient de clôturer l’entretien avec votre collaborateur en bons termes et sur une note positive, comme par exemple les objectifs pour l’année à venir et la réassurance de votre salarié dans ses capacités à les atteindre. Inscrivez-le dans vos conclusions !
Aussi, il peut s’avérer nécessaire, à la demande de l’une ou l’autre des parties, de fixer un entretien à mi-parcours. Si vous l’estimez utile, notez-le également, car il arrive souvent que l’on ne respecte pas cet engagement faute de temps.
Enfin, chacun doit signer le document d’évaluation et repartir avec son exemplaire. A noter qu’il vous faut garder en tête que l’entretien d’évaluation est l’occasion de booster la motivation de votre salarié et non de lui faire des reproches.
Le bilan qui doit être réciproque
Si votre salarié va faire le bilan de vos remarques, qu’elles soient plus ou moins positives, il en va de même pour vous. En effet, vous pouvez rencontrer des remarques moyennement agréables de la part de votre collaborateur, pour lesquelles il vous faudra entendre et analyser le ressenti exprimé, et parfois vous remettre en question.
De plus, même si l’entretien annuel se vit sur l’instant présent, il conviendra de le nourrir régulièrement : penchez-vous de temps en temps dans le dossier personnel de chaque salarié pour y noter vos appréciations sans attendre l’échéance.
Et la rémunération ?
La rémunération est un sujet crucial pour lequel de nombreux managers se demandent à quel moment pertinent l’évoquer. Des experts RH s’accordent pour dire de la déconnecter de l’entretien annuel, . En effet, il s’avère toujours délicat de faire des éloges à un salarié sur son travail mais de lui annoncer qu’il ne sera pas augmenté… Néanmoins, dans la pratique, les entreprises ont l’habitude de discuter négociation de salaires lors de l’entretien d’évaluation.
L’entretien annuel d’évaluation reste facultatif mais celui professionnel tous les deux ans est obligatoire.