Prévenir votre prestataire ou fournisseur qu’il a commis un erreur et donc lui demander de la rectifier est une opération courante. Rédigez une lettre ou e-mail type d’information d’erreur de facturation selon les critères de l’écriture professionnelle.
Lettre type d’information d’erreur de facturation
Société
Prénom, NOM
Adresse
Code Postal – Ville
Téléphone
E-mail
Société du destinataire
Nom et Prénom du destinataire
Adresse du Destinataire
Code Postal – Ville
(ville à préciser), le (date à préciser)
Références : (référence à préciser)
Objet : erreur de facturation : désaccord sur le montant de la facture n°… (préciser référence)
Monsieur (Madame),
Nous accusons réception de votre relevé de facture du… (préciser date) accompagné de votre lettre de change de …. (préciser montant) euros.
Or, après vérification, nous avons constaté une erreur relative aux quantités facturées.
En effet, , vous nous avez expédié :
-… (préciser référence)
-… (préciser référence)
Or, vous nous avez facturé :
– … (préciser référence)
– … (préciser référence)
Le montant de notre facture s’élève donc à… au lieu de… En conséquence, nous vous retournons la facture pour rectification. Vous voudrez bien nous faire parvenir une nouvelle lettre avec le montant rectifié.
Vous trouverez ci-joint votre lettre de change erronée.
Veuillez agréer, Monsieur (Madame), nos salutations distinguées.
signature
e-mail type d’information d’erreur de facturation
Objet : erreur de facturation : désaccord sur le montant de la facture n°… (préciser référence)
Monsieur (Madame),
Nous avons bien votre relevé de facture du… (préciser date) accompagné de votre lettre de change de …. (préciser montant) euros.
Or, nous avons constaté une erreur relative aux quantités facturées.
Vous nous avez expédié :
-… (préciser référence)
-… (préciser référence)
Or, vous nous avez facturé :
– … (préciser référence)
– … (préciser référence)
Le montant de notre facture s’élève donc à… au lieu de… En conséquence, nous vous retournons la facture pour rectification. Vous voudrez bien nous envoyer une nouvelle lettre de change avec le montant rectifié.
Vous trouverez ci-joint votre lettre de change erronée.
Cordialement,
Signature
Conseils
Les pièces jointes
Les pièces jointes sont des documents annexés à l’e-mail. Elles sont indispensables pour joindre, par exemple : un texte, une documentation, un bon de commande, une facture, un contrat, une photo…
Attention à la taille de vos pièces jointes. Bien que la plupart des messageries acceptent des tailles de documents importantes (environ 10 Mo pour la plupart), un trop grand nombre de pièces jointes peut ralentir considérablement l’émission de vos messages ou même saturer la messagerie de votre destinataire (la messagerie peut mettre automatiquement le message dans le courrier indésirable, voire le refuser). Les images sont plus lourdes que les fichiers textes.
Vous avez la possibilité, avec certains logiciels, de regrouper et compresser plusieurs images dans un seul dossier. Des logiciels gratuits comme Adobe Reader1 vous permettront de convertir des fichiers Word ou Excel au format PDF2 lisible par tous (mais non modifiable). Des services comme WeTransfer ou Dropbox vous permettent d’envoyer des documents, des photos sans limite de taille et en toute sécurité.
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