Les achats de frais généraux ou les achats hors production rassemblent des dépenses très variées : fournitures, informatique, télécoms, prestations intellectuelles, intérim, maintenance, sécurité, voyages, accueil, logistique, emballages, énergies, etc. Ces achats sont souvent « le premier poste de dépenses de l’entreprise. Pourtant, c’est le moins organisé et contrôlé – du fait de sa dispersion : dispersion en familles hétérogènes d’une part et en points de consommation d’autre part ». (Xavier Leclercq, « Acheter mieux que ses concurrents »)
La publication de la 9ème édition de leur enquête « Tendances et priorités des Départements Achats », AgileBuyer et le Conseil National des Achats met en relief le fait que la priorité des services achats se se situe dans la réduction des coûts, ainsi que leurs leviers et indicateurs de performance…
En ce qui concerne, le secteur privé, les entreprises industrielles (automobile, métallurgie, textile, énergie…) ont dans leur ADN cet objectif en raison du fait que les achats représentent 75 à 95 % du chiffre d’affaires pour les entreprises industrielles, contre 35 à 65 % pour les entreprises de services.
En ce qui concerne le secteur public, il est devenu une priorité en raison des budgets qui sont restreints.
Le processus d’optimisation de l’efficacité achat
Un processus correct d’augmentation de l’ « efficacité achat » commence par une analyse des ressources humaines et financières concernées. Elle continue par l’élaboration d’une stratégie d’achats en s’appuyant sur un certain nombre de leviers d’actions : professionnalisation des achats hors production, standardisation et, implicitement, le regroupement des achats, baisse des prix par la négociation, rationalisation du portefeuille fournisseurs, modification des spécifications pour un produit ou service, etc.
Quelle que soit la taille de l’entreprise, la mise en place d’un plan de réduction des frais généraux est une opportunité pour fonctionner avec des moyens plus économiques et améliorer son positionnement à l’achat de frais généraux.
Les limites de la négociation en interne
Le concept de positionnement achat est ambigu et peu usité. À l’opposé des ventes qui se caractérisent par une certaine transparence, les achats fonctionnent toujours sous un régime de confidentialité. Cependant, après avoir recours à tous les leviers d’amélioration de la performance reste toujours la question – est-ce que j’achète mieux ou au moins au même prix que mes concurrents ?
Des solutions pour se renseigner sur le niveau des prix obtenus par les concurrents n’existent vraiment pas. Mais une solution pour acheter à des prix identiques à ceux des autres acteurs du marché existe. Il s’agit de la mutualisation – une stratégie d’achat moderne, flexible, qui dépasse les limites de la négociation en interne.
La mutualisation : des économies substantielles jusqu’à 50%
Grâce à la massification de volumes, la mutualisation offre aux grands groupes, aux PME ou aux TPE l’accès à des conditions tarifaires très intéressantes et à une bonne qualité de service, en facilitant la réalisation d’économies substantielles (jusqu’à 50% sur certaines familles d’achats par rapport au prix du marché). Au-delà des gains économiques directs, la mutualisation permet de réaliser aussi des économies indirectes par la diminution des coûts cachés (temps passé, manque d’expertise sur un domaine, risque juridique etc.).
N’attendez pas que votre compagnie soit en difficulté pour penser à la réduction des coûts et, notamment, à la mutualisation. Les opportunités d’un projet de mutualisation sont nombreuses et variées, vous permettant d’intégrer un réseau actif de professionnels, de partager de bonnes pratiques, de découvrir des solutions adaptées à des problèmes collectifs, de confier la négociation à une structure collective pour se concentrer sur son métier principal. Et cela en gardant à 100% votre autonomie achat.
A vous maintenant de voir si vous désirez optimiser !