La gestion du temps est un défi pour de nombreuses personnes, mais il existe des outils et des stratégies qui peuvent vous aider à mieux gérer votre temps.
La Matrice D’Eisenhower
Les listes de tâches peuvent aider à organiser les tâches à accomplir et à les prioriser en fonction de leur importance et de leur urgence. Tout comme les calendriers qui peuvent aider à planifier les tâches à venir et à organiser les journées, les semaines et les mois à l’avance. Elles vous font gagner du temps et diminuent votre stress. De bonnes pratiques existent pour la réaliser.
Vous pouvez commencer par une liste brute de toutes les tâches que vous devez accomplir sur une feuille de papier ou dans un document numérique. Priorisez ensuite les tâches en les classant par ordre d’importance. Vous pouvez les classer en fonction de leur échéance, de leur niveau d’urgence ou de leur importance stratégique. Pour ne pas avoir des tâches trop importantes, vous pouvez les décomposer en sous-tâches plus petites. La difficulté reste de les planifier dans le temps même si vous pouvez les classer en fonction de la date d’échéance et de l’importance des tâches. Il vous faudra évaluer le temps que vous allez y consacrer. N’hésitez pas à réévaluer votre liste de tâches régulièrement.
La méthode Pomodoro : améliorez votre productivité !
Il s’agit d’une outil de gestion du temps qui a été développée dans les années 1980 par Francesco Cirillo. Elle vise à favoriser la concentration et la productivité en divisant le temps de travail en blocs gérables et en encourageant des pauses régulières pour éviter la fatigue et le burn-out. Cette méthode est particulièrement utile pour les tâches qui nécessitent une grande concentration et une attention soutenue. On pensera par exemple à l’écriture, la programmation informatique ou la révision de documents.
Elle consiste à diviser le temps de travail en périodes de 25 minutes, appelées « pomodoro ». Dans la pratique, commencez par choisir une tâche à accomplir et régler un minuteur sur cette durée. Travaillez sur la tâche choisie jusqu’à ce que le minuteur sonne puis prenez une pause de 5 minutes. Recommencez trois autres fois puis prenez une pause plus longue de 15 à 30 minutes. Répétez ce processus tout au long de la journée.
Les outils de planification de projet
Ce sont des logiciels ou des applications qui aident les équipes à planifier, organiser, suivre et gérer les projets. Voici quelques exemples d’outils de planification de projet :
- Trello : permet de créer des tableaux, des listes et des cartes pour organiser les tâches et suivre l’avancement du projet.
- Asana : permet aux équipes de collaborer, de planifier, de suivre et d’organiser les tâches et les projets.
- Microsoft Project : permet de planifier, d’organiser et de suivre des projets complexes.
- Gantt Project : permet de créer des diagrammes de Gantt pour suivre les tâches et les délais.
- Basecamp : permet aux équipes de collaborer, de partager des fichiers, de suivre les tâches et de communiquer entre elles.
- Smartsheet : permet de créer des feuilles de calcul pour organiser les tâches et suivre l’avancement du projet.
La délégation : une pratique plus qu’un outil
Il s’agit davantage d’une bonne pratique que d’un outil mais elle peut être également citée tant elle peut vous faire gagner du temps et diminuer votre stress. Elle consiste à confier des tâches ou des responsabilités à une autre personne ou à une équipe. Cela peut sembler difficile pour certaines personnes, car cela implique de faire confiance à quelqu’un d’autre pour accomplir une tâche ou une responsabilité. Cependant, la délégation peut être très bénéfique autant pour augmenter votre productivité, développer les compétences chez vos collaborateurs, libérer la pression ainsi qu’augmenter la motivation de vos équipes.
Pour déléguer efficacement, il est important de bien évaluer tâche à déléguer. Vous pourrez ainsi déterminer si elle est appropriée à être déléguée et les compétences requises pour l’accomplir. Vous devez clairement définir vos attentes et vous assurez que la personne à qui vous la confiez comprend bien ce qui est attendu d’elle en termes de résultats, de délais et de niveau de qualité. Pour que la délégation se passe bien, il faut bien entendu donner les ressources nécessaires. Ceci afin que que la personne puisse accomplir la tâche avec succès, telles que des outils, des informations et des conseils. N’hésitez pas à réaliser un suivi régulier afin de vérifier régulièrement son avancement. Ne négligez pas de fournir un feedback constructif à mesure que la personne avance dans sa réalisation.
Les outils de productivité
Ce sont des outils de productivité tels que les applications de blocage de distractions, les minuteurs et les logiciels de suivi du temps peuvent aider à rester concentré et à gérer le temps efficacement.
- Applications de méditation : des applications telles que Headspace, Calm ou Petit Bambou vous guident à travers des séances de méditation pour vous aider à vous détendre et à vous recentrer.
- Bloqueurs d’applications : des applications telles que Offtime ou Freedom vous permettent de bloquer temporairement certaines applications ou sites Web qui peuvent vous distraire.
- Mode avion : cette fonctionnalité disponible sur tous les smartphones vous permet de couper temporairement toutes les connexions cellulaires et Wi-Fi de votre téléphone.
- Outil de planification de temps libre : des applications telles que TimeAway ou Moment vous permettent de planifier des temps libres dans votre journée. Ainsi vous pouvez vous déconnecter et de prendre du temps pour vous.
- Outil de suivi de l’utilisation de l’appareil : des applications telles que Moment ou Screen Time vous permettent de suivre combien de temps vous passez sur votre téléphone ou sur votre ordinateur afin que vous puissiez prendre conscience de votre utilisation et décider de réduire le temps que vous y consacrez.