Les retards de paiement ou les impayés sont monnaie courante, mais peuvent avoir des conséquences fâcheuses sur la trésorerie et la vie de l’entreprise. Il convient donc de réagir vite. Comment faire pour se faire payer ses factures ?
Le problème avec les impayés et les retards de paiements, c’est qu’ils sont à gérer au cas par cas. En fonction du montant de la facture, de l’importance du client, mais aussi de la nature et de la fréquence de vos relations. Tous ces éléments sont à prendre en compte au moment de réclamer votre dû, avec plus ou moins de virulence. Le plus compliqué étant d’être clair et ferme, tout en ménageant la susceptibilité du client afin d’assurer la poursuite de relations commerciales cordiales.
1ère étape : envoyer une lettre de relance
Première des choses à faire en cas de retard dommageable (une fois la facture arrivée à échéance) : envoyer une lettre de relance en demandant à votre client de régulariser la situation au plus vite ou de vous notifier sa gêne passagère afin de mettre en place avec lui un échéancier de paiement. Les clients retardataires faisant généralement la sourde oreille, il convient de rester courtois et de ne pas utiliser un ton ni des formules trop menaçantes. Dans un premier temps, du moins.
- A savoir !
Cette lettre de relance doit être envoyée en recommandé avec accusé de réception, mais sachez qu’elle n’est pas indispensable légalement en vue d’une future action en recouvrement. Un seul courrier suffit. Inutile d’encombrer la boîte aux lettres de votre débiteur, si vous comptez poursuivre votre collaboration avec lui. En revanche, avant d’accepter une nouvelle commande ou prestation de services, exigez un paiement comptant.
2ème étape : le mettre en demeure de payer
Si la lettre de relance est restée sans effet, que le client récalcitrant fait tout pour éviter vos appels téléphoniques et ne répond pas à vos mails, la seconde solution réside dans la « mise en demeure ». Il s’agit d’une sommation de payer qui, bien souvent, débloque la situation. Elle est encore plus efficace si elle est délivrée par un huissier de justice. Cet acte met alors en demeure la société ou la personne de s’acquitter de la dette qu’elle a contractée auprès de vous et l’informe des poursuites judiciaires auxquelles elle s’expose en cas de non-exécution. Mieux vaut par ailleurs que l’huissier remette cette mise en demeure en mains propres. Notez que les frais de l’huissier sont à votre charge.
- A savoir !
Si la situation dégénère et si un contentieux est engagé, la « mise en demeure » vous permettra de prouver la mauvaise foi du client et constitue le point de départ pour le calcul des intérêts de retard.
Une option : faire appel à un cabinet de recouvrement
Vous pouvez également dès le départ, faire appel à un cabinet de recouvrement. C’est lui qui s’occupera à votre place d’effectuer les relances et les mises en demeure. Le coût est, bien entendu, l’élément déterminant dans le choix de cette solution. Mais si l’impayé est important et si cela vous stresse de gérer le problème, mieux vaut d’emblée déléguer cette tâche à une société spécialisée.
3ème étape : l’injonction de payer : une procédure simple
Si toutes les démarches amiables ont échoué, reste alors la voie judiciaire. Et elle n’est pas forcément onéreuse. Ainsi, l’injonction est une procédure de recouvrement judiciaire rapide et économique (33,47 euros) qui permet d’obtenir un titre exécutoire sans avoir besoin d’un avocat. Cette requête doit se faire, sur papier libre ou par le biais d’un formulaire type, auprès du greffe du tribunal d’instance lorsque le débiteur n’est pas commerçant ou si la dette n’est pas de nature commerciale, ou du greffe du tribunal de commerce si le créancier et le débiteur sont commerçants ou si la dette est relative à un acte de commerce. Il suffit de préciser l’identité des deux parties, le montant de la somme réclamée et l’origine de la créance, puis d’envoyer le tout par courrier, ou de le remettre en mains propres au greffe du tribunal compétent ou de saisir le tout en ligne (Infogreffe).
4ème étape : l’assignation, une voie longue et coûteuse
Dernière solution : l’assignation en paiement. Une procédure judiciaire malheureusement longue et onéreuse, impliquant l’aide d’un avocat. La dette doit donc être conséquente. Notez que le tribunal d’instance est compétent pour un montant inférieur à 10 000 euros et le tribunal de grande instance pour un montant supérieur à 10 000 euros, dans le cas où le débiteur n’est pas commerçant ou si la dette n’est pas de nature commerciale. Pour le reste, c’est le tribunal de commerce qui gère le litige.
- A savoir !
Pour les litiges inférieurs à 4 000 euros, des juges de proximité peuvent aussi être saisis. La procédure est relativement simple, puisqu’il suffit d’envoyer une demande par lettre recommandée avec accusé de réception ou de la remettre au greffe du tribunal concerné. C’est ensuite le secrétariat de la juridiction de proximité qui informera le défendeur (le débiteur) et convoquera les parties en audience.