Une récente réponse ministérielle sur les modalités pratiques de convocation des assemblées générales de SARL, qui rappelle l’exigence d’une lettre recommandée AR, incite à s’intéresser dans le détail à ces formalités en sociétés pluripersonnelles pour éviter de se heurter à des contestations voire à des nullités.
Qui convoque ?
Dans une SARL, l’assemblée est convoquée par le gérant. En cas de carence ou de refus de convoquer, seul le commissaire aux comptes peut y pourvoir, sous réserve que la société en soit dotée. Les associés ne peuvent eux que demander en justice la désignation d’un mandataire dont le rôle sera de convoquer une assemblée. Un tel dispositif est cependant contraignant et onéreux et il n’y est concrètement fait recours qu’en cas de désaccord profond avec le dirigeant.
En SAS, le président a compétence pour convoquer l’assemblée, mais les statuts peuvent déroger à cette règle et prévoir des modalités spécifiques, notamment en permettant une convocation par les associés. Une telle clause est particulièrement utile et il est bon d’y penser lors de la constitution de la société.
Comment ?
La convocation en SARL doit être délivrée par RAR et non par émargement d’un courrier présenté directement aux associés, selon la lecture restrictive de cette récente réponse ministérielle. Toutefois, une convocation verbale est possible lorsque tous les associés sont présents ou représentés. La raison de cette dérogation est simple : l’action en contestation est irrecevable dans un tel cas.
Chercher à déroger aux modalités de convocation présente donc un risque si le dirigeant n’est pas certain de la présence de l’ensemble des associés. Tout est une question de preuve mais aussi d’opportunité : si des associés sont éloignés ou en cas de mésentente, il est impératif de respecter à la lettre le formalisme.
Dans une SAS, les statuts peuvent prévoir tous moyens de convocation, y compris par courriel, offrant ainsi la possibilité d’une souplesse bien utile.
Quand ?
Si les statuts d’une SAS peuvent déterminer librement le délai de convocation, en SARL il faut respecter un délai de quinze jours, sachant que le délai court du lendemain de l’envoi. En l’état actuel du droit, le point de départ du délai n’est pas le jour de première présentation de la lettre contrairement à une copropriété.
Ce délai impératif impose une véritable anticipation lorsque des décisions doivent être prises à date fixe ou limite. Le dirigeant doit prendre en considération le temps nécessaire à la préparation d’une assemblée, quelle qu’elle soit : rédaction des actes, rapports spéciaux notamment en présence d’un commissaire aux comptes.
Quel contenu ?
Une convocation contient l’indication du lieu, date et heure de tenue mais aussi tous les éléments nécessaires pour permettre aux associés de voter en toute connaissance de cause sur l’ordre du jour qui leur est communiqué et dont la liste varie selon l’objet de l’assemblée. Le dirigeant doit notamment transmettre le texte du projet des résolutions qui, très concrètement, correspond à la trame du futur procès-verbal.
Toute l’attention doit être portée sur la rédaction de ce document afin qu’il soit clair et dépourvu d’ambiguïté en vue du vote. Il est rédigée par le dirigeant et les associés n’ont pas de droit acquis à imposer des résolutions à l’ordre du jour : en cas de désaccord, ils devront avoir recours à un mandataire désigné en justice.
Le respect de ce formalisme, pour contraignant soit-il de prime abord, est un gage de sécurité de l’assemblée qui est ainsi appelée à se tenir et donc un gage de stabilité pour l’entreprise.
Même dans les sociétés dépourvues de tension entre associés il est essentiel de s’y tenir, sauf à être certain que tous seront présents ou représentés.