Il existe aujourd’hui une offre très riche de logiciels de facturation. Certains nécessitent l’achat de licences et doivent être installés sur son poste tandis que d’autres, les SAAS (Software As A Service), sont disponibles en ligne. Ces derniers permettent d’accéder à un service de facturation partout avec une connexion internet et leur prix va de la gratuité pour des versions basiques aux abonnements mensuels pour des versions plus complètes. Voici 8 conseils pour choisir son logiciel de facturation.
Une facture est un document à ne pas négliger, même pour les auto-entrepreneurs, elle constitue un document contractuel normé et, en même temps, un support de communication qui reflète le professionnalisme de son auteur. Il est donc indispensable que les indépendants, TPE et PME soignent leur facturation pour avoir une plus-value qualitative aux yeux de leurs clients.
Voici donc quelques conseils pour faire le bon choix d’un logiciel de facturation sur le marché actuel.
Identifier vos besoins
Chaque logiciel propose des fonctionnalités différentes, il est donc nécessaire dans un premier temps de bien cibler vos besoins : vente de services ou de marchandises ? Un outil de facturation ou un outil de comptabilité ? Souvent la facturation suffit si vous avez un Expert-comptable en support.
Vérifier le rapport qualité/prix
Après avoir fait une première sélection des logiciels de facturation en ligne répondant à vos besoins, il est important de prendre en compte le prix d’abonnement du service. Le tarif varie généralement en fonction du nombre d’utilisateurs du service, ou de la quantité de factures émises par mois, ainsi une offre intéressante en principe peut devenir coûteuse à terme. Attention, certains logiciels gratuits imposent la présence de leur logo sur vos factures, une publicité nuisible pour votre crédibilité auprès de vos clients. Une solution payante est donc plus appropriée, il en existe de très accessibles.
Prendre en compte l’ergonomie du logiciel
Pour que chaque utilisateur puisse prendre en main le logiciel rapidement, il est préférable d’opter pour une interface simple, intuitive et ergonomique. Les logiciels de facturation ont longtemps été l’apanage des experts-comptables qui les utilisent (ou des informaticiens qui les construisent), excessivement complexes, inaccessibles sans une formation adéquate et pensés avec une interface archaïque. Aujourd’hui, ces derniers ont gagné en ergonomie : plus besoin de paramétrer durant des heures, désormais quelques minutes suffisent à éditer un modèle de facture ou à faire partir par mail vos premiers devis. Afin de vous aider dans vos premiers pas, il vaut mieux opter pour un logiciel qui vous propose des vidéos pour démarrer (tutoriels) ou bien une FAQ afin de répondre à toutes vos questions potentielles.
La personnalisation, une fonctionnalité indispensable
Afin de pouvoir constituer un document commercial efficace, il est indispensable que le logiciel de facturation vous permette de personnaliser vos factures. Par exemple, il est essentiel que vous ayez la possibilité de rajouter votre logo, une offre promotionnelle ou une mise en page à vos couleurs afin de réaliser des factures à votre image pour que celles-ci deviennent un support de communication à part entière.
Donner un accès à votre Expert-comptable
Afin de faciliter votre relation avec votre expert-comptable, il est préférable que celui-ci ait un accès à vos données. Il peut ainsi importer votre journal de vente (avec si possible vos codes analytiques paramétrables) dans son outil de production. Plus efficace et plus rapide dans son travail, il vous remerciera !
Opter pour un service client disponible et réactif
Un bon logiciel de facturation doit proposer un service client efficace, disponible et surtout réactif, c’est-à-dire capable de répondre à toutes vos questions rapidement. Il est préférable de pouvoir compter sur un prestataire actif !
Accéder à vos données en tout lieu
En nomade que vous êtes, il est vital que vous puissiez avoir accès à votre service de facturation en tout lieu, sur votre ordinateur, tablette ou encore mobile. Vous ne raterez ainsi plus aucune affaire : même en vacances au ski, vous pourrez répondre à la demande d’un client et le facturer depuis le télésiège !
Tester pour mieux choisir
Pour être sûr que le logiciel que vous avez retenu soit bien adapté à vos besoins, rien de mieux que de le tester gratuitement pendant quelques jours. La plupart des solutions en ligne vous proposent une période d’essai qui va de 15 à 30 jours.